Så här funkar det

1. Meddelandet skapas

Som avsändare skapar du ett meddelande. Det kan exempelvis vara ett beslut, en faktura eller ett årsbesked.

2. Meddelandet skickas

När du som offentlig aktör skickar ett meddelande förmedlas meddelandet via infrastrukturen. Förmedlingen kan genomföras av dig som offentlig aktör eller av en underleverantör som fungerar som förmedlare.

Vid förmedling av ett meddelande görs en slagning mot Förmedlingsadressregistret (FaR). Där hämtas information om mottagaren har en digital brevlåda samt om mottagaren godkänner digital post från dig. Nästa steg i förmedlingen att signera meddelandet och skicka det till rätt brevlåda.

3. Meddelandet når mottagarens brevlåda

När brevlådeoperatören tagit emot ett meddelande gör en kontroll att meddelandet kommit till rätt brevlåda. Om allt är rätt lagras meddelandet i mottagaren brevlåda och en notis om att ett nytt meddelande har tagits emot skickas till mottagaren. Därefter skickas en kvittens till den som förmedlat meddelandet att det har kommit fram.

Förmedlingsadressregistret (FaR) är grunden till digital post

I FaR finns information om alla som på något sätt är ansluta till infrastrukturen Mina meddelanden; mottagare, offentliga aktörer som skickar post digitalt, förmedlare och brevlådeoperatörer.

I FaR finns en profil med information om en mottagare vill ha sin post digitalt eller på papper. Alla personer och enskilda företag i Sverige som vill ta emot post digitalt har en profil i FaR. Den skapas automatiskt när mottagaren registrerade sig för att ta emot post digitalt.

I profilen finns mottagarens personnummer eller organisationsnummer och vilken brevlådeoperatör mottagaren valt. Profilen innehåller också information om hur mottagaren vill ta emot meddelanden. Mottagaren kan till exempel välja från vilka offentliga aktörer hen vill ta emot digital post. Utgångsläget är att alla offentliga aktörer kan skicka post digital till alla mottagare.

När du som offentlig aktör ansluter till infrastrukturen registreras din organisation i FaR. Tillsammans med information om din organisations namn och organisationsnummer finns också information om vilken förmedlare du och din organisation använder för att skicka meddelanden.

Skyddsklassning av meddelanden

Med digital post via Mina meddelanden kan du skicka meddelanden skyddsklassade som 1, 2 eller 3 enligt Bilaga 2: Skyddsklasser beskrivs de 3 nivåerna av skyddsåtgärder och vilka krav som är specifika i respektive skyddsklass. Det är du som avsändare som avgör vilken skyddsklass ett meddelande tillhör.

De flesta meddelanden som skickas via Mina meddelanden tillhör skyddsklass 3. Ett sådant meddelande kan innehålla känsliga uppgifter eller bilagor.

Mottagaren loggar in med e-legitimation för att få tillgång till meddelanden i sin digitala brevlåda. Aviseringsmeddelanden som skickas i mindre säkra kanaler, som e-post och SMS, formuleras neutralt för att inte skada mottagarens integritet om de hamnar i fel händer.

Innehållet i brevlådan är inte allmän handling

De meddelanden som lagras i en digital brevlåda kan inte begäras ut som allmän handling eftersom att den digitala brevlådan är att betrakta som eget utrymme.

Eget utrymme är ett juridiskt koncept som har lagts till grund för en rättslig modellösning i e-delegationens vägledning för verksamhetsutveckling inom e-förvaltningen.

Planera större utskick

Vid större utskick är det bra att ta kontakt med oss på Digg för att vi ska kunna säkerställa en hållbar belastning i infrastrukturen och planera våra resurser för bra kundstöd. Maila oss på info@digg.se

När du kontaktar oss vill vi veta det här om utskicket:

• När utskicket planeras att starta och avslutas.
• Hur många meddelanden som ska skickas.
• Hur stort meddelandet är och om det innehåller några bilagor.

Mottagaren kan välja sin digitala post

Mottagaren kan välja från vilka offentliga aktörer den accepterar post digitalt.

Utgångspunkten är att mottagaren tar emot digital post från alla anslutna offentliga aktörer, men att mottagaren kan välja bort digital post om den inte vill ta emot från någon eller flera offentliga aktörer.

I samband med att ett meddelande skickas görs en slagning mot förmedlingsadressregistret FaR där information finns om mottagaren av meddelandet accepterar digital post från den avsändande offentliga aktören. Om mottagaren inte vill ta emot digital post från den avsändande offentliga aktören skickas istället meddelandet med papperspost.

Ansvar för innehåll

När du som offentlig aktör skickar digital post har du ansvar för meddelandets innehåll. Du har också skyldighet att skicka med information om vart mottagaren kan vända sig med frågor kring innehållet i meddelandet.

Kundstöd

För stöd vid frågor om digital post så finns följande kontakter.

Frågor om meddelandet och dess innehåll

Vid frågor om det digitala meddelandets innehåll är det du som offentlig aktör som har ansvar för att erbjuda hjälp.

Frågor om den digitala brevlådan

Frågor som gäller den digitala brevlådan och dess funktionalitet hanteras av respektive brevlådeoperatör.

Frågor om infrastrukturen

Vid frågor om infrastrukturen, Mina meddelanden, kontakta oss på Digg. Du når oss på info@digg.se eller 0771-11 44 00.

Mer information

Arbetar du med digital post hos en offentlig aktör och vill ha mer information och hjälp med att komma igång?

Mejla ditt namn, vilken avsändare du representerar och din e-postadress till info@digg.se så kan du få tillgång till vårt samarbetsrum för mer hjälp och stöd.

• Teknisk beskrivning av digital post
• Tillägg till Microsoft Outlook
• Allmänna villkor