Tillhandahålla förfaranden
På den här sidan kan du läsa om vad ett förfarande är, hur din organisation analyserar om ni har förfaranden, vilka förfaranden som omfattas av SDG-förordningen samt vilka krav som ställs på de olika förfarandena.
Vad behöver ni göra?
- En behörig myndighet ska inom ramen för sitt ansvarsområde ge tillgång till information om och anpassa sina förfaranden som omfattas av SDG-förordningen på ett sätt som uppfyller kraven i artiklarna 6, 10 och 13 (3 och 4 § lag [2022:126) med kompletterande bestämmelser till EU:s förordning om en gemensam digital ingång).
- Analysera om ni har förfaranden som omfattas av SDG-förordningen (identifiera flöden i er verksamhet),
- Analysera om förfarandet behöver uppfylla kraven på att vara icke-diskriminerande,
- Analysera om förfarandet behöver uppfylla kraven på att vara helt online,
- Anpassa förfarandet och följ kraven
- Se till att det finns information om förfarandet,
- Om det är ett online förfarande enligt bilaga I se till att förfarandet följer kraven på icke-diskskriminerande,
- Om det är ett förfarande enligt bilaga II se till att det utöver kravet på icke-diskriminering följer kravet på helt online.
Film från Digg forum: Single digital gateway och aktuella rättsliga frågor
Den digitala ingången Single digital gateway (SDG) ska göra det enklare för privatpersoner och företag inom EU, att få tillgång till relevant information och kunna utföra tjänster digitalt hos offentliga aktörer inom hela EU. De olika delarna bidrar till att skapa en gränsöverskridande digital infrastruktur.
Tove Åkerman, jurist på Digg, berättar om SDG utifrån juridiskt perspektiv och besvarar aktuella rättsliga frågor.
Filmen är från Digg forum 28 mars 2023.
Längd: cirka 16 minuter.
Vad är ett förfarande?
Ett förfarande kan förklaras som ett typ av ärende eller en e-tjänst. Enligt SDG-förordningen är ett förfarande en sekvens av handlingar som användare måste utföra för att uppfylla kraven eller för att erhålla ett beslut från en behörig myndighet för att kunna utöva sina rättigheter på de områden av den inre marknaden som anges i bilaga I (artikel 2.2 a. och artikel 3.3).
Det innebär att ett förfarande är något en fysisk eller juridisk person måste göra för att uppfylla krav eller för att kunna få ett beslut för att i slutänden kunna utöva rättigheter enligt förordningen. Det kan till exempel vara genom att göra en ansökan, en anmälan eller registrera något hos en behörig myndighet. Sådana processer anses vara ett förfarande enligt SDG-förordningen, oberoende om det är en digital process är eller inte. Ett förfarande kan alltså se ut på olika sätt, exempelvis att en person behöver fylla i en blankett, skicka in ett brev, ett e-postmeddelande eller kan använda sig av en e-tjänst.
De aktörer som omfattas av SDG-förordningen kallas behöriga myndigheter. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommunal myndighet, en region, kommun- och regionägda företag och privata aktörer.
Det finns inte något uttryckligt krav på exempelvis offentlig finansiering för att omfattas av förordningen. Det som är avgörande är om aktören har specifikt ansvar för information, förfaranden eller hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas av förordningen (SDG-förordningen artikel 3.4). Aktören kan ha inrättats på nationell, regional eller lokal nivå.
Vilken information och vilka förfaranden och hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas framgår av bilaga I-III till SDG-förordningen.
Vilka förfaranden omfattas av SDG-förordningen?
De förfaranden som omfattas av SDG-förordningen är förfarandena enligt bilaga II till förordningen samt förfaranden som användare behöver genomföra för att kunna utöva sina rättigheter och efterleva skyldigheter inom de områden som anges i bilaga I till förordningen.
De kan delas in i följande grupper för vilka olika krav gäller:
- Offlineförfaranden som omfattas av bilaga I
- Online förfaranden som omfattas av bilaga I
- Förfaranden som omfattas av bilaga II
Det innebär att ni behöver analysera om er verksamhet har förfaranden antingen offline eller online som omfattas av bilaga I samt om ni har förfaranden som omfattas av bilaga II.
Exempel: Studerandeområdet
Ett informationsområde som anges i bilaga 1 är ”Utbildning eller praktik i en annan medlemsstat”. Detta inkluderar bl.a. rättigheter, skyldigheter och regler om utbildningsystem, inklusive förskoleverksamhet och barnomsorg, grundskola och gymnasium, högre utbildning och vuxenutbildning”.
Förfaranden som en gränsöverskridande användare behöver utföra för att utöva sina rättigheter inom detta område, t ex att ansöka om en utbildningsplats, omfattas av SDG-förordningen. Ansvarig behörig myndighet ska då tillhandahålla information om ansökningsförfarandet genom den gemensamma ingången.
Om inhemska användare kan genomföra ansökningsförfarandet online ska även gränsöverskridande användare kunna göra det på ett icke-diskriminerande sätt och uppfylla övriga krav i artikel 13.
Om förfarandet dessutom omfattas av bilaga II, som t ex inledande ansökan om antagning till högre utbildning vid offentlig inrättning, ska förfarandet kunna utföras helt online oavsett om det är möjlighet för inhemska användare eller inte (artikel 6). Utöver det ska bevisutbyte kunna ske genom det tekniska systemet (artikel 14).
Exempel: Starta företag och bedriva affärsverksamhet
EU-kommissionen tillhandahåller en vägledning om hur bilaga II i SDG-förordningen ska tolkas. Exempelvis anges att förfaranden som omfattas av tjänstedirektivet omfattas även av bilaga II – område starta företag och bedriva affärsverksamhet.
Där framgår bland annat att begreppet affärsverksamhet kan likställas med förvärvsverksamhet, vilket gäller ett stort antal förfaranden. Exempelvis berörs förfaranden som sedan tidigare omfattas av tjänstedirektivet. Även andra förfaranden där företag behöver göra en anmälan eller söka om ett tillstånd ingår.
Läs mer i EU-kommissionens vägledningsdokument Explanatory paper on the scope of Annex II procedures v. 4Länk till annan webbplats. (europa.eu)
Läs mer om tjänstedirektivet hos Kommerskollegium tjänstedirektivet Länk till annan webbplats.
Har ni förfaranden som omfattas av SDG-förordningen?
Analysera om ni har förfaranden enligt bilaga I och II i SDG-förordningen. Ett bra första steg är att identifiera vilka flöden ni har inom era verksamheter. Därefter kan ni lättare utreda vilka av dessa verksamhetsflöden som har förfaranden som faller inom SDG-förordningen och som därmed behöver följa kraven enligt förordningen.
Till hjälp att identifiera dessa verksamhetsflöden kommer här några exempel på frågor ni kan ställa er:
- Vad har vi för inkommande ärenden?
- Tar vi emot någon form av ansökan?
- Beviljar vi exempelvis tillstånd?
- Tar vi emot registreringar?
- Erhåller vi exempelvis någon form av handling eller bevis?
- Utfärdar vi någon certifiering?
- Inom vilken del av organisationen finns flödena?
Vilka krav ställs på de olika förfarandena?
SDG-förordningen omfattar samtliga förfaranden som användare behöver utföra för att kunna utöva sina rättigheter och efterleva skyldigheter på de områden av inre marknaden som anges i bilaga I i SDG-förordningen. Vissa förfaranden eller delar av förfaranden omfattas även av bilaga II i SDG-förordningen. Det ställs olika krav på olika typer av förfaranden.
Krav | Typ av förfaranden som omfattas |
|---|---|
Information om förfarandet ska tillhandahållas enligt artikel 4.b och 10 | Samtliga förfaranden som omfattas av SDG-förordningen (offline och online) |
Förfarandet ska funger icke.diskriminerande och uppfylla minimikraven i artikel 13 | Samtliga onlineförfaranden som omfattas av SDG-förordningen |
Förfarandet ska vara helt online i enlighet med kraven i artikel 6 | Förfaranden som anges i bilaga II |
Bevisutbyte ska kunna ske genom det tekniska systemet i enlighet med artikel 14 | Förfaranden som anges i bilaga II och förfaranden enligt direktiven 2005/36/EG |
Som ett stöd i arbetet med att anpassa ett förfarande så förfarandet uppfyller kraven har vi en vägledning som också kan användas som en användarresa.
Anpassa förfarandet och följ kraven
Offline förfaranden enligt bilaga I
För dessa förfaranden finns kravet att det ska finnas information om hur användaren kan genomföra förfarandet (Artikel 10 i SDG-förordningen).
Online förfaranden enligt bilaga I
Förfaranden som omfattas av bilaga I och som på något sätt är online ska också uppfylla kravet på information så som det är beskrivet för offline förfarande enligt bilaga I. Det som utökar kraven på online förfaranden enligt bilaga I är att förfarandena ska vara icke-diskriminerande (artikel 13 i SDG-förordningen). Det innebär att om en inhemsk användare kan använda sig av och utföra ett förfarande online så ska användare i en gränsöverskridande situation också kunna göra det online. Det kan ske med samma tekniska lösning eller en alternativ teknisk lösning.
Med gränsöverskridande situation avses en situation som inte i alla avseenden är begränsad till en enda medlemsstat inom EU (artikel 3.5 i SDG-förordningen). Det kan t ex vara en användare från en annan medlemsstat som är bosatt eller arbetar i Sverige. Det kan även vara en användare från en annan medlemsstat som inte befinner sig i Sverige eller en svensk medborgare som tillfälligt bor eller arbetar i en annan medlemsstat.
Förfaranden enligt bilaga II
Förfaranden som omfattas av bilaga II i SDG-förordningen har som krav att vara tillgängliga helt online för användare (artikel 6 i SDG-förordningen).
Hela eller delar av ett förfarande kan omfattas av bilaga II. Vilka delar som omfattas framgår av kolumnen ”förväntat resultat”.
Du kan läsa mer i Kommissionens vägledande dokument om tillämpningen av bilaga II – Explanatory paper on the scope of Annex II procedures (europa.eu)
Länk till annan webbplats..
De delarna som inte omfattas av bilaga II och kraven på att vara helt online omfattas ändå av kravet på att vara icke-diskriminerande.
Guidance on procedures Annex II (europa.eu) Länk till annan webbplats.
Exempel
Att lämna in en inledande ansökan om antagning till en offentlig inrättning för högre utbildning omfattas t ex av bilaga II, men bara fram till bekräftelse på mottagande av ansökan. När det gäller ansökan om akademiskt erkännande av examensbevis omfattas även beslut i ärendet.
För de delar av ett förfarande som inte omfattas av bilaga II gäller fortfarande kraven enligt artikel 4 (att information ska tillhandahållas) och artikel 13 (icke-diskriminering).
Ytterligare förfaranden kan tillkomma
Bilaga II i SDG-förordningen kan uppdateras med tillägg genom antagandet av andra rättsakter. Exempelvis utökas bilaga II med två förfaranden genom dataförvaltningsförordningen med följande förfaranden:
- Anmälan om leverantör av dataförmedlingstjänster,
- Registrering som dataaltruismorganisation som erkänd i unionen.
Frågor och svar
Nej, om inte förfarandet redan finns i Sverige behöver det inte införas ett nytt förfarande. Däremot kan det finnas krav på att digitalisera befintliga förfaranden.
Ett exempel på förfaranden som inte finns i Sverige är - Erhållande av klistermärken för utsläpp utfärdade av ett offentligt organ eller en offentlig institution som anges i bilaga II. I Sverige finns inte ett sådant förfarande och det behöver inte heller införas eller skapas för att uppfylla SDG-förordningen.
Om förfaranden inom de områden som anges i bilaga I kan användas och utföras online av inhemska användare, ska förfarandet även kunna användas och utföras online av användare från andra EU-länder på ett icke-diskriminerande sätt. Förfaranden som omfattas av bilaga II ska vara helt digitaliserade senast den 12 december 2023. Detta gäller oavsett om förfarandet varit möjligt att utföra online tidigare eller inte.
Förfaranden som omfattas av tjänstedirektivet, yrkeskvalifikationsdirektivet och upphandlingsdirektiven ska redan vara digitala sedan tidigare. Här lägger SDG-förordningen till ytterligare krav på att det ska gå att utbyta bevis via det tekniska systemet för bevisutbyte.
Dokument och länkar
- Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/36/EG av den 7 september 2005 om erkännande av yrkeskvalifikationer Länk till annan webbplats.
- Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG Länk till annan webbplats.
- Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG av den 12 december 2006 om tjänster på inre marknaden Länk till annan webbplats.
- EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS DIREKTIV 2014/25/EU av den 26 februari 2014 om upphandling av enheter som är verksamma på områdena vatten, energi, transporter och posttjänster och upphävande av direktiv 2004/17/EG Länk till annan webbplats.
Utökar SDG-förordningen
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: