Hur ärenden startas
Ett ärende kan startas av dig som offentlig aktör. Det kan även startas genom att en enskild person gör en ansökan eller anmälan via ett digitalt webbformulär eller en digital tjänst.
Du som offentlig aktör kan underlätta för enskilda personer att göra en ansökan eller en anmälan genom att automatisera hela eller delar av processen. Du kan underätta genom att ge ett bra stöd i den digitala tjänsten eller formuläret. Att personen fyller i en korrekt anmälan eller ansökan underlättar även för dig eftersom det gör handläggningen enklare.
Att automatisera starten av ett ärende
Som offentlig aktör kan du exempelvis använda digitala webbformulär eller digitala tjänster för att låta enskilda personer starta ärenden. Du kan automatisera hela eller dela av en anmälan eller ansökan. Exempelvis kan diarieföringen och de första åtgärderna för registrering av grundläggande uppgifter i ditt ärendehanteringssystem skötas helt automatiserat.
Det är viktigt att utforma den digitala tjänsten så att alla uppgifter som behövs finns med i ansökan eller anmälan. Ärendet ska innehålla
- uppgifter om den enskilda personens identitet
- den information som behövs för att den offentliga aktören ska kunna komma i kontakt med anmälaren, exempelvis adress, telefonnummer eller digital kontaktpunkt
- vad ärendet gäller
- vad den enskilda personen vill att den offentliga aktören ska göra samt
- vilka omständigheter som ligger till grund för anmälan eller ansökan (om det inte är uppenbart i anmälan eller ansökan).
För att minska risken för att en ansökan eller anmälan behöver kompletteras kan du med fördel lägga till automatiserade funktioner som hämtar in uppgifter från offentliga register och ger förslag på vilka uppgifter som ska anges. Det kan till exempel innebära att namn- och adressuppgifter är förifyllda eftersom de hämtas från folkbokföringsregistret.
Läs mer
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: