Automatiserade beslut

Som offentlig aktör får du fatta automatiserade beslut så länge det inte finns speciallagstiftning som säger något annat. Automatiserade beslut kan bidra till en effektiv handläggning med lägre kostnader. Samtidigt är det viktigt att du har kunskap om riskerna det kan innebära.

Automatiserade beslut innebär beslut som fattas på maskinell väg utan att en människa är delaktig i beslutsfattandet.

Ibland använder sig aktörer inom offentlig förvaltning av automatiserade beslutsstöd. Det innebär att en automatiserad bedömning av omständigheterna i ärendet görs. Dessa bedömningar används sedan av en människa (handläggare) som stöd vid beslutsfattandet. Eftersom själva beslutet fattas av en människa är automatiserade beslutstöd inte samma sak som att ett automatiserat beslut.

När automatiserade beslut får fattas

Enligt 28 § 1 st. förvaltningslagen (2017:900) får beslut fattas automatiserat. Det innebär att du som offentlig aktör inte behöver ha stöd i speciallagstiftning för att fatta automatiserade beslut. Några undantag finns dock, exempelvis i kommunallagen.

Speciallagstiftning kan påverka möjligheterna till automatiserade beslut

I speciallagstiftningar kan det finnas särskilda bestämmelser som reglerar förutsättningarna för automatiserat beslutsfattande. Exempelvis framgår av 112 kap. 6 § socialförsäkringsbalken (2010:110) att Skatteverkets beslut om pensionsgrundande inkomst får fattas genom automatiserad behandling om en klargörande motivering för beslutet får utelämnas enligt 32 § första stycket förvaltningslagen.

Det är du som offentlig aktör som är ansvarig för att kontrollera vad som gäller för dig och din verksamhet i den speciallagstiftning som gäller för dig.

Kommunallagen innehåller bestämmelser kring automatiserade beslut

Du som kommun eller region kan inte använda bestämmelserna i 28 § förvaltningslagen eftersom i kommunallagen (2017:725) gäller före förvaltningslagen. I kommunlagen finns en bestämmelse i 6 kap. 37 § som säger att en nämnd får delegera beslutanderätt till en automatiserad beslutsfunktion i ett visst ärende eller i en viss grupp av ärenden. I 6 kap. 38 § kommunallagen finns även bestämmelser om vilka typer av ärenden som inte får delegeras samt ärendetyper som inte får delegeras till en automatiserad beslutsfunktion.

Läs mer om när du får fatta automatiserade beslut inom kommuner och regioner.

SKR:s cirkulär om automatiserat beslutsfattande och ny lag om proportionella val i kommuner och regioner (skr.se) Länk till annan webbplats.

Myndighetsförordningen innehåller bestämmelser kring beslut och föredragningar

Vid användningen av automatiserade beslut är det viktigt att du som offentlig aktör har kunskap om reglerna i myndighetsförordningen (2007:515).

Myndighetsförordningen innehåller centrala och grundläggande bestämmelser om statliga myndigheters uppdrag, organisation och arbetssätt. Den kompletteras, för respektive myndighet, genom en förordning med instruktion där nödvändiga särbestämmelser ges för myndigheten.

Myndighetsförordningen är subsidiär, vilket innebär att om det finns specialreglering i andra lagar eller förordningar som reglerar myndighetens uppdrag, organisation eller arbetssätt så gäller dessa i första hand (1 § andra stycket).

Enligt myndighetsförordningen är huvudregeln att ärenden ska avgöras efter en föredragning (20 §). När beslut fattas automatiserat kan ärendet inte föredras eftersom ingen fysisk person deltar i beslutet. I myndighetsförordningen står det att en myndighet kan bestämma att ett ärende ska kunna avgöras av en annan person än myndighetens chef samt utan att föredras om det står skrivet i en arbetsordning eller i ett särskilt beslut. Det innebär att du som offentlig aktör i arbetsordningen eller särskilt beslut behöver bestämma att ärenden som fattas genom automatiserade beslut inte behöver föredras.

Myndighetsförordningen (2007:515) (riksdagen.se) Länk till annan webbplats.

Säkerställ att automatiserade beslut blir korrekta

Användningen av automatiserade beslut kan medföra flera nyttor för dig som offentlig aktör, exempelvis ökad effektivitet, lägre kostnader och snabbare beslut. Det finns också risker med automatiserat beslutsfattande som kan innebära konsekvenser för personer. En risk är exempelvis att det finns fel i systemets uppbyggnad som kan generera stora mängder felaktiga beslut.

Du som offentlig aktör behöver därför ha ett strukturerat arbetssätt för att säkerställa att automatiserade beslut blir korrekta och håller hög kvalitet. Ditt arbete kan dels bestå av insatser fram till dess att beslut fattas, dels uppföljning av fattade beslut. Exempel på arbete som du bör göra är att:

Utforma programkod efter regelverket

Programkoden som ligger till grund för det automatiserade beslutet behöver utformas så att besluten blir korrekta. Exempelvis behöver koden vara programmerad efter regelverket. Det är generellt sett enkelt att se till att automatiserade beslut blir korrekta när beslut fattas inom områden som styrs utifrån tydliga villkor och där programkoden ofta bygger på förutsägbara matematiska beräkningar, till exempel inom föräldrapenningområdet.

I vägledningen Skapa automationsvänliga regelverk får du stöd och rekommendationer i hur du skapar regelverk som är anpassade efter hur en dator fungerar.

Skapa automationsvänliga regelverk

Programkoden måste också vara uppbyggd så att grunderna för god förvaltning beaktas, det vill säga exempelvis objektivitets- och proportionalitetsprincipen. Det innebär bland annat att systemet ska byggas så att lika ärenden behandlas på samma sätt. Som offentlig aktör får du inte låta dig påverkas av omständigheter som exempelvis en sökandes etniska bakgrund eller politiska åsikter om de saknar relevans.

Tydliggör det interna ansvaret för beslutet

Myndigheter ska enligt 4 § myndighetsförordningen besluta om en arbetsordning i vilken fördelningen av arbetsuppgifter, beslutanderätt och ansvar ska anges. I arbetsordningen ska det även stå hur beslut tas (beslutanderätt) och hur ansvaret för olika frågor delegeras inom myndigheten. Beslutanderätten kan även regleras genom en delegationsordning.

Det är viktigt att du som offentlig aktör tydliggör vilken funktion inom din organisation som ansvarar för automatiserade beslut inom olika ärenden genom en arbets- eller delegationsordning. På så sätt har någon eller några inom din verksamhet det juridiska ansvaret för de automatiserade beslut som din organisation fattar.

Följ upp fattade beslut

Det är viktigt att du som offentlig aktör följer upp att de automatiserade beslut som tagits är effektiva och rättssäkra. Det innebär att du på ett systematiskt sätt bör följa upp och kontrollera att de beslut som fattats genom automatiserad ärendehandläggning är korrekta och håller en hög kvalitet.

Uppgifter som bör framgå av dokumentationen till automatiserade beslut

Förvaltningslagen innehåller bestämmelser om vad som ska dokumenteras om ett beslut. Motsvarande bestämmelse finns i 21 § myndighetsförordningen. För varje skriftligt beslut ska det finnas en handling som visar

  • dagen för beslutet
  • vad beslutet innehåller
  • vem eller vilka som har fattat beslutet
  • vem eller vilka som har varit föredragande
  • vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet (31 § förvaltningslagen).

Dokumentationen av beslutet kan ske och bevaras elektroniskt i ett ärende, till exempel när beslutsfattande sker automatiserat.

När du som offentlig aktör fattar automatiserade beslut kommer vissa uppgifter att saknas, exempelvis uppgift om beslutfattare och föredragande. Det är inte heller möjligt att dokumentera uppgift om närvaro vid handläggningen. Av förarbetena till förvaltningslagen (prop. 2016/17:180 s. 185) framgår att du då endast behöver dokumentera sådana uppgifter som är aktuella för beslutet exempelvis

  • uppgift om datum för beslutet
  • beslutets innehåll.

Det är en fördel om du som offentlig aktör vid användningen av automatiserade beslut även dokumenterar att beslutet har fattats automatiserat. Det finns inga bestämmelser i varken förvaltningslagen eller myndighetsförordningen som anger att du behöver dokumentera att ett beslut har fattats automatiserat. Däremot bidrar det till en öppenhet och transparens mot medborgarna om du anger sådan information.

Dataskyddsförordningen och automatiserade beslut

Som offentlig aktör behöver du ta ställning till om ditt beslut är ett sådant automatiserat beslut som omfattas av artikel 22 i EU:s dataskyddsförordning. Det finns i så fall till exempel särskilda krav på den information som du ger i samband med det automatiserade beslutet (artikel 13–15).

Läs mer

Hjälpte denna information dig?

Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan

Senast uppdaterad: