Anpassa förfarandet och följ kraven
Stegen på den här sidan visar användarens resa när den behöver genomföra ett ärende gränsöverskridande samt vilka krav SDG-förordningen ställer.
SDG-förordningen ställer krav på förfaranden som behöriga myndigheter behöver ni göra anpassningar för att uppfylla dem. Samtliga förfaranden ska vara icke-diskriminerande. Förfaranden som omfattas av bilaga II har utökade krav – de ska vara helt online.
Stödfrågor för att komma igång
Exempel på frågor som ni kan ställa er.
- Vilka steg behöver en användare göra?
- Hur identifieras användaren?
- Vilken information och vilka bevis behöver användaren tillhandahålla?
- Hur tillhandahåller användaren information och bevis?
- Finns det krav på att användaren undertecknar ansökan eller anmälan
- Behöver användaren genomföra en betalning?
- Hur tar användaren emot resultatet av ärendet?
Film från Digg forum: SDG-förordningen, identitetsmatchning och digital post – hur hänger det ihop?
För att göra det möjligt för privatpersoner och företag att utföra ärenden online över landgränser krävs olika tekniska lösningar. Digg tillhandahåller några av de digitala tjänster som gör det möjligt att uppfylla SDG-förordningens krav på att utföra förfaranden online.
I den här filmen berättar Karolin Kühn, specialist inom SDG-förordningen bland annat om hur tjänsterna identitetsmatchning och digital post kommer in i processen för att användare ska kunna utföra förfaranden online.
Filmen är från Digg forum 24 oktober 2023.
Längd: cirka 21 minuter.
1. Användaren ska lätt kunna hitta till förfarandet
För att gränsöverskridande användare lätt ska hitta förfarande och få tillgång informationen om förfarandet ska ni tillhandahålla information om förfarandet på er egna webbplats som användaren blir länkad till från den gemensamma digitala ingången till Europa (Your Europe - europa.eu
Länk till annan webbplats.).
Informationen om förfarandet ska vara på engelska och uppfylla vissa krav enligt SDG-förordningen.
Här kan du läsa om vilka krav som ställs på webbsidor som omfattas av SDG: Tillhandahålla information
Här kan du läsa om vilka krav som ställs på informationen om förfaranden: Krav på information
De webbsidor som rör ett förfarande och som ska ha SDG-metataggar samt taggas med metataggen procedure är de webbsidor som har information om förfarandet och den webbsida där användaren länkas till eller hittar förfarandet. Oavsett om förfarandet är online eller offline. Varje webbsida i förfarandet behöver inte taggas.
I SDG-förordningen artikel 10 punkt 1 hittar du vad som avses med information om förfarandet, det är t.ex. information som beskriver stegen användaren behöver genomgå för att utföra förfarandet. Du kan också läsa en sammanställning av artikel 10 punkt 1 på den här sidan: Krav på information | Digg
Läs mer om metataggar på den här sidan: Länkar och metataggar | Digg
Översätta förfarandet eller tillhandahålla anvisningar på engelska
Den gränsöverskridande användaren behöver förstå vad den behöver göra för att genomföra förfarandet. Den behöver därför information på engelska.
Följande språkkrav på förfaranden finns enligt SDG-förordningen:
- Information på engelska om förfarandet.
- Anvisningar på engelska om hur användaren utför förfarandet. Alternativt att själva förfarandet översätts.
Diggs tolkning är att det inte är ett krav på att hela förfarandet ska vara på engelska. Diggs tolkning är att användaren behöver få tillräckligt med anvisningar på engelska för att kunna genomföra förfarandet. Det kan med andra ord räcka med information på en sida med t.ex. en lathund eller liknande som ger användaren information om vilken information som ska ges i respektive fält. Vi anser dock att detta alternativ är mindre optimalt i jämförelse med en översättning direkt i tjänsten. Vår tolkning är baserad på följande lagrum.
Skäl 19 i SDG-förordningen säger följande.
När användare utför onlineförfaranden över landsgränser bör de kunna få alla relevanta förklaringar på ett officiellt unionsspråk som i huvudsak förstås av största möjliga antal användare i andra länder. Detta innebär inte att medlemsstaterna måste översätta sina administrativa formulär som hör till förfarandet eller resultatet av förfarandet till det språket. Medlemsstaterna uppmuntras emellertid att använda tekniska lösningar som skulle göra det möjligt för användarna att i så många fall som möjligt utföra förfarandena på det språket, samtidigt som medlemsstaternas regler för språkanvändning respekteras.
Artikel 13 punkt 2 a i SDG-förordningen säger följande.
Användarna kan få tillgång till anvisningar om utförande av förfarandet på ett av unionens officiella språk som i huvudsak förstås av största möjliga antal användare i gränsöverskridande situationer, i enlighet med artikel 12.
Här kommer några exempel på hur andra har gjort och resonerat i frågan om att översätta hela förfarandet eller använda sig ut av anvisningar på engelska
- PTS har utvecklat en e-tjänst som både finns på svenska och engelska där man väljer språk i menyn. De hade inget arv att ta hänsyn till så de tycker att det var den enklaste lösningen.
- Pensionsmyndigheten valde att översätta de e-tjänster som omfattas av SDG till engelska. För Pensionsmyndigheten var det viktigt att personen själv kan välja språk och att språket inte valdes av vilken e-legitimation som användes. Därav kan en person med en svensk e-legitimation välja att använda den engelska e-tjänsten.
- Elsäkerhetsverket har valt att översätta hela e-tjänsten, så användaren kan växla mellan svenska och engelska.
2. Behöver användaren identifieras?
Användare i gränsöverskridande situationer ska kunna identifiera sig på samma inloggningssätt som inhemska användare. Erbjuder ni exempelvis identifiering med e-legitimation i era e-tjänster så behöver ni även erbjuda möjligheten att logga in med europeisk e-legitimation. Det innebär att ni behöver ha identifieringsalternativet Foreign eID i e-tjänsten och vara anslutna till eIDAS.
Säkerställ att era e-tjänster och verksamhetssystem:
Kan hantera utländska identitetsbeteckningar enligt eIDAS-standard i enlighet med kraven i eIDAS-förordningen. Det innebär att ni kan behöva hantera andra identitetsbeteckningar än svenska person- eller styrkt samordningsnummer.
Ger gränsöverskridande användare möjligheten att använda sig av e-tjänsten och därmed kunna genomföra förfarandet.
För förfaranden som omfattas av artikel 6 i SDG-förordningen ska identifiering av användare kunna utföras helt online på ett användarvänligt och strukturerat sätt.
Ni behöver analysera på vilken nivå era användare behöver identifiera sig. Exempelvis behöver ni se över om användaren behöver identifiera sig med en e-legitimation eller om det räcker att denna anger användarnamn och lösenord.
Det finns sedan tidigare lagkrav på att e-tjänster som tillhandahålls av en offentlig aktör där det är möjligt att logga in med e-legitimation även ska erbjuda inloggning med utländska e-legitimationer enligt eIDAS. Det regleras i en EU-förordning som kallas eIDAS-förordningen.
I vissa fall har användare en svensk identitetsbeteckning sedan tidigare. I de fallen kommer det att finnas möjligheten att använda tjänsten ID-matchning för identitetsmatchning. Tjänsten syftar till att koppla utländska identitetsbegrepp enligt eIDAS-standard med en befintlig svensk identitetsbeteckning, alltså ett svenskt person- eller styrkt samordningsnummer. ID-matchning fungerar därför bara om den gränsöverskridande användaren har ett svenskt identitetsbegrepp att kopplas mot.
Glöm inte bort att analysera om det förekommer situationer där användarna inte kommer att ha en svensk identitetsbeteckning sedan tidigare. Om ni har sådana användare behöver ni även kunna hantera dem så de också kan genomföra förfarandet.
Observera att förfaranden som i ett senare steg ger möjlighet till bevisutbyte via det tekniska systemet behöver tillåta identifiering med eIDAS innan bevis kan utbytas.
3. Hur anger användaren uppgifter och information?
Analysera vilken information användaren behöver lämna i förfarandet, exempelvis namn, adress eller liknande. Gränsöverskridande användare ska ha möjlighet att lämna de uppgifter som krävs, även om uppgifterna har en annan struktur än liknande uppgifter från en inhemsk användare. Den tekniska lösningen för att lämna uppgifter ska vara samma eller liknande.
Det innebär exempelvis att om inhemska användare kan fylla i ett webbformulär så ska gränsöverskridande användare också kunna fylla i ett webbformulär, med samma tekniska lösning som de inhemska användarna använder eller en alternativ teknisk lösning.
Kom ihåg att användandet inte får begränsas. Adress, telefonnummer och personnummer ska kunna anges i både svenska och andra europeiska format (se skäl 18 i SDG-förordningen).
Förfaranden som omfattas av bilaga II enligt SDG-förordningen ska uppfylla kraven enligt artikel 6 i SDG-förordningen att vara helt online. Det innebär att användaren elektroniskt och på distans ska kunna lämna information på ett användarvänligt och strukturerat sätt.
Ett strukturerat sätt kan vara ett webbformulär. Att behöva skicka in uppgifterna via E-post eller en PDF räknas i detta fall inte som ett strukturerat sätt.
Det kan i vissa fall innebära att ni behöver utveckla era förfaranden för att uppfylla kravet på att informationen kan skickas in användarvänligt och strukturerat.
4. Hur tillhandahåller användaren bevis?
Om användaren behöver tillhandahålla något typ av bevis för att kunna utföra förfarandet så ska det kunna göras på samma sätt som inhemska användare gör, eller genom en liknande teknisk lösning.
Med bevis menas i detta fall att användaren behöver styrka eller bevisa efterlevnad av olika gällande krav. Det kan till exempel vara ett födelsebevis eller anställningsbevis.
Förfaranden som endast omfattas av bilaga I kan inte använda sig av bevisutbyte via det tekniska systemet för bevisutbyte.
Läs mer om hur ni analyserar om ert förfarande omfattas av bilaga I eller II:
I de fall förfarandet omfattas av bilaga II blir även kraven på bevisutbyte enligt artikel 14 tillämpliga. Det innebär att om beviset finns hos en behörig myndighet i något annat EU-land ska användaren kunna hämta det direkt från källan, alltså att ni ska ge användaren möjligheten att hämta beviset via det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte.
Läs mer på sidan Analysera behov av bevishämtning
I de fall användaren väljer att ladda upp dokumenten själv eller de inte går att hämta via det tekniska systemet för bevisutbyte gäller fortsatt kraven på att detta ska kunna göras på ett användarvänligt och strukturerat sätt.
Exempel
När användaren ska ansöka om exempelvis ett tillstånd, behöver denne bifoga en handling som utfärdas av en behörig myndighet i en annan medlemsstat för att bevisa någon omständighet såsom att denne är skuldfri. Handlingen är i så fall ett sådant bevis som ska utbytas via det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte.
Om användaren däremot behöver bifoga en handling som inte finns hos en annan behörig myndighet såsom ett anställningsavtal kan den handlingen inte utbytas via det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte.
5. Underteckna och stämpla handlingar
Analysera om det finns krav på att användaren undertecknar ansökan eller anmälan i era förfaranden. Undertecknande är inte ett tvingande steg i ett förfarande, utan styrs av respektive förfarandes gällande författningar.
Om inhemska användare kan underteckna eller stämpla handlingar enligt eIDAS-förordningen, så ska gränsöverskridande användare också kunna göra det (artikel 13.2 c i SDG-förordningen).
Användaren ska kunna underteckna och göra den slutliga inlämningen av förfarandet på ett användarvänligt och strukturerat sätt på distans.
6. Betalning
Om förfarandet förutsätter en betalning ska alla användare kunna betala alla avgifter online med hjälp av allmänt tillgängliga gränsöverskridande betalningstjänster, utan diskriminering på grund av betaltjänstleverantörens etableringsort, betalningsinstrumentets utfärdandeort eller den plats där betalkontot finns inom unionen (artikel 13.2 e i SDG-förordningen).
Ett exempel på diskriminering är att avgifter bara kan betalas via system som finns (allmänt) tillgängliga för inhemska användare.
7. Motta resultatet på elektronisk väg
I förfaranden som omfattas av bilaga I ska ni erbjuda gränsöverskridande användare att få resultatet elektroniskt om inhemska användare får resultatet på det sättet (artikel 13.2 d SDG-förordningen).
Exempel på ett resultat kan vara en
- bekräftelse på att ansökan är mottagen eller
- ett beslut om att personen är antagen.
I förfaranden som omfattas av kravet "helt online" måste resultatet av förfarandet tillhandahållas elektroniskt. Det kan levereras fysiskt om det är nödvändigt för efterleva tillämplig unionsrätt eller nationell rätt. För dessa förfaranden ska användarna också få ett elektroniskt meddelande om att förfarandet har utförts.
Lösning för att skicka elektroniska meddelanden
Ni kan antingen använda er av en egen lösning (t.ex. Mina sidor) för att uppfylla kravet eller så kan ni använda den lösning som Digg just nu utvecklar. Lösningen som vi utvecklar är en digital brevlåda för privatpersoner inom EU, läs mer under Digital post över landsgränserna.
Digg utvecklar nu den statliga digitala brevlådan Min myndighetspost för att kunna hantera digital post över landsgränsen. Det betyder att EU-medborgare kan skaffa en digital brevlåda för att ta emot post digitalt från offentliga aktörer.
För att uppfylla kravet på elektronisk kommunikation behöver du fundera på om ni vill använda vår lösning eller om ni vill använda en egen lösning. Exempel på en egen lösning kan vara ett Mina ärenden.
Frågor och svar
När underskrift ska/bör användas är oberoende av om underskriften är elektronisk eller traditionell. Det är verksamheten eller sektorerna själva som måste ta ställning till om och hur underskrift ska användas.
Om förfaranden inom de områden som anges i bilaga I kan användas och utföras online av inhemska användare, ska förfarandet även kunna användas och utföras online av användare från andra EU-länder på ett icke-diskriminerande sätt. Förfaranden som omfattas av bilaga II ska vara helt digitaliserade senast den 12 december 2023. Detta gäller oavsett om förfarandet varit möjligt att utföra online tidigare eller inte.
Förfaranden som omfattas av tjänstedirektivet, yrkeskvalifikationsdirektivet och upphandlingsdirektiven ska redan vara digitala sedan tidigare. Här lägger SDG-förordningen till ytterligare krav på att det ska gå att utbyta bevis via det tekniska systemet för bevisutbyte.
Icke-diskriminerande är ett begrepp som används i SDG-förordningen. Det betyder att om inhemska användare kan genomföra ett förfarande online/digitalt ska även gränsöverskridande användare kunna göra det. Gränsöverskridande användare ska inte bli diskriminerade. Vilka krav ett förfarande behöver uppfylla för att anses icke-diskriminerande är kraven enligt artikel 13 i SDG-förordningen. Förfaranden som ska vara icke-diskriminerande är samtliga onlineförfaranden som omfattas av SDG-förordningen, det vill säga de förfaranden enligt bilaga I som idag är online för inhemska användare samt förfaranden enligt bilaga II.
Helt online är ett begrepp som används i SDG-förordningen. Det betyder att om förfarandet omfattas av bilaga II i SDG-förordningen ska förfarandet kunna utföras helt online oavsett om förfarandet är offline eller online för inhemska användare i dagsläget. Vilka krav ett förfarande behöver uppfylla för att anses vara helt online är kraven enligt artikel 6 i SDG-förordningen. För bilaga II-förfaranden ska även bevisutbyte kunna ske genom det tekniska systemet. Det kravet finns beskrivet i artikel 14 i SDG-förordningen.
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: