Behov av att dela bevis
På den här sidan kan du läsa om hur du och din organisation analyserar om ni omfattas av kraven för gränsöverskridande bevisdelning samt hur ni meddelar vilka bevis ni kommer dela via det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte.
Behöriga myndigheter som behöver dela bevis kallas för bevislämnande part i genomförandeförordningen för det tekniska systemet. Det innebär att om din organisation har bevis som efterfrågas av en behörig myndighet i en annan medlemsstat inom något av de förfaranden som omfattas av artikel 14.1 i SDG-förordningen kan ni vara en bevislämnande part.
Ett annat ord för bevislämnande part är bevisproducent.
Det är en aktör som omfattas av SDG-förordningen. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommun, en region, ett kommun- eller regionägt företag eller en privat aktör.
Det finns inte något uttryckligt krav på exempelvis offentlig finansiering för att omfattas av SDG-förordningen. Det som är avgörande är om aktören har specifikt ansvar för information, förfaranden eller hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas av förordningen (artikel 3.4 SDG-förordningen). Aktören kan ha inrättats på nationell, regional eller lokal nivå.
Vilken information och vilka förfaranden och hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas framgår av bilaga I-III till SDG-förordningen.
En behöriga myndighet som ska ansluta till det tekniska systemet kallas för bevislämnande part eller bevisbegärande part beroende på om organisationen tillhandahåller bevis eller ska hämta bevis. Samma behöriga myndighet kan ansluta som båda parter om det finns behov av att både tillhandahålla och hämta bevis.
De två begreppen kommer från genomförandeförordningen för det tekniska systemet och används inte i SDG-förordningen.
En behörig myndighet är en aktör som omfattas av SDG-förordningen. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommun, en region, ett kommun- eller regionägt företag eller en privat aktör.
Bevis är enligt SDG-förordningen ett brett begrepp som avser dokument eller data, inbegripet
- text,
- ljud,
- bildinspelningar eller audiovisuella inspelningar
oavsett vilket medium som använts, som en behörig myndighet begär för att bevisa fakta eller överensstämmelse med formkrav som avses i artikel 2.2 b i SDG-förordningen (artikel 3.5 i SDG-förordningen).
Ett bevis är alltså information som bevisar något om en fysisk eller juridisk person. Till exempel:
- var en person är bosatt,
- i vilket land ett bolag har sitt säte,
- medborgarskap,
- att en person har rätt att ta del av sociala förmåner,
- att en person har genomgått en gymnasieutbildning och fått ett slutbetyg,
- inkomstdeklaration för en person eller ett bolag,
- om en person förekommer i brottsregistret.
Checklista för bevislämnande part
Det pågår en EU-gemensam beviskartläggning som alla medlemsstater deltar i. Eftersom kartläggningen är en pågående iterativ process behöver ni löpande granska de bevis som efterfrågas av bevisbegärande parter i andra medlemsstater i takt med att nya bevis tillkommer i arbetet.
- Finns efterfrågade bevis i din organisation? Håll er uppdaterad om vilka bevis som efterfrågas av behöriga myndigheter i andra medlemsstater.
- Finns beviset i elektroniskt format?
- Analysera hur beviset kommer att kunna delas.
- Meddela Digg vilka bevis ni kommer att dela.
Film: Så här analyserar du om din organisation behöver hämta eller dela bevis
För att kunna uppfylla kravet i SDG-förordningen att kunna utbyta bevis via det tekniska systemet behöver samtliga aktörer som berörs av förordningen göra en analys av om de behöver hämta bevis samt hur dessa ska vara utformade.
Filmen är från Digg forum 13 februari 2024.
Längd: cirka 20 minuter.
Har ni bevis som en annan behörig myndighet efterfrågar?
Som ett första steg behöver din organisation analysera om ni har bevis som en behörig myndighet i en annan medlemsstat efterfrågar till följd av kraven i SDG-förordningen. Om din organisation lämnar ut digital information till användare eller till behöriga myndigheter i andra medlemsstater redan idag, är det sannolikt att dessa kommer att dyka upp i den EU-gemensamma beviskartläggningen.
Ni behöver därför analysera de kartlagda bevisen och utreda om ni har information som efterfrågas. En översikt över färdigt kartlagda bevis finns på sidan Kartlagda bevis och bevisproducenter.
Finns beviset i elektroniskt format?
Om din organisation har beviset som efterfrågas i elektroniskt (digitalt) format behöver ni tillgängliggöra beviset via det tekniska systemet. Om ni inte har beviset i elektronisk format behöver ni inte tillgängliggöra det.
Varje bevis definieras utifrån behovet av information som behövs för att användare ska kunna bevisa något. Detaljerna om information som efterfrågas i bevisen framgår av EU-kommissionens bevistabell OOTS Requirements (airtable.com)
Länk till annan webbplats..
Mer information och detaljer om hur du söker fram och läser bevisen i bevistabellerna finns i samarbetsrummet för SDG: Guidning i kommissions tabeller för beviskartläggning Länk till annan webbplats.. Där finner du bland annat en beskrivning av bevisen som innehåller en definition och vilka krav på information som beviset innehåller samt i vilka förfaranden bevisen efterfrågas. Du hittar rätt bevis genom att kolla upp beviset via namnet eller dess ID.
Varje bevis definieras utifrån behovet av information som behöver bevisas. Det ska framgå exakt vilka krav ni har på informationen i respektive bevis.
Om användaren till exempel behöver skicka in ett gymnasiebetyg ska beviset ”gymnasiebetyg” innehålla viss information såsom exempelvis: skolans namn, utfärdandedatum, betygets utfärdandeland eller namn på utbildningen.
I beviskatalogen för det tekniska systemet definieras behovet av information som informationskrav (information requirements). Informationskrav i bevisen uttrycks enligt gemensam vokabulär utifrån bland annat SEMIC (Semantic Interoperability Community) och ELM (European Learning Model) och finns definierad i EU-kommissionens tabell ”Information requirements”.
Namnen på bevisen och informationskraven uttrycks på engelska då bevisutbyte riktar in sig på gränsöverskridande situationer.
Semantic Interoperability Community (github.com)
Länk till annan webbplats.
European Learning Model (github.com) Länk till annan webbplats.
Information om beviset
För att kunna ansluta till det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte som bevislämnande part behöver du analysera hur beviset kommer att kunna delas. Inför anslutning behöver ni analysera följande inför er dialog Digg:
- Namn på det svenska beviset.
- Hur krav på information som efterfrågas av andra behöriga myndigheter uppfylls av ert bevis.
- Innehåller beviset sekretessreglerade uppgifter eller känsliga personuppgifter?
- Vilken tillitsnivå krävs vid användaridentifiering för att ni ska kunna dela beviset?
- Format på beviset.
Namn på svenska beviset
När bevisbegärande parter i andra medlemsstater letar bevis kommer de att söka upp vilka bevis som finns att hämta hos behöriga myndigheter i andra medlemsstater utifrån de generiska bevisen i beviskatalogen, exempelvis ”Proof of secondary education diploma/certificate”.
Som bevislämnande part behöver ni därför namnge det faktiska beviset som kommer delas som uppfyller kraven på beviset som efterfrågas. Om det finns fler typer av bevis behöver dessa namnges, exempelvis ”Slutbetyg gymnasieskolan” och ”Slutbetyg från kommunal vuxenutbildning”.
Uppfylls samtliga krav på information i beviset?
Bevisbegärande part förväntar sig att bevisen innehåller den information som kravställs enligt bevisets definition. Som bevislämnade part behöver ni därför ange hur det faktiska beviset som kommer att delas uppfyller kravställd information. I vissa fall kan informationen uppfyllas genom flera bevis som tillsammans uppfyller kraven på information.
Sekretessreglerade uppgifter eller känsliga personuppgifter
Som bevislämnande part behöver ni känna till om era bevis innehåller sekretessreglerade uppgifter eller känsliga personuppgifter. Ni behöver göra en analys om det behövs författningsändringar för att ni ska kunna dela dessa bevis.
Tillitsnivåer av bevis
Ni behöver analysera vilken tillitsnivå ni har för bevisen. Det innebär att du behöver analysera om beviset kan delas till en annan behörig myndighet på till exempel tillitsnivå väsentlig eller om det behövs en högre tillitsnivå.
Läs mer om tillitsnivåerna enligt eIDAS-förordningen på sidan Tillitsnivåer för e-legitimering.
Format på beviset
Bevis kan utbytas via det tekniska systemet både i
- ostrukturerat (visuellt) format, såsom PDF-dokument och bilder,
- eller i strukturerat (maskinläsbart) format.
För strukturerade format behöver ni som bevislämnande part även tillhandahålla beviset i visuellt format, med undantag för det fall då beviset följer en EU-gemensam standard. I det fallet räcker det med att tillhandahålla beviset i det strukturerade formatet. Standarderna för strukturerade bevis bygger vidare på existerande sektorsspecifika informationsutbyten inom EU.
Bilder
- image/jpeg
- image/png
- image/svg+xml
Strukturerat data
- application/json
- application/xml
Ostrukturerat data
- application/pdf
Meddela Digg vilka bevis ni kommer att dela
Som bevislämande part behöver ni meddela Digg vilka bevis som er organisation kommer att dela via det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte. För varje bevis som ni kommer att dela skickar ni in information till oss via Webbformulär för beviskartläggning av bevis som delas.
Så fort ni har bedömt att ni har bevis som efterfrågas av en behörig myndighet i någon annan medlemsstat kan ni besvara de första två frågorna i webbformuläret (namn på er organisation och bevis som ni berörs av). Ni kan komplettera med fler detaljer genom att fylla i webbformuläret flera gånger när ni har analyserat det andra frågorna.
Följande information ska skickas in via webbformuläret
- Namn på er organisation
- Namn/ID på bevis som ni berörs av som bevislämande part, till exempel ”Proof of secondary education diploma/certificate” (ID#4)
- Namn på bevis som ni kommer att dela, till exempel ”Slutbetyg från gymnasieskolan”
- Om bevistypen uppfyller alla krav på information som efterfrågas i beviset
- Om bevistypen innehåller sekretessreglerade uppgifter eller känsliga personuppgifter
- Tillitsnivå för beviset
- Format på bevis som ni kommer dela, till exempel strukturerat format (XML).
I samarbetsrummet för SDG som ligger på dela.digg.se sprider vi löpande information om arbetet och delar dokument. Ytan är även till för att ni som omfattas av SDG-förordningen ska kunna ta kontakt och samarbeta med andra behöriga myndigheter.
För att få tillgång till samarbetsrummet mejlar du sdg@digg.se och begär att få åtkomst till samarbetsrummet för SDG.
Du kommer inte att kunna skapa egna inlägg men du kan kommentera under inlägg. Om du vill nå ut med ett budskap, fråga eller önskan om att samarbeta mejlar du sdg@digg.se så kan vi publicera ett inlägg åt dig.
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: