Uppföljning av myndigheternas e-handel

Digg har gjort en uppföljning av införandet och utvecklingen av e-handel inom statliga myndigheter. Här kan du se resultat och analyser av den senaste uppföljningen avseende helår 2023 och se utvecklingen av tre nyckeltal; andel elektroniska fakturor, andel fakturamatchning samt antal elektroniska order.

E-handel

Uppföljningen görs genom en enkät som skickas till statliga myndigheter med fler än 50 årsarbetskrafter (ÅA) och som lyder under förordning 2003:770 om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och tillhörande föreskrifter. Enkäten avseende helår 2023 sändes till 162 myndigheter varav 155 svarade, vilket ger en svarsfrekvens nära på 96%.

På totalnivå görs jämförelser med tidigare enkäter och detta redovisas i tabellen nedan samt i efterföljande analyser. Respektive myndighets nyckeltal redovisas i tabellform via länken ovan.


Totalsiffror per nyckeltal för år 2023, 2022, 2020 och 2019.


2023

2022

2020

2019

Antal leverantörsfakturor

6,1 miljoner

6,0 miljoner

4,5 miljoner

5,3 miljoner

Andel e-faktura

94%

92 %

84 %

75 %

Andel matchade fakturor

45%

43 %

38 %

25 %

Antal e-order per 100 ÅA

542

533*

407

365

Antal e-order

1 142 000

1 122 000*

773 000

713 000

* Korrigering har skett av tidigare redovisat antal e-order samt antal e-order per 100 ÅA för 2022.

Andel e-faktura

Antalet leverantörsfakturor fortsätter att öka. Andelen leverantörsfakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format är nu uppe i 94% hos de statliga myndigheter som besvarat enkäten. Det är en ökning med 2 procentenheter sedan föregående år.

Alla 155 svarande myndigheter har över 75% e-faktura och 54 myndigheter har 95% eller högre andel e-faktura, jämfört med 32 myndigheter i föregående undersökning.

E-fakturalagen

Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (e-fakturalagen) trädde i kraft 1 april 2019 och innebär att alla upphandlingar som påbörjats från och med lagens ikraftträdande ska faktureras elektroniskt, här inkluderas även direktupphandlingar. Det är troligt att e-fakturalagen är anledningen till att ökningen av andelen e-faktura har varit så pass stor sedan 2019.

Andel matchande fakturor

För 2023 ligger andelen matchade fakturor på 45 % vilket endast är en ökning med 2 procentenheter sedan föregående år. Det innebär att drygt 2,7 miljoner fakturor hanteras på ett effektivare och säkrare sätt med hjälpa av matchning mot antingen en order eller ett abonnemangsregister med tidsvinster och ökad kontroll som följd.

I 58 myndigheter, 37% av respondenterna, matchas minst var fjärde faktura. I 25 myndigheter matchas mer än varannan faktura. Sedan föregående mätning är det 4 myndigheter som börjat att matcha sina fakturor men det är fortfarande en stor andel myndigheter, 14 stycken, som anger att de inte har någon matchning alls och de kan därmed inte inhämta de nyttor som kan kopplas till matchning.

Nyttor med matchade fakturor

En faktura som matchas genomgår automatiska kontroller där eventuella avvikelser sedan manuellt kan hanteras. Kontering och attest ärvs sedan över till fakturan vilket möjliggör en snabb och effektiv hantering med tidsbesparing och ökad intern kontroll som vinst.

Antal e-order

Under 2023 lades drygt 1 142 000 e-order hos de 155 myndigheter som besvarade enkäten. Det är en liten ökning sedan föregående år. Respondenterna har över 210 000 anställda vilket leder till ett nyckeltal på 542 e-order per 100 ÅA. Siffrorna för helår 2022 har korrigerats då en av de större myndigheterna, på grund av systembyte, rapporterat in felaktiga siffror. Siffrorna är korrigerade i tabellen ovan.

Det strategiska och målinriktade e-handelsarbetet har också fortsatt vilket i sin tur leder till att en allt större andel av myndigheternas inköp kan utföras elektroniskt i det egna e-handelssystemet. Det fick dock fortfarande en del myndigheter som inte kommit i gång med att lägga e-order, i enkäten för 2023 svarade 16 myndigheter att de inte lagt någon e-order under året, att jämföras med föregående mätning då siffran var 18.

Nyttor med e-order

En e-order har många fördelar jämfört med en beställning via exempelvis telefon eller ett köp i butik. Förutom tids- och kostnadsbesparingar styr myndigheten inköpet till de upphandlade ramavtal som finns med ökad avtalstrohet som följd. Attest på order leder både till ökad intern kontroll i myndigheten så väl som till en ökad säkerhet för leverantören. En order eller ett abonnemang som attesteras i e-handelssystemet möjliggör också en helt automatisk hantering av en inkommen faktura om det inte finns några avvikelser mellan order eller abonnemang och fakturan.

Frågor och svar

Vad räknas som en elektronisk order?

En elektronisk order (e-order) skapas när en beställning har godkänts i ett e-handelssystem. Tänk på att beställningar också kan attesteras i till exempel ett personalsystem.

E-order kan skickas elektroniskt till varu- och tjänsteleverantörer men de kan också kommuniceras på andra sätt. En beställning i e-handelssystemet kan ibland omfatta varor och tjänster från flera olika leverantörer, men e-handelssystemet skapar en separat order till varje leverantör.

Räknas order som inte är attesterade?

Nej. Ett av syftena med statens införande av e-beställningar är att förbättra möjligheten till styrning genom att inköp ska vara godkända av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantören.

Hur definieras en elektronisk faktura?

Elektroniska fakturor (e-fakturor) är fakturor som både skickas och tas emot i elektronisk form. Fakturor som registreras manuellt av leverantören i ett webbgränssnitt (leverantörsportal) räknas också som e-fakturor.

Fakturor i PDF-format och pappersfakturor som skannas räknas inte som e-fakturor.

Hur definieras en leverantörsfaktura?

Leverantörsfakturor är samtliga fakturor som tas emot från varu- och tjänsteleverantörer.

Leverantörsfakturor inkluderar inte utlägg/kvitton, vissa avgifter, bidrag, stipendier, skatter, återbetalningar eller vidarefaktureringar. Dessa ska exkluderas från angivna antal leverantörsfakturor.

Hur definieras matchning?

Matchning innebär att leverantörsfakturor automatiskt knyts till en order eller ett abonnemang eller motsvarande i e-handelssystemet. Även leverantörsfakturor där det funnits avvikelser som krävt manuell hantering räknas som en matchad faktura.

Hur hittar jag mottagare i Peppol?

Dokument och länkar

Lagar och regler

Hjälpte denna information dig?

Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan

Senast uppdaterad: