Krav på format

En central del av regleringen av tillgängliggörande av data för vidareutnyttjande handlar om att tillgången till data ges i digitalt format. Detta eftersom det är det digitala formatet som möjliggör att data kan bearbetas och vidareutnyttjas för valfria ändamål. I 2 kap. 2 § öppna datalagen finns det angivet vilka digitala format som data ska tillgängliggöras i: data ska tillgängliggöras i det befintliga formatet eller, om sökanden begär det, och det är lämpligt samt praktiskt och tekniskt möjligt, i ett format som är öppet, maskinläsbart, och i förekommande fall, tillgängligt och sökbart, tillsammans med tillhörande metadata.

Befintligt format

Befintligt format betyder något av de digitala format som data bearbetas eller lagras i hos den offentliga aktören. Om data är lagrat i olika format är det befintliga formatet något av de formaten som den lagras i (prop. 2021/22:225 s. 82). Om data inte finns lagrad i digitala format så omfattas den inte av öppna datalagen.

Öppet och maskinläsbart format

Med öppet format avses ett filformat som är oberoende av plattform och tillgänglig för allmänheten utan några restriktioner som hindrar vidareutnyttjande. Detta krav innebär att den som begär att få ut data inte kan begära att få tillgång till den i ett format som enbart kan läsas av vissa särskilda plattformar. På samma sätt gäller att om en offentlig aktör väljer att göra data tillgänglig i ett öppet och maskinläsbart format så ska data inte tillgängliggöras i ett format som enbart kan läsas av en särskild plattform. Som offentlig aktör kan du dock välja att göra data tillgänglig i befintligt format.

Maskinläsbart format innebär ett filformat som är strukturerat på ett sådant sätt att det enkelt kan läsas av ett datorprogram, vilket definieras i 1 kap. 4 § öppna datalagen. Enkelt innebär att det inte bör krävas att den som begärt att få tillgång tilldata skaffar kostsam eller svårtillämpad programvara för att kunna ta del av den data som tillgängliggörs (prop. 2021/22:225 s. 7469).

Tillgång i digitala format ska vara lämpligt samt praktiskt och tekniskt möjligt

Enligt 2 kap. 2 § ska tillgång till data ges i ett öppet och maskinläsbart format om den sökande begär det. Detta begränsas dock av att det ska vara både lämpligt samt praktiskt och tekniskt möjligt att ge tillgång i öppet och maskinläsbart format.

I lämplighetsbedömningen ligger att det inte ska krävas en oproportionell ansträngning att tillgängliggöra data enligt begäran. En ansträngning som är oproportionell kan vara om ett tillgängliggörande kräver att nya datamängder skapas eller anpassas särskilt utifrån en begäran. I lämplighetsbedömningen ska det också vägas in om formatet i sig vid tillgängliggörandet kan innebära särskilda risker utifrån de skyddsintressen som ställs upp, se avsnitt om krav på säkerhet och skydd av personuppgifter.

Om det är praktiskt möjligt ska bedömas utifrån att det ska finnas praktiska förutsättningar att tillämpa formatkraven. Tillgängliggörandet i ett visst format ska inte påverka din och din organisations kärnverksamhet, budget eller organisation på ett oproportionerligt sätt. Det är inte meningen att kostnadskrävande teknisk utrustning ska införskaffas eller att ny personal ska behöva anställas för att efterleva formatkraven.

Att det ska vara tekniskt möjligt innebär att en aktör innehar den tekniska kapaciteten och förmågan som krävs, och att det inte finns tekniska hinder som omöjliggör att kraven uppfylls (prop. 2021/22:25 s. 83).

Tillgängligt och sökbart tillsammans med tillhörande metadata

Kravet på att format ska vara tillgängligt och sökbart innebär att data är strukturerade och formaterade på ett sätt som underlättar för den som begärt ut data att hitta och få åtkomst till dem. I den metadata som finns kopplad till den datamängd som tillgängliggörs för vidareutnyttjande finns egenskaperna av datamängden beskriven (prop. 2021/22:225 s. 8377). Dessa krav aktualiseras främst när en offentlig aktör på eget initiativ tillgängliggör data för vidareutnyttjande, exempelvis genom att publicera dem på en webbsida.

Val av format

När det gäller valet mellan befintligt format eller öppet och maskinläsbart format gäller följande.

Om den sökande begär det så ska data tillgängliggöras i öppet och maskinläsbart format, om det är lämpligt samt praktiskt och tekniskt möjligt. De eventuella format som den sökande efterfråga ska då vara ledande i prövningen, och ska tillämpas om det är lämpligt samt praktiskt och tekniskt möjligt (prop. 2021/22:225 s. 83).

När en aktör tillgängliggör data för vidareutnyttjande på eget initiativ kan aktören i princip välja mellan att ge tillgång till data i befintligt format eller i ett öppet och maskinläsbart format. Dock måste du som offentlig aktör säkerställa att data tillgängliggörs på ett tillgängligt och sökbart sätt. Det innebär att de är strukturerade och formaterade på ett sätt som underlättar för en vidareutnyttjare att hitta och få åtkomst till dem. De ska också göras tillgängliga, tillsammans med tillhörande metadata (prop. 2021/22:225 s. 82–8377). Skälet till detta är att vidareutnyttjare på ett enkelt sätt ska kunna hitta den data som finns tillgängliggjord för vidareutnyttjande.

Läs mer om metadata som ska lämnas till Digg enligt 2 kap. 6 § öppna datalagen

Formatkrav för dynamiska data

Det finns särskilda krav på format för dynamiska data. Enligt 2 kap. 3 § öppna datalagen ska dynamiska data tillgängliggöras i ett maskinläsbart format genom ett lämpligt gränssnitt eller genom bulknedladdning. Med dynamiska data avses data som uppdateras ofta eller i realtid för att vara aktuella och relevanta att vidareutnyttja, 1 kap. 4 § öppna datalagen. Data som genereras av sensorer utgör ofta dynamiska data. Som utgångspunkt ska dynamiska data tillgängliggöras omedelbart efter att de har samlats in eller framställts (prop. 2021/22:225 s. 41).

Med gränssnitt avses här lämpliga applikationsprogrammeringsgränssnitt, så kallade API:er. Ett applikationsprogrammeringsgränssnitt kan beskrivas som en regeluppsättning för hur en viss programvara kan kommunicera med en annan programvara. Ett ordnat sätt att hämta och lämna data mellan programvaror.

Med bulknedladdning avses att en avgränsad datamängd laddas ned vid ett och samma tillfälle. Bulknedladdning kan vara lämpligt när det är fråga om större, avgränsade datamängder, medan överföring via gränssnitt kan lämpa sig för att tillgängliggöra mindre datamängder, där data kan tillgängliggöras direkt när de har framställts eller samlats in.