Föreskrifter om hantering av beställningar och standarder vid elektroniskt informationsutbyte (MDFFS 2021:1)

Myndigheten för digital förvaltning föreskriver med stöd av 3 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte följande.

Föreskrifternas tillämpningsområde

1 § I dessa föreskrifter finns bestämmelser som gäller för statliga myndigheter med fler än 50 anställda om elektronisk hantering av utgående beställningar av varor och tjänster samt standarder eller liknande krav som gäller för elektroniskt informationsutbyte i samband med beställning och leverans.

Föreskrifterna innehåller även bestämmelser om standarder eller liknande krav som är gemensamma för samtliga statliga myndigheter oavsett antal anställda vad gäller elektroniskt informationsutbyte avseende fakturering av varor och tjänster.

Definitioner

2 § Med antal anställda avses antal årsarbetskrafter.

3 § Med beställning avses en begäran om leverans av en vara eller tjänst. Beställningar kan förekomma vid alla former av upphandlingsförfaranden enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.

4 § Med elektroniska fakturor avses fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt enligt 2 § lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling.

5 § Med faktura avses sådan handling som tas fram enligt 11 kap. mervärdesskattelagen (1994:200) vid omsättning av varor och tjänster.

6 § Med förenklad faktura avses sådan handling som regleras i 11 kap. 9 § första stycket mervärdesskattelagen och Skatteverkets föreskrifter som meddelats till den bestämmelsen.

7 § Med leverantörsportal avses ett webbgränssnitt som tillhandahålls av en myndighet och där leverantörerna manuellt kan registrera elektroniska kataloger, ta emot elektroniska beställningar samt skicka orderbekräftelser och elektroniska fakturor.

Leverantörsportal

8 § Samtliga myndigheter ska tillhandahålla en leverantörsportal för de leverantörer som inte själva har möjlighet till elektroniskt informationsutbyte avseende faktura.

9 § Myndigheter med fler än 50 anställda ska även tillhandahålla en leverantörsportal för elektroniskt informationsutbyte avseende produktkatalog och order.

Bestämmelser om beställning som gäller för myndigheter med fler än 50 anställda

10 § Hantering av beställningar avgränsas till momspliktiga köp enligt 11 kap. mervärdesskattelagen vid omsättning av varor och tjänster.

11 § En beställning ska i normalfallet ha godkänts i myndighetens IT-system av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan den kommuniceras till leverantör.

Bestämmelser om faktura som gäller för samtliga myndigheter

12 § När fakturering sker mellan myndigheter ska fakturautställaren överföra fakturan elektroniskt till fakturamottagaren och mottagaren ska ta emot fakturan elektroniskt.

13 § När fakturering sker till en utomstatlig fakturamottagare ska myndigheten överföra fakturan elektroniskt endast om mottagaren godkänner det.

14 § En myndighet som endast upprättar ett fåtal kundfakturor får använda en leverantörsportal för att överföra en elektronisk faktura.

Bestämmelser om förenklad faktura, utlägg och kortköp som gäller för samtliga myndigheter

15 § Inköp där erhållen faktura är förenklad omfattas inte av kravet att hantera beställningar av varor och tjänster elektroniskt.

16 § Förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform behöver inte överföras till elektronisk form.

17 § Inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort där myndigheten är betalningsansvarig omfattas inte av kravet att hantera beställningar av varor och tjänster elektroniskt.

Standarder eller motsvarande krav

18 § Samtliga myndigheter ska välja ett ändamålsenligt överföringssätt för elektroniska meddelanden.

19 § Samtliga myndigheter ska vara registrerade i Peppols registerfunktion Service Metadata Publisher (SMP) för att kunna ta emot elektroniska fakturor. Samtliga myndigheter ska även kunna skicka elektroniska fakturor i Peppols infrastruktur.

20 § En myndighet med fler än 50 anställda ska vid sin hantering av beställningsprocessen ha kapacitet att använda nedanstående standarder numrerade 1 till och med 5.

Samtliga myndigheter ska i sin fakturaprocess ha kapacitet att använda nedanstående standard numrerad 6.

Standarder

1. Peppol BIS Catalogue Without Response 3
2. Peppol BIS Punch Out 3
3. Peppol BIS Ordering 3
4. Peppol BIS Order Agreement 3
5. Peppol BIS Despatch Advice 3
6. Peppol BIS Billing 3

21 § En myndighet med fler än 50 anställda får utgå från nedanstående standarder, numrerade 1 till och med 3, samt specialprocesser för elektroniska meddelanden om ytterligare standarder, utöver de som framgår av 20 §, behövs för att nå en effektiv elektronisk handel i myndigheten.

Samtliga myndigheter ska i sin fakturaprocess utgå från nedanstående standard, numrerad 4, för faktura om ytterligare standard, utöver de som framgår av 20 §, behövs för att nå en effektiv elektronisk fakturering i myndigheten.

Standarder

1. SFTI Scenario 6.1 Avrop mot ramavtal Version 2.7-2.9
2. SFTI Scenario 6.3 Avrop mot ramavtal med leveransavisering Version 2.7-2.9
3. SFTI Fulltextfaktura Version 2.3-2.4, (endast i kombination med övriga e-handelsmeddelanden inom SFTI Scenario 6)
4. SFTI Svefaktura 1.0 (endast i affärsrelationer etablerade innan 1 mars 2021)

Specialprocesser

• SFTI Item Availability Check
• Samordnad varudistribution

22 § Om myndigheten vid föreskrifternas ikraftträdande har ett avtal eller motsvarande gällande en annan på marknaden etablerad standard för elektroniska meddelanden behöver bestämmelserna i 20–21 §§ inte tillämpas under avtalstiden.

1. Denna författning träder i kraft den 1 mars 2021.
2. Genom författningen upphävs Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESV Cirkulär 2012:6) till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

Föreskrifter om hantering av beställningar och standarder vid elektroniskt informationsutbyte (pdf) Pdf, 165 kB.