6. Ansvar och roller

Koordinerande ansvar

Ett koordinerande ansvar kan till exempel kan vara ansvar för att göra omprioriteringar och att nya beslut fattas när det gäller olika förändringsinsatser. Koordineringen innebär ofta besparing i resurser och tid, samtidigt som det också skapar ett lärande i organisationen. Genom koordinering kan man verka för ökad genomförandekraft men också för att optimera nytta genom förändringsledning och verklig omställning.

Ett koordinerande ansvar kan också vara ansvar för att kommunicera ut resultatet av en förändringsinsats till relevanta intressenter eller att ansvara för kompetensförsörjnings- och omställningsplaner utifrån behov som lyfts i samband med den genomförda förändringsinsatsen.

Beställande ansvar

Varje förändringsinsats har en beställare, ofta en avdelnings- eller enhetschef med ansvar för en verksamhet. Den personen är också ofta ordförande i styrgruppen för förändringsinsatsen. Det är beställaren som äger de dokument som har med nyttorealisering att göra, till exempel beslutsunderlag (förändringsunderlag) och nytto- och kostnadskalkyl. Beställaren är också ansvarig för att se till att lämpliga workshoppar och analysaktiviteter genomförs för att säkra beslutsunderlagens kvalitet.

Ansvar för nyttorealisering

Beställaren kan vara den som ska realisera förväntade nyttor (nyttorealiseringsansvarig). Ofta är den person som har ansvar för nyttorealisering en verksamhetsansvarig, som också har mandat att starta andra förändringsinsatser när så krävs för att säkra realiseringen. Nyttorealiseringsansvarig bör vara medlem i styrgruppen för förändringsinsatsen för att säkra nyttorealiseringsperspektivet när beslut ska fattas.

Operativt ansvar

En projekt- och uppdragsledare ansvarar ofta för utvecklingsdelen i en förändringsinsats. Det är också dennes ansvar att styra mot nyttorna i drivandet av utvecklingen.

En projekt- och uppdragsledare får ofta i uppgift att upprätta eller uppdatera en nytto- och kostnadskalkyl och ett beslutsunderlag (förändringsunderlag). Det är dock viktigt att betona att en projekt- och uppdragsledare inte äger dessa dokument och inte heller ansvarar för realiseringen av nyttor. Däremot bör projekt- eller uppdragsledaren agera utifrån syftet med förändringsinsatsen för att kunna prioritera rätt och leverera rätt förändring.

Ansvar för metodik

Andra viktiga roller inom området nyttorealisering är de som ansvarar för metodstöd och mentorskap. Dessa ser till att beslutade verktyg, modeller, metoder och arbetssätt för nyttorealisering används på rätt sätt.

Ansvar att leda förändring

Förändringsledning handlar om att koordinera och fokusera på de aktiviteter som krävs för att få ut den optimala nyttan av en förändringsinsats. Att skapa förändringsvilja, förståelse och acceptans är nyckeln till förändring. Ju större krav man har på en beteendeförändring, desto viktigare är det att använda sig av strukturerad förändringsledning. Detta för att öka chansen att åstadkomma bestående förändringar. Förändringsledning utgör ett komplement till projektledning, men med samma mål. Gränsen mellan förändringsledning och projektledning är inte knivskarp och i mindre förändringsinsatser är det inte ovanligt att en och samma person axlar de båda ansvaren.

Ansvar för mätning, uppföljning och analys

Att mäta, följa upp och analysera nyttor och effekter med förändringsinsatser är viktigt för att veta hur man lyckats med en förändringsinsats. Då mätning och uppföljning ofta sker efter att ett projekt avslutats, så bör ansvaret för detta finnas utanför projektet. Roller som arbetar kontinuerligt med mätning och uppföljning skapar också ett lärande.