Automatisera handläggning och beslut

Genom att automatisera handläggning och beslut kan du som myndighet, kommun och region effektivisera din verksamhet. Den här vägledningen ger dig stöd i automatiseringen av din verksamhet.

Ett sätt att skapa en effektivare handläggning av ärenden och beslut är att automatisera. Som myndighet, region och kommun (offentlig aktör) är du fri att utforma handläggningen av ärenden och beslut på det sätt som är lämpligast utifrån ditt uppdrag och tillgång till resurser. Du kan välja att automatisera hela eller delar av handläggningen. Kraven som finns är att handläggningen ska vara enkel, snabb och kostnadseffektiv och att den ska leva upp till de krav som finns på rättssäkerhet, exempelvis opartiskhet, kommunikation och motivering av beslutet.

I denna vägledning får du stöd för att genomföra automatisering och samtidigt uppfylla kraven på rättssäkerhet och följa gällande rätt.

Automatisera hela eller delar av handläggningen

Handläggning av ärenden och beslut består av olika delmoment som utgår från förvaltningslagens bestämmelser, exempelvis kommunicering, partsinsyn och dokumentation av beslutsunderlag. Automatisering kan ske i ett eller flera av delmomenten, till exempel för att ta fram underlag för beslut eller vid kommunicering. Automatisering kan även göras i samtliga delmoment, från starten av ett ärende till att ett beslut har fattats. Handläggning som är helt automatiserat är vanligt bland annat inom skatte- och socialförsäkringsområdet.

Den här vägledningen kan användas vid automatisering av både vissa delmoment samt hela handläggningen. I vägledningen hittar du relevanta delmoment i handläggningen och hur dessa kan genomföras vid automatisering. Utgångspunkten är att samma krav ska uppfyllas när det gäller kommunicering, partsinsyn, dokumentation av beslutsunderlag samt motivering av beslut oavsett om handläggningen är automatiserad eller sker manuellt.

Se över vilka ärendetyper som kan automatiseras

Oftast sker automatisering av handläggning i verksamheter som genererar ett stort antal ärenden. Besluten fattas i dessa fall oftast utifrån tydliga villkor där det saknas utrymme för skönsmässiga bedömningar, exempelvis inom föräldrapenningområdet. Innan du startar arbetet med att automatisera handläggningen av ärenden behöver du som offentlig aktör se över vilka ärendetyper som är möjliga och lämpliga att automatisera. Om automatisering ska ske inom områden där beslut är kopplade till skönsmässiga bedömningar behöver du noga överväga om det är lämpligt samt vara medveten om de begränsningar som automatiseringen innebär.

Ta reda på vilka regelverk som gäller

Som offentlig aktör behöver du se till att automatiseringen lever upp till de regelverk som är aktuella. De regelverk som främst är aktuella när det gäller automatisering av handläggning och beslut:

Det är i huvudsak dessa regelverk som sätter ramarna för hur stor del av handläggningen som du och din verksamhet kan automatisera.

Andra författningar som berörs i denna vägledning är tillämpliga och relevanta delar av

Följ bestämmelserna i förvaltningslagen

Förvaltningslagen (2017:900) gäller i stort sett hela handläggningen av ärenden som myndigheter, kommuner och regioner utför, även om hela eller delar av handläggningen är automatiserad. Det finns dock vissa undantag.

I denna vägledning går vi igenom de krav som finns i förvaltningslagen och som huvudsakligen är relevanta vid automatisering av handläggningen av ärenden och beslut. Du kan läsa mer om relevanta delmoment i handläggningen och hur dessa kan genomföras vid automatisering. Det är viktigt att komma ihåg att du som offentlig aktör behöver ta hänsyn till fler bestämmelser i förvaltningslagen som inte omfattas av denna vägledning, exempelvis bestämmelserna om samverkan, ombud och biträde samt jäv.

Förvaltningslagen är subsidiär

Förvaltningslagen är subsidiär, det innebär att om det finns specialreglering i andra lagar eller förordningar som styr handläggningen av ärenden och möjligheten att fatta automatiserade beslut så gäller dessa i första hand (4 § förvaltningslagen).

Speciallagstiftning för kommuner och regioner

Kommunernas och regionernas verksamhet regleras i huvudsak i det som kallas för speciallagstiftning. I kommunallagen (2017:725) regleras bland annat kommuners och regioners organisation och ansvarsområden. Därutöver finns speciallagstiftningar inom olika områden. Hit hör exempelvis

Det innebär att förvaltningslagen inte ska tillämpas i de fall då denna speciallagstiftning gäller.

Speciallagstiftning för myndigheter

För myndigheter kan det finnas speciallagstiftning som innehåller bestämmelser om förutsättningarna för automatiserad handläggning av ärenden och beslut.

Ett exempel på detta är att det i 112 kap. 6 § socialförsäkringsbalken (2010:110) framgår att Skatteverkets beslut om pensionsgrundande inkomst får fattas genom automatiserad behandling om en klargörande motivering för beslutet får utelämnas enligt 32 § första stycket FL.

Krav vid handläggning av ärenden och beslut

För att säkerställa att du som offentlig aktörer utför handläggning av ärenden och beslut på ett rättssäkert och effektivt sätt finns det ett antal krav i förvaltningslagen som du ska följa. Kraven skapar bland annat förutsättningar för att ett beslut blir korrekt, att berörda personer får tillräcklig insyn i det material som ligger till grund för beslutet samt ger kontroll över hur ärendet utförs. När du automatiserar handläggning av ärenden och beslut måste du se till att kraven uppfylls genom digitala tjänster eller komponenter i systemen.

Information om de olika delmoment och hur du kan genomföra dessa vid automatisering:

Skillnad mellan handläggning och övrig förvaltningsverksamhet

Förvaltningslagen gör skillnad mellan handläggning av ärenden och övrig förvaltningsverksamhet.

Uttrycket handläggning innefattar alla åtgärder som du som offentlig aktör utför från det att ett ärende startar till det avslutas. Handläggningen av ett ärende avslutas med ett beslut i någon form där du som offentlig aktör gör någon form av prövning av frågan. Ett beslut innebär att det får vissa konsekvenser för den som beslutet berör. Exempel på ärenden kan vara debitering av avfallsavgifter eller betygssättning.

Övrig förvaltningsverksamhet innebär ofta att du som offentlig aktör gör något i praktiken genom att exempelvis vidta en åtgärd. Exempel på sådan åtgärd är att köra spårvagn eller hämta sopor.

Legalitetsprincipen

Inom förvaltningsrätten är legalitetsprincipen av central betydelse. Enligt den får du som offentlig aktör bara vidta åtgärder som har stöd i rättsordningen, till exempel lagar och förordningar. Legalitetsprincipen gäller inte bara domstolar och myndigheter utan även regering och riksdag. Dessutom gäller principen för kommuner.

Principen i sig själv är teknikneutral. Det innebär att om du som offentlig aktör har stöd i rättsordningen att utföra en viss uppgift så behöver du inget särskilt stöd för att automatisera uppgiften. Det kan dock finnas specialförfattningar för din verksamhet som styr hur du kan automatisera en viss uppgift.

Det kan vara en god idé att ta del av din verksamhets specialförfattning, instruktion samt övriga allmänna bestämmelser i förvaltningslagen och myndighetsförordningen innan du går vidare med att automatisera handläggning.

Objektivitets- och likhetsprincipen

Principen om objektivitet och likhet har i stort sett samma syfte – de ska säkerställa att offentliga aktörer är rättvisa när de handlägger ärenden och beslut. Enligt 1 kap. 9 § regeringsformen ska domstolar och offentliga aktörer behandla alla lika inför lagen. De ska även vara sakliga och opartiska.

Objektivitetsprincipen innebär även att du som offentlig aktör inte får låta dig vägledas av andra intressen. Du ska grunda ställningstaganden och beslut i ditt uppdrag eller andra författningar där det behövs. Som offentlig aktör får du alltså inte låta dig påverkas av omständigheter som exempelvis en sökandes etniska bakgrund eller politiska åsikter om de saknar relevans.

Proportionalitetsprincipen

I förvaltningslagen finns även den så kallade proportionalitetsprincipen. Den innebär att du som offentlig aktör får ingripa i ett enskilt intresse endast om åtgärden kan antas leda till det avsedda resultatet. Åtgärden får aldrig vara mer långtgående än vad som behövs och får bara vidtas om det avsedda resultatet står i rimligt förhållande till de olägenheter som kan antas uppstå för den som åtgärden riktas mot.

Principen innebär att du som offentlig aktör måste ta ställning till om den åtgärd du tänkt vidta leder till det avsedda resultatet. Du måste också ta ställning till om åtgärden är det minst ingripande av de alternativ som finns för att uppnå samma resultat. Du får inte vidta några åtgärder utan att se över hur enskilda personer påverkas.

Var transparent och öppen

Den svenska stadsförvaltningen bygger på öppenhet mot medborgarna. Detta gör sig bland annat gällande genom tryckfrihetsförordningens regler om tillgång till allmänna handlingar. Ett av förvaltningslagens främsta syfte är också att handläggning och beslutsfattande präglas av objektivitet, saklighet och öppenhet. Även EU:s dataskyddsförordning bygger på principerna om öppenhet mot de vars personuppgifter behandlas. Det är därför viktigt att du som offentliga aktör är öppen mot medborgarna i ditt arbete med automatisering och automatiserade beslut, även om det inte följer av direkta krav i förvaltningslagen.

Ett sätt att uppnå öppenhet är exempelvis genom att ha kompetens inom myndigheten om de system, algoritmer och programkod som används vid automatisering så att det går att förklara bakgrunden till automatiserade beslut. Ett annat sätt är att ange i dokumentationen av beslutet att beslutet har fattats automatiserat.

Automatiserade beslut

Grundläggande begrepp

  • Med automatisering menar vi att en eller flera åtgärder utförs på maskinell väg utan att en handläggare hos en offentlig aktör är delaktig i hanteringen.
  • Med handläggning av ärenden menar vi alla åtgärder som en offentlig aktör utför från det att ett ärende startar till det avslutas. All handläggning ska i princip resultera i ett ställningstagande i form av någon sorts beslut.
  • Med automatiserade beslut menar vi beslut som fattas på maskinell väg utan att en anställd hos en offentlig aktör är delaktig i beslutsfattandet.

Film om att vägledningen

I filmen berättar vi om innehållet i vägledningen och hur den är uppbyggd.

Läs mer

Hjälpte denna information dig?

Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan

Senast uppdaterad: