Tillhandahålla förfaranden
På den här sidan kan du läsa om vad ett förfarande är, hur din organisation analyserar om ni har förfaranden, vilka förfaranden som omfattas av SDG-förordningen samt vilka krav som ställs på de olika förfarandena.
Vad behöver ni göra?
En behörig myndighet ska inom ramen för sitt ansvarsområde ge tillgång till information om och anpassa sina förfaranden som omfattas av SDG-förordningen på ett sätt som uppfyller kraven i artiklarna 6, 10 och 13 (3 och 4 § lag [2022:126) med kompletterande bestämmelser till EU:s förordning om en gemensam digital ingång).
- Analysera om ni har förfaranden som omfattas av SDG-förordningen, ett bra sätt för att komma igång är att identifiera flöden i er verksamhet.
- Informera Digg om vilka förfaranden enligt SDG-förordningen ni omfattas av. Läs mer på sidan Anmäl behörig myndighet och inkom med information.
- Se till att Your europe länkar till information om förfarandet och att informationen följer kraven. Läs mer på sidan Tillhandahålla information.
- Analysera om förfarandet behöver uppfylla kraven på att vara icke-diskriminerande.
- Om det är ett onlineförfarande enligt bilaga I se till att förfarandet följer kraven på icke-diskskriminerande. Läs mer på sidan Anpassa förfarandet och följ kraven.
- Analysera om förfarandet behöver uppfylla kraven på att vara helt online.
- Om det är ett förfarande enligt bilaga II se till att det utöver kravet på icke-diskriminering följer kravet på helt online. Läs mer på sidan Anpassa förfarandet och följ kraven.
Film från Digg forum: Single digital gateway och rättsliga frågor
Den digitala ingången Single digital gateway (SDG) ska göra det enklare för privatpersoner och företag, att få tillgång till relevant information och kunna utföra tjänster digitalt hos offentliga aktörer inom hela EU. De olika delarna bidrar till att skapa en gränsöverskridande digital infrastruktur.
Tove Åkerman, jurist på Digg, berättar om SDG utifrån juridiskt perspektiv och besvarar rättsliga frågor.
Filmen är från Digg forum 28 mars 2023.
Längd: cirka 16 minuter.
Vad är ett förfarande?
Ett förfarande kan förklaras som ett ärende eller process som en privatperson eller företag går igenom hos en aktör, ofta via en e-tjänst. Förfaranden kan också vara offline, t.ex. via en fysisk blankett.
Enligt SDG-förordningen är ett förfarande en sekvens av handlingar som användare måste utföra för att uppfylla kraven eller för att erhålla ett beslut från en behörig myndighet för att kunna utöva sina rättigheter på de områden av den inre marknaden som anges i bilaga I (artikel 2.2 a. och artikel 3.3).
Det innebär att ett förfarande är något en fysisk eller juridisk person måste göra för att uppfylla krav eller för att kunna få ett beslut för att i slutänden kunna utöva rättigheter enligt förordningen. Det kan till exempel vara genom att göra en ansökan, en anmälan eller registrera något hos en behörig myndighet. Sådana processer anses vara ett förfarande enligt SDG-förordningen, oberoende av om det är en digital process är eller inte. Ett förfarande kan alltså se ut på olika sätt, exempelvis att en person behöver fylla i en blankett, skicka in ett brev, ett e-postmeddelande eller kan använda sig av en e-tjänst.
Begreppet Förfarandeportal används i artikel 1.19 i genomförandeförordningen för det tekniska systemet för gränsöverskridande utbyte av bevis.
Genomförandeförordningens definition av begreppet är "webbsida eller mobilapplikation där en användare kan få tillgång till och utföra ett sådant onlineförfarande som avses i artikel 14.1 i förordning (EU) 2018/1724".
En förfarandeportal är i många fall en e-tjänst. Det är förfarandeportalen som anpassas för att användaren ska kunna hämta bevis.
De aktörer som omfattas av SDG-förordningen kallas behöriga myndigheter. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommun, en region, ett kommun- eller regionägt företag eller en privat aktör.
Det finns inte något uttryckligt krav på exempelvis offentlig finansiering för att omfattas av SDG-förordningen. Det som är avgörande är om aktören har specifikt ansvar för information, förfaranden eller hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas av förordningen (artikel 3.4 SDG-förordningen). Aktören kan ha inrättats på nationell, regional eller lokal nivå.
Vilken information och vilka förfaranden och hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas framgår av bilaga I-III till SDG-förordningen.
Vilka förfaranden omfattas av SDG-förordningen?
De förfaranden som omfattas av SDG-förordningen är förfaranden som användare behöver genomföra för att kunna utöva sina rättigheter och efterleva skyldigheter inom de områden som anges i bilaga I samt förfarandena enligt bilaga II till SDG-förordningen.
Förfaranden delas in i följande grupper och det är olika krav på de olika typerna av förfarandena:
- Offline förfaranden som omfattas av bilaga I
- Online förfaranden som omfattas av bilaga I
- Förfaranden (oavsett om de är offline eller online) som omfattas av bilaga II
Ni behöver analysera om er verksamhet har förfaranden (både offline och online) som omfattas av bilaga I eller bilaga II i SDG-förordningen.
Har ni förfaranden som omfattas av SDG-förordningen?
Analysera om ni har förfaranden enligt bilaga I och II i SDG-förordningen. Ett bra första steg är att identifiera vilka flöden ni har inom era verksamheter och därefter analysera vilka av dessa verksamhetsflöden som har förfaranden som faller inom SDG-förordningen.
Till hjälp att identifiera och analysera era verksamhetsflöden kommer här några exempel på frågor ni kan ställa er:
- Vad har vi för inkommande ärenden?
- Tar vi emot någon form av ansökan?
- Beviljar vi exempelvis tillstånd?
- Tar vi emot registreringar?
- Erhåller vi exempelvis någon form av handling eller bevis?
- Utfärdar vi någon certifiering?
- Inom vilken del av organisationen finns flödena?
Vilka krav ställs på de olika förfarandena?
SDG-förordningen omfattar samtliga förfaranden som användare behöver utföra för att kunna utöva sina rättigheter och efterleva skyldigheter på de områden av inre marknaden som anges i bilaga I i SDG-förordningen. Vissa förfaranden eller delar av förfaranden omfattas även av bilaga II i SDG-förordningen. Det ställs olika krav på olika typer av förfaranden.
Krav | Typ av förfaranden som omfattas |
|---|---|
Information om förfarandet ska tillhandahållas enligt artikel 4.b och 10 | Samtliga förfaranden som omfattas av SDG-förordningen (offline och online) |
Förfarandet ska fungera icke diskriminerande och uppfylla minimikraven i artikel 13 | Samtliga onlineförfaranden som omfattas av SDG-förordningen |
Förfarandet ska vara helt online i enlighet med kraven i artikel 6 | Förfaranden som anges i bilaga II, oavsett om förfarandet är offline eller online idag |
Bevisutbyte ska kunna ske genom det tekniska systemet i enlighet med artikel 14 | Förfaranden som anges i bilaga II och förfaranden enligt direktiven 2005/36/EG |
Som ett stöd i arbetet med att anpassa ett förfarande så förfarandet uppfyller kraven har vi en vägledning som också kan användas som en användarresa.
Anpassa förfarandet och följ kraven
Offlineförfaranden enligt bilaga I
För dessa förfaranden finns kravet att det ska finnas information om hur användaren kan genomföra förfarandet (Artikel 10 i SDG-förordningen).
Onlineförfaranden enligt bilaga I
Förfaranden som omfattas av bilaga I och som på något sätt är online ska också uppfylla kravet på information så som det är beskrivet för offline förfarande enligt bilaga I. Det som utökar kraven på onlineförfaranden enligt bilaga I är att förfarandena ska vara icke-diskriminerande (artikel 13 i SDG-förordningen). Det innebär att om en inhemsk användare kan använda sig av och utföra ett förfarande online så ska användare i en gränsöverskridande situation också kunna göra det online. Det kan ske med samma tekniska lösning eller en alternativ teknisk lösning.
Med gränsöverskridande situation avses en situation som inte i alla avseenden är begränsad till en enda medlemsstat inom EU (artikel 3.5 i SDG-förordningen). Det kan t ex vara en användare från en annan medlemsstat som är bosatt eller arbetar i Sverige. Det kan även vara en användare från en annan medlemsstat som inte befinner sig i Sverige eller en svensk medborgare som tillfälligt bor eller arbetar i en annan medlemsstat.
Förfaranden enligt bilaga II
Förfaranden som omfattas av bilaga II i SDG-förordningen har som krav att vara tillgängliga helt online för användare (artikel 6 i SDG-förordningen), oavsett om förfarandet är offline eller online i dagsläget. Hela eller delar av ett förfarande kan omfattas av bilaga II. Vilka delar som omfattas framgår av kolumnen ”förväntat resultat” i bilagan.
Du kan läsa mer i Kommissionens vägledande dokument om tillämpningen av bilaga II. Dokumentet finns på webbsidan SDG (Single Digital Gateway) library
Länk till annan webbplats. och heter Guidance on procedures (Annex II).
De delarna som inte omfattas av bilaga II och kraven på att vara helt online omfattas ändå av kravet på att vara icke-diskriminerande.
Exempel på hela eller delar av ett förfarande enligt bilaga II
Att lämna in en inledande ansökan om antagning till en offentlig inrättning för högre utbildning omfattas t ex av bilaga II, men bara fram till bekräftelse på mottagande av ansökan. När det gäller ansökan om akademiskt erkännande av examensbevis omfattas även beslut i ärendet.
För de delar av ett förfarande som inte omfattas av bilaga II gäller fortfarande kraven enligt artikel 4 (att information ska tillhandahållas) och artikel 13 (icke-diskriminering).
Exempel: Starta företag och bedriva affärsverksamhet
EU-kommissionen tillhandahåller en vägledning om hur bilaga II i SDG-förordningen ska tolkas. Exempelvis anges att förfaranden som omfattas av tjänstedirektivet omfattas även av bilaga II – område starta företag och bedriva affärsverksamhet.
Där framgår bland annat att begreppet affärsverksamhet kan likställas med förvärvsverksamhet, vilket gäller ett stort antal förfaranden. Exempelvis berörs förfaranden som sedan tidigare omfattas av tjänstedirektivet. Även andra förfaranden där företag behöver göra en anmälan eller söka om ett tillstånd ingår.
Läs mer i EU-kommissionens vägledningsdokument Guidance on procedures (Annex II) som du hittar på sidan SDG (Single Digital Gateway) library Länk till annan webbplats..
Läs mer om tjänstedirektivet hos Kommerskollegium tjänstedirektivet Länk till annan webbplats.
Exempel: Studerandeområdet
Ett informationsområde som anges i bilaga 1 är ”Utbildning eller praktik i en annan medlemsstat”. Detta inkluderar bl.a. rättigheter, skyldigheter och regler om utbildningsystem, inklusive förskoleverksamhet och barnomsorg, grundskola och gymnasium, högre utbildning och vuxenutbildning”.
Förfaranden som en gränsöverskridande användare behöver utföra för att utöva sina rättigheter inom detta område, t ex att ansöka om en utbildningsplats, omfattas av SDG-förordningen. Ansvarig behörig myndighet ska då tillhandahålla information om ansökningsförfarandet genom den gemensamma ingången.
Om inhemska användare kan genomföra ansökningsförfarandet online ska även gränsöverskridande användare kunna göra det på ett icke-diskriminerande sätt och uppfylla övriga krav i artikel 13.
Om förfarandet dessutom omfattas av bilaga II, som t ex inledande ansökan om antagning till högre utbildning vid offentlig inrättning, ska förfarandet kunna utföras helt online oavsett om det är möjlighet för inhemska användare eller inte (artikel 6). Utöver det ska bevisutbyte kunna ske genom det tekniska systemet (artikel 14).
Krävs fysisk närvaro eller fysisk leverans?
Det finns undantag från full digitalisering av förfaranden inom bilaga II i SDG-förordningen. Om det är tvingande med hänsyn till allmänintresse på grund av
- allmän säkerhet,
- folkhälsa eller
- bedrägeribekämpning
får fysisk närvaro eller fysisk leverans ändå krävas. Exempel på fysisk leverans är när användaren till exempel behöver hämta beslutet fysiskt. I dessa undantagsfall ska den fysiska närvaron begränsas till endast det som är absolut nödvändigt och objektivt motiverat. Det är viktigt att det fysiska besöket inte leder till att gränsöverskridande användare diskrimineras.
Förfaranden som kräver fysisk närvaro eller fysisk leverans behöver registreras i Informationssystemet för den inre marknaden (IMI). Om din organisation har ett förfarande som kräver detta och som faller inom SDG-förordningen är det viktigt att du mejlar Digg (sdg@digg.se) med information om förfarandet samt motiveringen till varför.
Ytterligare förfaranden kan tillkomma
Bilagorna i SDG-förordningen kan uppdateras med tillägg genom antagandet av andra rättsakter. Exempelvis utökades bilaga II med två förfaranden genom dataförvaltningsförordningen med följande förfaranden:
- Anmälan om leverantör av dataförmedlingstjänster,
- Registrering som dataaltruismorganisation som erkänd i unionen.
Frågor och svar
Nej, om inte förfarandet redan finns i Sverige behöver det inte införas ett nytt förfarande. Däremot kan det finnas krav på att digitalisera befintliga förfaranden.
Ett exempel på förfaranden som inte finns i Sverige är - Erhållande av klistermärken för utsläpp utfärdade av ett offentligt organ eller en offentlig institution som anges i bilaga II. I Sverige finns inte ett sådant förfarande och det behöver inte heller införas eller skapas för att uppfylla SDG-förordningen.
Om förfaranden inom de områden som anges i bilaga I kan användas och utföras online av inhemska användare, ska förfarandet även kunna användas och utföras online av användare från andra EU-länder på ett icke-diskriminerande sätt. Förfaranden som omfattas av bilaga II ska vara helt digitaliserade sedan den 12 december 2023. Detta gäller oavsett om förfarandet varit möjligt att utföra online tidigare eller inte.
Förfaranden som omfattas av tjänstedirektivet, yrkeskvalifikationsdirektivet och upphandlingsdirektiven ska redan vara digitala sedan tidigare. Här lägger SDG-förordningen till ytterligare krav på att det ska gå att utbyta bevis via det tekniska systemet för bevisutbyte.
Icke-diskriminerande är ett begrepp som används i SDG-förordningen. Det betyder att om inhemska användare kan genomföra ett förfarande online/digitalt ska även gränsöverskridande användare kunna göra det. Gränsöverskridande användare ska inte bli diskriminerade. Vilka krav ett förfarande behöver uppfylla för att anses icke-diskriminerande är kraven enligt artikel 13 i SDG-förordningen. Förfaranden som ska vara icke-diskriminerande är samtliga onlineförfaranden som omfattas av SDG-förordningen, det vill säga de förfaranden enligt bilaga I som idag är online för inhemska användare samt förfaranden enligt bilaga II.
Helt online är ett begrepp som används i SDG-förordningen. Det betyder att om förfarandet omfattas av bilaga II i SDG-förordningen ska förfarandet kunna utföras helt online oavsett om förfarandet är offline eller online för inhemska användare i dagsläget. Vilka krav ett förfarande behöver uppfylla för att anses vara helt online är kraven enligt artikel 6 i SDG-förordningen. För bilaga II-förfaranden ska även bevisutbyte kunna ske genom det tekniska systemet. Det kravet finns beskrivet i artikel 14 i SDG-förordningen.
De webbsidor som rör ett förfarande och som ska ha SDG-metataggar samt taggas med metataggen procedure är de webbsidor som har information om förfarandet och den webbsida där användaren länkas till eller hittar förfarandet. Oavsett om förfarandet är online eller offline. Varje webbsida i förfarandet behöver inte taggas.
I SDG-förordningen artikel 10 punkt 1 hittar du vad som avses med information om förfarandet, det är t.ex. information som beskriver stegen användaren behöver genomgå för att utföra förfarandet. Du kan också läsa en sammanställning av artikel 10 punkt 1 på den här sidan: Krav på information | Digg
Läs mer om metataggar på den här sidan: Länkar och metataggar | Digg
Dokument och länkar
- Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/36/EG av den 7 september 2005 om erkännande av yrkeskvalifikationer Länk till annan webbplats.
- Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG Länk till annan webbplats.
- Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG av den 12 december 2006 om tjänster på inre marknaden Länk till annan webbplats.
- EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS DIREKTIV 2014/25/EU av den 26 februari 2014 om upphandling av enheter som är verksamma på områdena vatten, energi, transporter och posttjänster och upphävande av direktiv 2004/17/EG Länk till annan webbplats.
Utökar SDG-förordningen
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: