Vägledning för att tillgängliggöra information

Organisera arbetet med tillgängliggörande

För att säkerställa att arbetet med att tillgängliggöra information blir uthålligt över tid och kunna genomföras på ett bra sätt är det viktigt att säkerställa en rad förutsättningar.

• Skapa ett uppdrag inom verksamheten kring att information ska tillgängliggöras enligt principerna för att tillgängliggöra information.
• Utse en person som är centralt ansvarig för genomförandet av uppdraget och har befogenhet att resurssätta och vid behov finansiera det. En rad strategiska beslut som behöver fattas finnas mer utförligt beskrivna nedan.
• Utse en central samordnare som är ansvarig för att driva på det praktiska genomförandet tillsammans med verksamheten som hanterar informationen. Denna person bör föra ut kunskap i verksamheten, stötta dem i det praktiska arbetet, arbeta för att publicering av information blir en del i den ordinarie informationshanteringen samt planera och följa upp.
• Etablera en verksamhet eller arbetsgrupp som leds av den centrala samordnaren där t.ex. informationsägare, tekniskt kunniga, och jurister deltar.
• Undersök om det finns samverksmöjligheter med liknande eller närliggande verksamheter. Detta är extra viktigt för kommuner och regioner.
• Utred eventuella behov av IT-stöd för t.ex. metadata och API:er.
• Inför krav på öppenhet som standard vid upphandling, avrop och utveckling. Att äga och komma åt informationen är grundläggande förutsättningar för informationshantering.

Hitta data som kan öppnas upp

En viktig del i arbetet är att fastställa vilken information som kan publiceras, både i en enskild snabbare insats och på längre sikt. Här listas ett antal faktorer som kan underlätta arbetet med att hitta information i den egna organisationen:

• Utgå ifrån redan prioriterad information som är baserade på lagkrav och identifierade användarbehov. Det finns redan gjorda prioriteringar av information som är baserade på identifierade användarbehov.
  Läs om värdefulla datamängder
  Läs om prioriterade informationsmängder
• Utgå ifrån befintlig efterfrågan. Efterfrågan kan t.ex. komma genom en begäran om information formellt, via service-/kontaktcenter eller registrator, frågor direkt till verksamheten eller via sociala medier. Existerande förfrågningar från t.ex. medborgare och företag om information är en bra utgångspunkt eftersom de också brukar finnas registrerade i verksamheten.
• Utgå ifrån förändringar som sker. När ny information ska börja samlas in eller när en befintlig insamling förändras eller när ett it-system ska bytas ut eller ett helt nytt införas har du stora möjligheter att införa principen "Öppenhet som standard" genom rätt kravställning.
• Utgå ifrån redan publicerad information. Många organisationer har redan publicerat data och information på internet eller i publikationer och dessa utgör informationsmängder som kan bli öppna eller delade data eftersom en del av arbetet med att säkerställa att information får tillgängliggöras redan är gjort.
• Utgå ifrån information relaterad till kärnuppdraget. Den information som representerar organisationens kärnuppdrag har ofta ett stort värde både för nya användargrupper och för interna effektiviseringar. Ofta skapar detta också värden för den egna verksamheten.
• Utgå ifrån egna användaranalyser. När du har blivit lite varm i kläderna så kan det vara läge att göra egna användaranalyser för bättre förstå vilken information som kan skapa värde för vidareutnyttjande.
  

Säkerställ informationssäkerheten

För att du ska kunna tillgängliggöra information måste du säkerställa informationssäkerheten för det som ska publiceras. Detta arbete behöver dimensioneras för långsiktiga perspektiv och behov medan följande aktiviteter beaktas:

• Grundläggande informationsklassning
• Kontinuerliga riskanalyser och anpassningar av informationen
• Särskilda risker med att information kombineras eller samlas ihop

Grundläggande informationsklassning

För att den information som tillgängliggörs ska uppfylla krav på informationssäkerhet ska den skyddas utifrån tre säkerhetsaspekter: Konfidentialitet, Riktighet och Tillgänglighet (KRT). Det betyder att informationen endast är tillgänglig för behöriga, är korrekt och inte obehörigt ändrad, samt kan kommas åt i rätt tid. Utgå ifrån och ta stöd av verksamhetens befintliga systematiska informationssäkerhetsarbete. Med detta som utgångspunkt kan informationen klassas med skyddsbehov på rätt nivå. Nedan kan du läsa mer om hur du behöver arbeta med dessa tre aspekter i arbetet med att tillgängliggöra information.

Kontinuerliga riskanalyser och anpassning av informationen

För att informationens innehåll ska vara säker över tid behöver riskanalyser och anpassningar som kan bli nödvändiga ses ur ett livscykelperspektiv.

Före en publicering av en informationsmängd kan detta vara aktuellt om du antingen delar upp informationen i mindre enheter, eller sätter samman flera informationsmängder till en större. Ofta är en översiktlig riskanalys eller informationsklassning redan genomförd för den aktuella informationen. En klassning kan t.ex. vara gjord för all ekonomiinformation när du bara försöker publicera delmängden leverantörsreskontra. Det är i ett sådant fall lämpligt att utgå ifrån den redan genomförda klassningen och genomföra en kompletterande värdering. Om det befintliga arbetet visar på hinder behöver du göra en kompletterande klassning innan publicering för att se om hindren berör det som ska publiceras. Även om tidigare arbete inte visar på hinder kan det behövas en förnyad riskanalys, informationsvärdering eller -klassning. Du behöver också överväga om den kompletterande klassningen ska dokumenteras tillsammans med den ursprungliga klassningen.

Efter publiceringen behöver informationen kontinuerligt bevakas genom att riskanalyser och anpassningar genomförs regelbundet. Läs mer nedan om vilka underlag och kompetenser som kan vara centrala för detta arbete.

Särskilda risker med att information kan kombineras eller samlas ihop

Något som oftast är en utmaning när du publicerar information öppet eller delvis öppet är att användare kan sätta samman flera informationsmängder så att det uppstår ny information som kan ha högre, behov av skydd. Till exempel kan personuppgifter som annars skulle vara skyddade framträda om olika data kombineras eller samlas ihop över tid. Detta kan också kallas för att information aggregeras eller ackumuleras.

Ett exempel på att information kombineras är t.ex. om en användare kombinerar uppgifter om fastigheter och anläggningar, infrastruktur, tekniska system och noder, material, förmågor och personalresurser.

Ett exempel på att information samlas är t.ex. om en användare sparar adressuppgifter över tid så att flyttmönster framträder.

Gemensamt är att behovet av skydd för den informationsmängd som aggregeras och/eller ackumuleras ofta är högre än för varje given ingående informationsmängd. Risker som följer av aggregering och ackumulering av öppna och delade data behöver alltid vara en dimensionerande del av riskanalyser, klassning och vidtagande av säkerhetsåtgärder. Den teoretiska risken att personuppgifter kan uppstå räcker inte för att stoppa en publicering av öppna eller delade data.

Förbered informationsmängden för användning

Som utgångspunkt ska information publiceras i sin ursprungliga form. Men för att säkerställa en hög grad av användbarhet kan informationen också behöva anpassas på olika sätt. För att bättre anpassa en informationsmängd för användning, både utifrån generiska förbättringar såsom standardiserande åtgärder och mer användardrivna behov av olika format, kan du behöva arbeta med följande områden.

• Välj rätt format - säkerställer att informationen kan användas av olika personer och i olika situationer
• Följ specifikationer - säkerställer en ökad grad av standardisering och interoperabilitet för informationen
• Arbeta med begrepp och terminologier - säkerställer enklare sökning och förståelse av informationen
• Använd beständiga identifierare - säkerställer att informationen blir möjlig att referera till över tid

Välj rätt format

Ur ett användarperspektiv är det viktigt att formaten och distributionsformerna som väljs ut för publicering är de efterfrågade, öppna samt så standardiserade och maskinläsbara som möjligt. Öppna format är filformat som är oberoende av plattform och tillgängligt för allmänheten utan några restriktioner som hindrar vidareutnyttjande av information. I praktiken kan det t.ex. innebära att Excel-filer konverteras till CSV-format eller ODS-format Länk till annan webbplats.. Ett annat exempel är att bilder i GIF-format konverteras till PNG.

Eftersom en specifikation ofta endast rekommenderar ett visst format är det viktigt att du funderar på om informationen även kan publiceras i fler format för att bli användbar för flera målgrupper. Här följer några rekommendationer för val av dataformat och distributionsform:

Följ specifikationer

Att arbeta med och följa öppna specifikationer som syftar till öka standardiseringsgraden för informationen möjliggör en högre grad av användbarhet, interoperabilitet och kombinerbarhet. Tekniskt avancerade användare är särskilt gynnade av att informationen följer en specifikation eller en informationsmodell som gör det möjligt att förstå hur datainnehållet är strukturerat och definierat. Det är viktigt att arbetet med specifikationen har som mål att på bästa sätt följa redan etablerade specifikationer, det förenklar både framtida arbete med datapublicering för olika organisationer, samtidigt som du också följer behov hos olika användargrupper. Resultatet kan bli att du behöver stödja flera specifikationer i din publicering av en informationsmängd.

I Svenskt ramverk för digital samverkan rekommenderas därför offentliga organisationer att använda öppna specifikationer när offentliga tjänster etableras. Sveriges dataportal erbjuder också verktyg för att hitta befintliga specifikationer, samt att hantera och ladda upp sina öppna specifikationer så att de blir sökbara.

Arbeta med begrepp och terminologier

För att öka förståelsen om vad informationen handlar om och omfattar, speciellt om den ska kombineras med annan information, är det viktigt att i så hög utsträckning som möjligt använda vedertagna begrepp och terminologier. Genom att arbeta med standardiserade begrepp och terminologier blir det lättare för en användare att både söka och förstå informationen och dess innehåll. På Sveriges dataportal Länk till annan webbplats. finns ett verktyg för att hitta och dela begrepp och terminologier.

Använd beständiga identifierare

För att användare ska kunna referera och länka till publicerad information behöver du skapa beständiga identifierare som säkerställer att informationen är åtkomlig på samma sätt över tid. Om informationen byter adress skapar det problem för en hållbar användning av öppna och delade data.

5-stjärnemodellen Länk till annan webbplats. som beskriver hur man kan öka värdet på informationsmängden, pekar också på att beständiga identifierare är en förutsättning för att på sikt kunna arbeta med länkade data.

Beständiga identifierare bör utformas som URI:er, (Uniform Resource Identifier), enligt formatet:

http(s)://{domän}/{typ}/{koncept}/{referens}

Inom vissa sektorer/områden kan det vara relevant med specifika typer av identifierare.

Välj villkor för användning

För användare av öppna och delade data är det mycket viktigt att det är tydligt vad de får och inte får göra med den information de får ta del av. Öppenheten bör vara så stor som möjligt och eventuella villkor som sätts upp ska vara objektiva, proportionella, icke-diskriminerande och motiverade av ett allmänintresse. Grunden för detta arbete är klassningen utifrån informationssäkerhet. Här tar vi upp följande typer av villkor:

• Licenser
• Användarregistrering
• Avgifter

Villkor relaterade till licenser

Följande rekommendationer är framtagna av Digg i samarbete med PRV för att användas för tillgängliggörande av information från offentlig förvaltning.

Villkor relaterade till användarregistrering

Eventuella villkor ska aldrig i onödan begränsa möjligheterna till vidareutnyttjande. Verksamheter ska därför som utgångspunkt inte ställa krav på att användaren behöver ansöka om tillstånd eller registrera sig. Vanliga anledningar till att vilja ha registrering kan vara för att komma åt information om användaren eller för att kunna skicka meddelanden om planerade driftstörningar och information om uppdateringar och förändringar av tjänsten. Detta kan du istället åstadkomma genom att t.ex. erbjuda möjligheten att prenumerera på ett nyhetsbrev eller ett rss-flöde.

Ibland är villkor nödvändiga. Då ska de vara objektiva, proportionella, icke-diskriminerande och motiverade av ett allmänintresse. Om möjligt bör godkännandeprocessen vara automatiserad så att användaren kan komma åt information omedelbart efter registrering.

Villkor relaterade till avgifter

Krav på avgifter för att få ta del av information är ett begränsande villkor som försvårar användning. För små och medelstora användare är detta extra tydligt då de i högre utsträckning saknar ekonomiska resurser. Små och medelstora användare är också ofta de som står för den mesta av innovationen och är därför ofta extra viktiga målgrupper när du publicerar information.

Verksamheten bör undvika att ta ut avgifter om det inte finns ett tydligt krav på att göra det. Krav kan finnas i lag, föreskrift eller särskilt beslut från regeringen eller högsta beslutande organ i fallen med kommuner och regioner. Om du tar ut en avgift ska beräkningsgrunden redovisas elektroniskt på verksamhetens webbplats.

Ta fram metadata och dokumentation

För att den tillgängliggjorda informationen ska vara sökbar på Sveriges dataportal och innehållet enkelt att förstå så krävs att du beskriver den med metadata och erbjuder en utförlig dokumentation.

I en offentlig verksamhets övergripande informationshantering finns dock ofta behov av metadata på flera olika nivåer och för flera syften. I följande avsnitt avgränsar vi oss dock till att beskriva hur du kan gå tillväga för att sammanställa metadata och dokumentation för en enskild informationsmängd. Följande aktiviteter är centrala i detta arbete:

• Sammanställ metadata
• Sammanställ utförlig och stödjande dokumentation

Sammanställ metadata

Det är viktigt att informationen du publicerar är lätt att hitta och förstå för att användarna ska kunna hitta och förstå informationen. För att åstadkomma det används beskrivande och tydlig metadata.

All information som publiceras ska vara sökbar på Sveriges dataportal Länk till annan webbplats.
och oftast vill du också visa upp den på er egen webbplats. Det är lämpligt att använda samma metadata på båda ställena. För att åstadkomma detta behöver du publicera metadata om din information enligt specifikationen DCAT-AP-SE. Där beskriver du din information och hur användarna kommer åt den (via API:er eller som filer).

Det finns inga krav på användning av specifika system eller program för att skapa metadata enligt DCAT-AP-SE. Det enda kravet är att systemen kan exportera en fil i RDF-format som följer specifikationen för DCAT-AP-SE.

För mer information om beslut för hantering av metadata se
vägledningen för strategiska beslut och åtgärder. För en mer utförlig beskrivning för av hur man arbetar med metadata enligt DCAT-AP-SE,
se dokumentation för Sveriges dataportal Länk till annan webbplats..

Sammanställ utförlig och stödjande dokumentation

För att informationen ska vara lätt att använda måste du erbjuda god dokumentation som ett komplement till den standardiserade metadatabeskrivningen. Tänk på att användare kan ha dåliga kunskaper om det område som informationen handlar om och det därför är bra att även publicera grundläggande beskrivningar. All stödjande dokumentation bör vara tillgänglig för användare utan krav på registrering även om det krävs registrering för att komma åt den publicerade informationen i sig. Följande är delar du bör överväga att ha med i din dokumentation:

• Syfte med informationen och hur den tagits fram
• Hur informationen används av verksamheten och hur den kan användas av andra om detta är känt
• Vanliga frågor och svar
• Information som minskar vanliga missförstånd kring informationens innehåll eller användningsområden, t .ex. kända fel och brister, ej lämpliga användningsområden, visualisering eller andra exempel på innehållet.
• Stöd för användning, t .ex. användarguider, lathundar, API-dokumenation, kodlistor, testdata, källkod och kodexempel.
  

Publicera och synliggör informationen

När arbetet med att förbereda metadata och dokumentation är klart, ska informationen publiceras och synliggöras för att kunna användas. Detta innebär en rad aktiviteter:

• Publicera informationen
• Gör informationen sökbar på Sveriges dataportal
• Kommunicera och marknadsför

Publicera informationsmängden

För att informationen i praktiken ska vara åtkomlig för användare över tid behöver den finns tillgänglig på en beständig webbadress som den informationsägande verksamheten kan kontrollera och där dokumentationen också kan hittas. Syftet är att användarna ska veta vem som är avsändare och att öka förtroendet.

När informationen publiceras ska du kontrollera att den är åtkomlig på rätt sätt och att det är rätt information som publiceras och att eventuella skyddsåtgärder (t.ex. sammanslagning eller filtrering av information) fungerar som planerat. Följ webbriktlinjer.se Länk till annan webbplats. för eventuella webbsidor och innehåll kopplade till publiceringen av information. Gör kommunikationen krypterad (t.ex. SSL) för att minska risken att information förvanskas på vägen.

Första gången informationen publiceras är det ofta ett större arbete än när den senare uppdateras. Det är viktigt att se till att metadata och dokumentation publiceras samtidigt som informationen. Om en extern leverantör hanterar datalagringen gäller samma rekommendationer.

Gör informationen sökbar på Sveriges dataportal

När informationen finns publicerad ska den även göras sökbar på Sveriges dataportal. Det gör du genom att använda den metod för att hantera DCAT-AP-SE som din verksamhet valt. Kontrollera specifikt att länkar till informationen och dokumentationen är korrekta. Kontrollera att din metadata är sökbar och komplett på Sveriges dataportal inom 24 timmar. Mer information finns att hitta i dokumentationen för Sveriges dataportal Länk till annan webbplats..

Kommunicera och marknadsför

Nyttan uppstår vid användning och därför bör du kommunicera och marknadsföra att informationen nu är publicerad. Beroende på hur omfattande och efterfrågad publiceringen är kan kommunikationsinsatserna variera i storlek. Insatser du särskilt bör överväga är:

• Riktad kommunikation till de personer eller organisationer som efterfrågat informationen.
• Extern kommunikation på lämpliga ställen, t.ex. verksamhetens webbplats, sociala kanaler och branchforum.
• Intern kommunikation till person som t.ex. medverkat i arbetet, interna verksamheter som arbetar med informationen, ledningen, samt till andra intressenter.

Främja användardialog och förvaltning

Nu när information är publicerad kan nyttor uppstå men för att det ska ske måste också kvaliteten på publiceringen hela tiden bevakas och utvärderas så att den ligger i linje med vad användarna förväntar sig. Här är ständiga förbättringar som bygger på användardialog, användaranalys och support, viktiga verktyg. Att planera för detta i tid och ha en övergripande strategi för arbetet är en viktig del av arbetet och kan delas upp i följande aktiviteter:

• Användardialog – support och samla in behov
• Förvaltning - jobba med ständiga förbättringar

Användardialog för support och behovsidentifiering

Då värdet av information uppstår vid användningen är det viktigt att öka användningen så mycket som möjligt. En nödvändig aktivitet här är att interagera med användarna på olika sätt. Detta skapar också insikter i deras behov och förslag som sedan kan användas i förvaltningen för att förbättra den tillgängliggjorda informationen. Du kan förslagsvis arbeta med följande:

• Tydliggöra kontaktpersoner eller andra informationskanaler för frågor och felrapportering
• Tillhandahålla ett community där användare kan hjälpa varandra (ett sådant är annars under utveckling på Sveriges dataportal).
• Arrangera eller delta på publika möten med användare kring redan publicerad information eller information som kan komma att publiceras.

Förvalta och förbättra informationen

Vidareutveckling av informationen kan utgå ifrån interna behov, förändringar i den grundläggande informationen, behov från användare eller nya beslut och krav (t.ex. från den egna ledningen eller från lagar och förordningar). Hur du väljer att praktiskt genomföra förvaltningen, genom en ansvarig per informationsmängd eller en central samordnare för alla informationsmängder, bör anpassas efter organisationens verksamhet och antalet informationsmängder som är tillgängliggjorda. Några viktiga delar i detta arbete är:

• Se till att tillsätta en ansvarig person för den publicerade informationen som kan ta hand om och agera på notifieringar från Sveriges dataportal om ev. tekniska fel med publiceringen.
• Se till att förvaltning av publiceringen implementeras i relevanta interna förvaltnings- och utvecklingsplaner.

Vanliga frågor och svar

Om innehållet på sidan