För dig som offentlig aktör

Elektronisk handel (e-handel) och elektronisk fakturering (e-faktura) för offentliga aktörer regleras i Sverige i form av lag, förordning och föreskrifter. Här beskriver vi vad som gäller för dig som offentlig aktör.

Lag och föreskrift om e-faktura

E-fakturalagen gäller fakturor som utfärdas till följd av följande lagar efter en offentlig upphandling som påbörjats från och med 1 april 2019:

  • Lag om offentlig upphandling (LOU)
  • Lag om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)
  • Lag om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)
  • Lag om upphandling av koncessioner (LUK)

De fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara e-fakturor som överensstämmer med den europeiska standard för e-fakturering som Europeiska kommissionen har hänvisat till i Europeiska unionens officiella tidning. Parterna kan dock komma överens om en annan standard för e-faktura.

Detta gäller för offentliga aktörer

Det är den offentliga aktören som behöver bedöma om ett inköp omfattas av någon av berörda upphandlingslagar.

Frågor om upphandling

Upphandlingsmyndigheten kan bistå vid frågor om upphandling och har även en välutvecklad frågeportal på sin webbplats.

En offentlig aktör ska kunna ta emot e-fakturor enligt europeisk standard eller överenskomma om annat elektroniskt format för faktura. Offentliga aktörer ska också vara anslutna till Peppols infrastruktur som fakturamottagare av e-fakturaformatet Peppol BIS Billing 3.

E-faktura

En e-faktura är en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura anses därmed inte vara en elektronisk faktura.

För att leva upp till lagens krav på europeiska standard för e-faktura rekommenderar DIGG att Peppol BIS Billing 3 används.

DIGG rekommenderar att Peppolnätverket används för sändande och mottagande av Peppol BIS Billing 3 och att ingen konvertering görs mellan olika format för att säkerställa att ingen information förloras på fakturan.

Om en leverantör inte skickar e-faktura

Om en leverantör efter flera påminnelser inte skickar e-fakturor alternativt skickar felaktiga e-fakturor kan leverantören anmälas till DIGG som då genomför en utredning. Leverantören kan föreläggas att sända e-faktura och detta kan även kopplas till ett vite.

Fakturor som inte uppfyller kraven

Förordning och föreskrifter om e-handel

Myndigheter under regeringen lyder under förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. DIGG har meddelat föreskrifter kopplade till förordningen, Föreskrifter om hantering av beställningar och standarder vid elektroniskt informationsutbyte (MDFFS 2021:1).

Enligt förordningen ska myndigheter under regeringen i sin verksamhet främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen. Myndigheter med fler än 50 anställda ska hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Det finns dock några undantag till förordningen.

DIGG har meddelat föreskrifter om hanteringen av beställningar och om standarder vid elektroniskt informationsutbyte som gäller i samband med beställning, leverans och fakturering av varor och tjänster.

I föreskrifter står bland annat följande:

  • Samtliga myndigheter, oavsett antal anställda, ska tillhandahålla en leverantörsportal för faktura, myndigheter med fler än 50 anställda ska även erbjuda leverantörsportal för produktkatalog och order.
  • En beställning ska i normalfallet godkännas i myndighetens IT-system av ansvarig chef eller motsvarande innan den kommuniceras till leverantör.
  • När fakturering sker mellan myndigheter ska fakturautställaren överföra fakturan elektroniskt till fakturamottagaren och mottagaren ska ta emot fakturan elektroniskt.
  • När fakturering sker till en utomstatlig fakturamottagare ska myndigheten överföra fakturan elektroniskt om mottagaren godkänner det.
  • Samtliga myndigheter ska välja ett ändamålsenligt överföringssätt för elektroniska meddelanden.
  • Samtliga myndigheter ska vara registrerade i Peppol för att kunna ta emot elektroniska fakturor. Samtliga myndigheter ska även kunna skicka elektroniska fakturor i Peppols infrastruktur.
  • Statliga myndigheter ska ha kapacitet att e-handla enligt de standarder som anges i föreskriften.

Angränsande förordning och föreskrift

Enligt 21 f § förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska en myndighet hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt.
Ekonomistyrningsverket har gett ut föreskrifter och allmänna råd till förordningen.

Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet (esv.se) Länk till annan webbplats.

DIGG:s rekommendationer inom e-handel

DIGG rekommenderar att offentliga aktörer använder sig av Peppolnätverket för att sända och ta emot alla typer av e-handelsmeddelanden. När offentliga aktörer registrerar sig som mottagare av elektroniska e-handelsmeddelanden underlättas kontakten och översändandet av meddelanden för leverantörer till offentlig sektor då exempelvis upphandlande myndigheter enkelt kan hittas och faktureras elektroniskt.

DIGG rekommenderar också att offentliga aktörer i sin roll som säljare hantera beställnings- och fakturaflöden elektroniskt om den egna verksamheten kan effektiviseras eller om det ger betydande serviceeffekter. Ett elektroniskt flöde ger möjlighet till positiva miljöeffekter samt effektivare processer med tids- och kostnadsbesparingar för både sändare och mottagare.

DIGG rekommenderar att även Kommuner och Regioner tillhandahåller en leverantörsportal för de leverantörer som inte själva har möjlighet till elektroniskt informationsutbyte eller som sänder endast ett fåtal fakturor till offentliga aktörer.

Peppol för offentliga aktörer

Frågor och svar

Det finns några fall då en faktura inte behöver skickas elektroniskt:

  • När upphandlingen har påbörjats före lagen trädde i kraft, det vill säga den 1 april 2019, kan leverantören fortsätta skicka fakturor i det format som är avtalat.
  • När e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Det är den upphandlande enheten som avgör om det finns en sådan risk för specifika fakturaflöden.
  • När betalningen sker kontant eller med betalkort. Lagen medför alltså inte någon ytterligare faktureringsskyldighet för finansiella tjänster utöver bestämmelserna i mervärdesskattelagen (1994:200).

Mervärdesskattelag (riksdagen.se) Länk till annan webbplats.

Förordningen gäller endast statliga myndigheter under regeringen.
Enligt 3 § gäller kravet på att hantera utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt myndigheter med fler än 50 anställda. Kravet gäller dock inte för beställningar som

  1. görs av Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk, Försvarets radioanstalt, Totalförsvarets forskningsinstitut eller Säkerhetspolisen, eller
  2. är olämpliga att hantera elektroniskt av sekretesskäl eller säkerhetsskyddsskäl.

Enligt 4 § får DIGG i enskilda fall besluta om undantag från kravet i 3 § samt tillhörande föreskrifter om det behövs i avvaktan på att en myndighet ska kunna ansluta sig till sådana tjänster för elektroniska beställningar som tillhandahålls av Statens servicecenter eller om det finns andra särskilda skäl.

Ja, e-fakturalagen gäller oavsett vilket förfarande som den upphandlande myndigheten har genomfört sin upphandling enligt. Av förarbetena framgår att lagen ska tillämpas på alla upphandlingsförfaranden, inklusive vid direktupphandlingar.

Om en leverantör inte skickar e-fakturor alternativt skickar felaktiga e-fakturor kan leverantören anmälas till DIGG som då genomför en utredning. Leverantören kan föreläggas att sända e-faktura och detta kan även kopplas till ett vite. DIGG föreslår dock alltid att parterna först för en dialog sinsemellan innan anmälan sker.

Nej, en PDF-faktura är inte en e-faktura.

Enligt föreskrifter till Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte är en e-faktura en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt.

En PDF-faktura uppfyller inte dessa krav och kan därmed inte räknas som en e-faktura enligt e-fakturalagen.

Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (svenskforfattningssamling.se) Länk till annan webbplats.

Leverantörsfakturor i offentlig sektor är att betrakta som en inkommen handling i form av räkenskapsinformation. Att ni får flera versioner av fakturan är inte önskvärt. Det kan också innebära merarbete för er att reda ut vilken handling som är korrekt, om ni exempelvis upptäcker skillnader mellan e-fakturan och bilagan (fakturabilden i PDF).

En e-faktura i formatet Peppol BIS som är översänd via Peppols nätverk bryter mot Peppols regelverk om det till fakturan finns en bifogad fakturabild som bilaga. Det ska endast finnas en originalhandling som i detta exempel utgörs av den elektroniska Peppol BIS 3 fakturan.

Du ska kontakta er leverantör (fakturautställaren) och begära att denna felaktiga hantering av bilagor genast upphör. Däremot är andra typer av PDF-dokument, som kan anses vara underlag till fakturan, tillåtet att bifoga.

När en e-faktura är överförd till er utanför Peppols nätverk kontaktar ni även i detta fall fakturautställaren och begär att de slutar med att skicka en fakturabild som en bilaga.

Se även SFTI:s uttalande om bilagor och fakturakopior.

Bilagor till e-faktura (sfti.se) Länk till annan webbplats.

Vi utgår ifrån att det aktuella inköpet i samtliga fall är kopplade till någon av upphandlingslagarna LOU, LUK, LUF eller LUFS.

  • En påminnelse om obetald faktura är ingen faktura utan hänvisar till en tidigare inkommen faktura. En påminnelse behöver därför inte skickas i elektroniskt format.
  • Inkassoprocessen är en helt annan process än fakturaprocessen. E-fakturaformatet innehåller inte heller den information som ska finnas i ett inkassokrav. Inkassokrav bedöms därför inte omfattas av e-fakturalagstiftningen och ska sändas på papper.
  • En räntefaktura är en ny handling med nytt fakturanummer, den avviker beloppsmässigt från den ursprungliga fakturan och ska ha ett nytt verifikationsnummer – skickas som e-faktura.

Ett avtal som förnyas per automatik ses inte som en ny upphandling om avtalet är ingånget före den 1 april 2019. Nyttjandet av en ändrings- eller optionsklausul är inte att betrakta som en ny upphandling enligt LOU om förutsättningarna enligt 17 kap. 10 § LOU Länk till annan webbplats. är uppfyllda. Den aktuella bestämmelsen gäller även för avtal som upphandlats enligt gamla LOU. Motsvarande bestämmelser finns i LUF och LUK. Dock finns inte motsvarande bestämmelse i LUFS, men motsvarande bör rimligen gälla där.

Ja. Alla varu- och tjänsteleverantörer omfattas av e-fakturalagen, oavsett i vilket land leverantören finns.

Ja, i de fall fakturan har upprättats till följd av upphandling som omfattas av e-fakturalagen som påbörjats från den 1 april 2019.

Fakturering mellan myndigheter ska ske elektroniskt enligt 3§ Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och tillhörande föreskrifter. Statliga myndigheter ska också sända elektroniska fakturor till sina utomstatliga mottagare om mottagaren godkänner detta.

I e-fakturalagen anges att den e-fakturastandard som ska användas för fakturering ska vara i enlighet med vad Europeiska kommissionen har hänvisat till i Europeiska unionens officiella tidning.

Den europeiska standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura, till exempel fakturanummer samt köparens och säljarens uppgifter. När man utväxlar e-fakturor enligt den europeiska standarden kan två olika XML-format användas: UBL (Universal Business Language) och CII (Cross Industry Invoice).

Upphandlande myndigheter och enheter ska kunna ta emot båda XML-formaten medan leverantörerna kan välja att använda ett av dem, och UBL är det absolut vanligaste.

DIGG rekommenderar att e-fakturaformatet Peppol BIS Billing 3 används för att säkerställa att lagens krav på format och innehåll uppnås. Peppol BIS Billig 3 är en implementering av den europeiska standarden för e-faktura.

Det är inte obligatoriskt för en leverantör i privat sektor att ansluta sig till Peppol. Det betyder att det är upp till varje offentlig aktör att bedöma om det är lämpligt att ställa krav på Peppol som infrastruktur i en upphandling.

Om du som offentlig aktör behöver stöd i kravställningen rekommenderar vi dig att läsa SFTI:s handledning för krav på e-handel.

Krav på e-handel i samband med upphandling (sfti.se) Länk till annan webbplats.

Det är vid sändning och mottagande av e-faktura som den nya europeiska standarden ska följas. Format som hanteras innan sändning respektive efter mottagandet hanteras på det sätt som respektive organisation önskar. Organisationen ansvarar även för att alla skickade /mottagna elektroniska original är spårbara och att informationen i fakturan är korrekt efter genomförda konverteringar.

DIGG rekommenderar att konverteringar mellan olika format undviks för att minimera risken av informationsförlust på fakturan.

Ja, det behöver ni efter den 1 april 2019. DIGG rekommenderar att aktörer i den svenska offentliga sektorn säkerställer att er e-handelstjänst eller motsvarande it-stöd kan hantera CII-formatet per den 1 april 2019. Då är ni redo att vid förfrågan kunna tillmötesgå ett sådant önskemål från er leverantör.

Ytterst få leverantörer hanterar CII i dag. Kravet har tillkommit eftersom vissa intressegrupper i det europeiska standardiseringsarbetet argumenterat för att inkludera detta format.

Mot bakgrund av den begränsade användningen är det vare sig nödvändigt eller lämpligt att på förhand registrera sig som mottagare av CII i PEPPOL-nätverket. Innan en anslutning bör ni ha kontakt med leverantören i fråga. CII är inte lika etablerat i Europa som UBL-formatet, och det finns mindre omfattande tekniskt stöd tillgängligt. Vid de första anslutningarna kan det därför vara bra att testa så att det verkligen fungerar.

Nej, det behöver ni inte. Kravet att hantera CII gäller enbart då ni tar emot fakturor från leverantörer efter den 1 april 2019.

Med leverantörsportal avses ett webbgränssnitt som tillhandahålls av en offentlig aktör och där leverantörerna manuellt kan registrera elektroniska kataloger, ta emot elektroniska beställningar samt skicka orderbekräftelser och elektroniska fakturor.

Senast uppdaterad: