Kom igång med e-handel
E-handel bidrar till effektivare inköpsprocesser och en rad andra fördelar både för offentliga aktörer och leverantörer. Här kan du läsa mer om e-handel och varför du och din organisation bör börja med e-handel.
Vad är e-handel?
E-handel är en del av den elektroniska inköpsprocessen och startar efter upphandlingsprocessen och att avtal tecknats. E-handelsprocessen innehåller delar som katalog med beställningsbara varor och tjänster, beställning som attesteras innan den går iväg till leverantör, leveransmeddelanden från leverantör och slutligen faktura som matchas mot ordermeddelanden i e-handelssystemet.
E-handelsprocessen möjliggör automatisering av inköpsprocessen och leder till en rad fördelar både för köpare och leverantör, dessa fördelar kan du läsa mer om nedan. Vi har deltagit i framtagandet av en informationsfilm som beskriver e-handelsprocessen och fördelarna med e-handel.
Informationsfilm om e-handel
Informationsfilmen beskriver fördelarna med e-handel och att göra beställningar elektroniskt. Du får gärna använda filmen i interna utbildningar om e-handel eller för att kommunicera nyttan med e-beställningar i din organisation.
Varför e-handel?
E-handelsprocessen möjliggör automatisering av inköpsprocessen och leder till en rad nyttor både för offentliga aktörer och leverantörer till offentliga aktörer.
Nyttor för offentliga aktörer
Framför allt bidrar e-handel till att offentliga aktörer når en ökad ramavtalstrohet, gör tids- och kostnadsbesparingar, uppnår en ökad intern kontroll samt får en positiv miljöpåverkan. Läs mer om respektive nytta nedan.
Ökad avtalstrohet
E-handelssystemen synliggör tecknade avtal, aktuella avtalade priser och avtalsvillkor. Det blir lättare för beställare att söka och hitta varor och tjänster och därmed att handla på avtal vilket leder till att avtalstroheten ökar.
Kostnadsbesparingar
I ett e-handelssystem tydliggörs avtalade priser och avtalsvillkor och det blir enkelt att jämföra produkter med varandra. Avstämning mellan order och faktura görs automatiskt och eventuella avvikelser upptäcks. Hanteringen av e-fakturor går ofta snabbare så att fakturor kan betalas i tid och därmed kan även påminnelseavgifter och dröjsmålsräntor undvikas.
Tidsbesparingar
E-handelssystem möjliggör digitalisering och automatiseringen av delar i inköpsprocessen, exempelvis görs automatisk kontroll mellan faktura och order där endast avvikelser kräver manuell hantering. Alla typer av abonnemang och återkommande fakturor kan matchas mot uppsatta register där kontroll, kontering och attest kan automatiseras helt och här finns normalt den största tidsvinsten. Även konteringen på beställningar kan automatiseras, beställningsmallar kan skapas och beställningar kan återanvändas vilket alla leder till en effektivare process som möjliggör för stora tidsbesparingar.
I e-handelssystemet kan ni också samla verksamhetens olika avtalade varor och tjänster på ett ställe vilket underlättar vid beställning och vid samordning av inköp.
Ökad intern kontroll
Digitalisering av information på hög detaljnivå gör det enklare att förbättra sin interna styrning och kontroll. E-handelssystem möjliggör uppsättning av attestregler med automatiska kontroller och styrning av attest och att delegationsordningen säkerställs automatiskt. Beställningar godkänns och attesteras av behörig innan de går vidare till leverantör vilket också ökar styrningen och kontrollen på inköpen.
Förbättrade möjligheter till uppföljning och analys
Elektroniska inköp underlättar för verksamheterna att analysera och följa upp sina inköp på hög detaljnivå. Uppföljning kan göras löpande under avtalstiden och även för att ge bra underlag inför nya upphandlingar.
Positiv miljöpåverkan
E-handel bidrar till en bättre miljö då man sparar både på papper och manuell hantering. I e-handelssystemet synliggörs också miljövänliga varor för att underlätta klimatsmarta inköp och det finns möjlighet att samordna inköp och därmed minska antalet leveranser.
Nyttor för leverantörer till offentliga aktörer
E-handel ger även fördelar för leverantörer till offentlig sektor.
- Leveransprocessen kan effektiviseras med elektroniskt inkomna order då det går det att koppla den till leverantörens order-, lager- och faktureringssystem då både den manuella hanteringen minskar och processen blir snabbare.
- En elektronisk faktura innebär ofta att fakturaprocessen hos kunden blir effektivare och att leverantören får betalt för sin leverans i tid.
- En inkommen order är i normalfallet godkänd av behörig ansvarig hos köparen och innehåller korrekta referenser och adresser som behövs för en snabbare leverans- och fakturahantering.
- E-handel bidrar till ökad avtalstrohet då upphandlade avtal synliggörs i e-handelssystemet hos köparen.
Formella krav på e-handelsområdet
E-handel och elektroniska inköpsprocesser är ett prioriterat område både inom EU och i Sverige. Det finns både lagar och förordningar som reglerar på området.
Lag, förordning och föreskrifter inom området
Ställ krav på Peppolkommunikation
När du upphandlar it-system för e-handel är det viktigt att det ställs krav på anslutning till Peppol för att underlätta för framtida leverantörsanslutningar. Vi har tagit fram ett generellt kravpaket som kan användas i upphandlingar. Observera att det kan behöva ändras eller läggas till krav beroende på mottagarens specifika förutsättningar.
Kravpaket som kan användas i upphandlingar
- [Tjänsten] har en Peppol-accesspunkt.
- [Tjänstens] accesspunkt till Peppol kan skicka och ta emot samtliga elektroniska meddelandeformat som rekommenderas av SFTI för användning i Peppol.
- [Tjänsten] publicerar uppgifter om de elektroniska meddelandeformat myndigheten kan ta emot i Peppol Directory.
- Inkommande elektroniska meddelanden via accesspunkten styrs automatiskt till [Tjänstens/Myndighetens] arbetsflöde** för inköpsprocessen. Ingen manuell konfigurering krävs när nya leverantörer skickar meddelanden.
- För utgående meddelanden inom e-handel kontrollerar alltid [Tjänsten] om mottagare är registrerad i Peppol och skickar i så fall meddelandet den vägen.
- [Tjänsten] kan validera inkommande och utgående meddelanden med hjälp av XML Schema och Schematron.
- [Tjänsten] aviserar mottagna felmeddelanden till angiven kontakt på myndigheten.
*) Med [Tjänsten] avses en e-handelslösning eller motsvarande.
**) Kraven på arbetsflödet måste i mer detalj beskriva hur inkommande meddelanden ska hanteras. Exempelvis kan en inkommande katalog behöva hanteras annorlunda än en inkommande e-faktura. Kraven kan behöva anpassas beroende på om du upphandlar enbart en operatör eller om din upphandling även omfattar e-handelsfunktionalitet och arbetsflöde.
Diggs rekommendationer inom e-handel
Digg rekommenderar att offentliga aktörer inför ett it-stöd för beställning, attest, order, fakturamatchning och statistikuppföljning för att effektivisera inköpsprocesser inom offentlig sektor. E-handel leder till många nyttor som nämnts ovan.
Offentliga aktörer bör i sin roll som säljare hantera beställnings- och fakturaflöden elektroniskt om den egna verksamheten kan effektiviseras eller om det ger betydande serviceeffekter.
Peppols nätverk bör användas för överföring av elektroniska meddelanden inom inköpsprocessen, dvs för produktkataloger, ordermeddelanden och fakturor. När offentliga aktörer registrerar sig som mottagare av elektroniska e-handelsmeddelanden underlättas kontakten och översändandet av meddelanden för leverantörer och kunder till offentlig sektor då exempelvis upphandlande myndigheter enkelt kan hittas och faktureras elektroniskt.
Peppol BIS Billing 3 är det e-fakturaformat som bör prioriteras för hantering inom offentlig sektor. Äldre fakturaformat bör avvecklas. Peppol BIS Billing 3 lever upp till kraven i e-fakturalagen. Digg rekommenderar att konverteringar mellan olika format undviks i möjligaste mån. Om konverteringar är nödvändiga är det viktigt att dessa kartläggs för att säkerställa att ingen information försvinner vid konverteringen.
Offentliga aktörer bör tillhandahålla en leverantörsportal för de leverantörer som inte själva har möjlighet till elektroniskt informationsutbyte avseende produktkatalog, order och faktura.
Digg har deltagit i uppdateringen av handledningen Kontroll av verifikationer som finns tillgänglig på SFTI.se. Handledningen belyser viktiga frågor att ta ställning till vid utformningen av regler för kontroll av verifikationer när man inför nya rutiner och system, till exempel för e-handel.
Handledning för kontroll av verifikationer (sfti.se)
Länk till annan webbplats.
Nyttorealisering
Nyttorealisering som koncept ger ett bra stöd i arbetet med att styra investeringar och att säkerställa hemtagningen av den förväntade nyttan (effektmålen) av de verksamhetsförändringar man vill genomföra. Konceptet innebär ett systematiskt tillvägagångssätt där man specificerar, kvantifierar och värderar de förväntade nyttorna för de inblandade intressenterna.
En del i införandet av e-handel är att skapa en modell för att kunna mäta och följa upp nyttorna med införandet. Att använda sig av konceptet Nyttorealisering är ett sätt att säkerställa nyttohemtagning.
Dokument och länkar
Digg.se
Stöd
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: