8. Nyttorealisering vid förändringsinsatser som genomförs tillsammans med andra

Krav på behovsdriven utveckling och utveckling av förvaltningsgemensamma lösningar har blivit allt vanligare. Med ökade krav och behov av samverkan och samarbete över organisationsgränserna för att leverera gemensamma lösningar, behöver principer, processer och arbetssätt som möjliggör att nyttan med gemensamma förändringsinsatser verkligen uppstår, också förändras. Offentliga organisationer behöver också stärka sin förmåga när det gäller att agera utifrån ett helhetsperspektiv och med samhällsnytta i fokus.

För kunna möta behoven hos privatpersoner, företag och samhället i stort, krävs samverkan mellan myndigheter, kommuner och regioner. Det behövs också för att den egna verksamheten ska kunna bedrivas på ett effektivt sätt. Det betyder i sin tur att offentliga organisationer behöver prioritera de samverkansinsatser som ger störst nytta utifrån ett helhetsperspektiv.

Samverkan handlar ofta om att flera organisationer samarbetar i syfte att nå högre nyttor än vad dessa organisationer enskilt skulle göra. Det kan exempelvis handla om att tillgodose behov kopplade till olika livssituationer. Här handlar det om att olika aktörer inom offentlig förvaltning samverkar för att skapa ett större värde för den person eller aktör som livssituationen gäller.

Samverkan kan också innebära att aktörer inom offentlig förvaltning, såsom kommuner, regioner och myndigheter, samverkar i syfte att tillsammans skapa gemensamma lösningar som kan användas av många aktörer. På så sätt kan dessa aktörer spara tid och kostnader. Det kan även ge andra värden i form av ökad säkerhet och kvalitet för användarna.

När organisationer samverkar vid förändringsinsatser är det viktigt att den egna organisationen ses som en del i en större helhet, och att insikten finns om att deltagarna i samarbetet är beroende av varandras insatser för att lyckas.

Nyttorealisering ska vara en naturlig del i förändringsarbetet och den högsta ledningen i de samverkande organisationerna ska vara involverade när det gäller att skapa en gemensam målbild, prioritera, styra och ta del av uppföljning av den gemensamma förändringsinsatsen. När flera organisationer samverkar i ett förändringsarbete är det viktigt att alla känner till den gemensamma målbilden samt vilka nyttor som förväntas. Det är också viktigt att deltagarna känner till varandras roller och ansvar samt att kompetens finns inom områdena nyttorealisering, förändringsledning och värdeskapande förändringsarbete. En förutsättning för att lyckas är att det är tydligt vilken organisation som ansvarar för respektive del i förändringsarbetet och att det finns en tydlig överenskommelse om fördelning av kostnader och resurser. Det behöver också finnas en förståelse för att nyttor kan vara långsiktiga och inte alltid innebär en ekonomisk vinst.

En viktig utgångspunkt vid gemensamma förändringsinsatser är att alla deltagande organisationer arbetar tillsammans för att skapa värde och kvalitet oavsett var nyttan realiseras. Man behöver också vara medveten om att det kan uppstå situationer där kostnaden ökar hos en organisation, medan nyttan kanske realiseras hos en annan. Detta är utmaningar som även har lyfts tidigare och då framför allt kopplat till framtida drift och förvaltning.

Vid gemensamma förändringsinsatser, liksom som vid enskilda förändringsinsatser, är det viktigt att mäta nuläget innan arbetet påbörjas. De deltagande organisationerna behöver därför arbeta fram en gemensam plan och ett arbetssätt för hur mätning, uppföljning och redovisning av nyttor ska ske samt för hur uppnådda nyttor ska kommuniceras till berörda intressenter. Att också tillsammans aktivt arbeta med förändringsledning är viktigt för att säkra att man når potentiella nyttor.