Tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte

Vad är det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte?

Enligt SDG-förordningen ska EU-kommissionen i samarbete med EU:s medlemsstater inrätta ett tekniskt system för automatiskt utbyte av vissa bevis mellan behöriga myndigheter i olika medlemsstater (artikel 14.1). Det engelska namnet är Once only technical system, eller förkortat OOTS. Behöriga myndigheter ska erbjuda användare att hämta bevis i förfaranden som omfattas av:

• bilaga II i SDG-förordningen
• tjänstedirektivet (2006/123/EG)
• yrkeskvalifikationsdirektivet (2005/36/EG) och
• upphandlingsdirektiven (2014/24/EU och 2014/25/EU).
  

En användare av ovannämnda förfaranden ska via det tekniska systemet kunna hämta de bevis som behövs. Exempelvis kan användaren behöva bevisa att hen har ett gymnasiebetyg i ett förfarande om ansökan till universitetsstudier. Bevisen hämtas direkt från källan, som är den myndighet som har utfärdat beviset.

Bestämmelser om det tekniska systemet finns dels i artikel 14 i SDG-förordningen, dels i kommissionens förordning (EU) 2022/1643 (genomförandeförordningen för det tekniska systemet).

Vad är ett bevis?

Bevis är enligt SDG-förordningen ett brett begrepp som avser dokument eller data, inbegripet text eller ljud, bildinspelningar eller audiovisuella inspelningar, oavsett vilket medium som använts, som en behörig myndighet begär för att bevisa fakta eller överensstämmelse med formkrav som avses i artikel 2.2 b i SDG-förordningen (artikel 3.5 i SDG-förordningen).

Ett bevis är alltså information som bevisar något om en fysisk eller juridisk person. Till exempel:

• var en person är bosatt,
• i vilket land ett bolag har sitt säte,
• medborgarskap,
• att en person har rätt att ta del av sociala förmåner,
• att en person har genomgått en gymnasieutbildning och fått ett slutbetyg,
• inkomstdeklaration för en person eller ett bolag,
• om en person förekommer i brottsregistret.
  

Vilka ska ansluta till det tekniska systemet?

Behöriga myndigheter som behöver hämta bevis eller som utfärdar bevis som behövs i förfaranden som anges i artikel 14.1 ska ansluta sig till det tekniska systemet (artikel 14 i SDG-förordningen).

Vilka aktörer är skyldiga att dela bevis genom det tekniska systemet?

Behöriga myndigheter som utfärdar bevis som efterfrågas i förfaranden som omfattas av bilaga II i SDG-förordningen, eller av de direktiv som nämns i artikel 14.1, ska göra dessa bevis tillgängliga för behöriga myndigheter i andra medlemsstater genom det tekniska systemet.

Skyldigheten omfattar bevis som myndigheten lagligen utfärdar i den egna medlemsstaten i elektroniskt format som möjliggör automatiskt utbyte (artikel 14.2).

Inom EU pågår nu en beviskartläggning som ska klargöra vilka bevis som efterfrågas i de olika förfarandena och som därmed är aktuella att utbyta genom det tekniska systemet.

Läs mer

Analysera om ni har bevis att dela

Vilka aktörer är skyldiga att hämta bevis genom det tekniska systemet?

Behöriga myndigheter som ansvarar för förfaranden som omfattas av bilaga II eller de direktiv som nämns i artikel 14.1 är skyldiga att erbjuda användaren att hämta bevis från andra behöriga myndigheter genom det tekniska systemet (artikel 14.7).

Det är inte obligatoriskt för användare att hämta bevis genom det tekniska systemet. Det ska alltid vara möjligt att lämna in bevis även på andra sätt till den behöriga myndigheten. Bevis får bara inhämtas genom det tekniska systemet efter en uttrycklig, frivillig, specifik, informerad och otvetydig förfrågan från användaren (artikel 14.4 och 14.7). Användaren ska även ha möjlighet att förhandsgranska beviset och godkänna att det överförs (artikel 14.3 f i SDG-förordningen).

Bevis får dock utbytas utan förfrågan från användaren, och utan möjlighet till förhandsgranskning, om det är tillåtet enligt unionsrätt eller nationell rätt (artikel 14.4 och 14.5 i SDG-förordningen).

Läs mer

Analysera behov av bevishämtning

Bevis som utbyts via andra system

Det tekniska systemet ska inrättas utöver befintliga system och bör inte påverka dessa (skäl 50 i SDG-förordningen). Skyldigheten att utbyta bevis genom det tekniska systemet gäller i regel inte för förfaranden som inrättats på unionsnivå och som möjliggör andra mekanismer för utbyte av bevis (artikel 14.10).

Det innebär att inte alla typer av bevis behöver utbytas i det tekniska systemet. Om det finns ett annat EU-system för att utbyta bevis så kan detta användas. Exempel på sådana system är IMI, EESSI, EUCARIS, ECRIS, ERASMUS m.fl. Undantaget gäller dock endast så länge inte någon annan myndighet, som inte har anslutning till det andra EU-systemet, behöver ha tillgång till just det beviset.

Det pågår ett utredningsarbete om vilka bevis som utbyts via andra EU-system.