11. Mallar

Förändringsunderlag

Att fatta rationella beslut för att starta och styra en förändringsinsats kan vara en relativt komplex historia. Som underlag behöver man kunna belysa många olika aspekter på förändringen. Ofta används det engelska begreppet ”Business Case” som benämning på ett fullständigt beslutsunderlag för förändringsinsatser. I den här vägledningen används begreppet förändringsunderlag.

Ett förändringsunderlag utgör ett argument till varför en förändring eller åtgärd är nödvändig, vilken effekt och nytta förändringen förväntas ge, hur genomförandet går till, vad förändringen förväntas kosta, risker med att inte kunna genomföra förändringen på det sätt som är tänkt samt tidsperiod för när nyttor och mål ska vara nådda och uppfyllda.

Nyttorealiseringsplan

En nyttorealiseringsplan är en plan för hur nyttor med en förändringsinsats är tänkt att realiseras och mätas. Viktigt att tänka på är att mätning bör kopplas till förändringens resultat.

Planen kan innehålla en beskrivning av:

• förändringsinsatsen
• ansvar och roller för realisering
• ansvar och roller för mätning och uppföljning
• mätetal från nulägesmätningar
• förutsättningar för att nyttorna ska kunna realiseras
• risker för att nyttorna inte kan nås
• hur dessa risker ska hanteras
• önskade målvärden eller önskade förändringar
• tidpunkt för när uppföljningsmätningar ska göras

Det slutliga resultatet av en nyttoanalys kan dokumenteras i en nyttorealiseringsplan. Nyttorealiseringsplanen kan revideras av den som leder förändringen om händelser inträffar som påverkar styrningen och realiseringen av nyttor. Planen ska godkännas av beställare/förändringsägare och realiseringsansvariga. Efter avslutad förändringsinsats ansvarar realiseringsansvarig för sin del i nyttorealiseringsplanen.

Sammanställning över nyttor/Nyttoregister

Information om beslutade nyttor med olika förändringsinsatser kan sammanställas i ett nyttoregister. Sammanställningen är ett underlag för framtida styrning och uppföljning.

De förväntade nyttorna av förändringsinsatser kan förändras till följd av ändringar inom insatsen eller i dess omvärld. Det är därför viktigt att uppdatera informationen i nyttoregistret, både för pågående och avslutade förändringsinsatser.

En sammanställning av organisationens förändringsinsatser kan göras på en aggregerad nivå och bör kunna ses i lednings- och styrningsdokument, till exempel i verksamhetsplaner, budget och underlag för resultatdialoger. Det är den högsta ledningen som ansvarar för den aggregerade nivån och för att organisationen styr mot mål utifrån behov. För den enskilda förändringsinsatsen används en nyttorealiseringsplan.