Behov av att dela bevis

Film: Så här analyserar du om din organisation behöver hämta eller dela bevis

För att kunna uppfylla kravet i SDG-förordningen att kunna utbyta bevis via det tekniska systemet behöver samtliga aktörer som berörs av förordningen göra en analys av om de behöver hämta bevis samt hur dessa ska vara utformade.

Filmen är från Digg forum 13 februari 2024.

Längd: cika 20 minuter.

Har ni bevis som en annan behörig myndighet efterfrågar?

Som ett första steg behöver din organisation analysera om ni har information (bevis) som en behörig myndighet i en annan medlemsstat efterfrågar till följd av kraven i SDG-förordningen. Om din organisation lämnar ut digital information till användare eller till behöriga myndigheter i andra medlemsstater redan idag, är det sannolikt att dessa kommer att dyka upp i den EU-gemensamma beviskartläggningen.

Ni behöver därför analysera de kartlagda bevisen och utreda om ni har information som efterfrågas. En översikt över färdigt kartlagda bevis finns på sidan Kartlagda bevis och bevisproducenter.

Finns beviset i elektroniskt format?

Om din organisation har informationen (beviset) som efterfrågas i elektroniskt (digitalt) format behöver ni tillgängliggöra beviset via det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte. Om ni inte har beviset i elektronisk format behöver ni inte tillgängliggöra det.

Varje bevis definieras utifrån behovet av information som behövs för att användare ska kunna bevisa något. Detaljerna om information som efterfrågas i bevisen framgår av EU-kommissionens bevistabell OOTS Requirements (airtable.com) Länk till annan webbplats..

Mer information och detaljer om hur du söker fram och läser bevisen i bevistabellerna finns i samarbetsrummet för SDG: Guidning i kommissions tabeller för beviskartläggning Länk till annan webbplats.. Där finner du bland annat en beskrivning av bevisen som innehåller en definition och vilka krav på information som beviset innehåller samt i vilka förfaranden bevisen efterfrågas. Du hittar rätt bevis genom att kolla upp beviset via namnet eller dess ID.

Information om beviset

För att kunna ansluta till det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte som bevisproducent behöver du analysera hur beviset kommer att kunna delas. Inför anslutning behöver ni analysera följande inför er dialog Digg:

• Namn på det svenska beviset.
• Hur krav på information som efterfrågas av andra behöriga myndigheter uppfylls av ert bevis.
• Innehåller beviset sekretessreglerade uppgifter eller känsliga personuppgifter?
• Vilken tillitsnivå krävs vid användaridentifiering för att ni ska kunna dela beviset?
• Format på beviset.

Namn på svenska beviset

När beviskonsumenter i en annan medlemsstat letar bevis kommer de att söka upp vilka bevis som finns att hämta hos behöriga myndigheter i andra medlemsstater utifrån de generiska bevisen i beviskatalogen, exempelvis ”Proof of secondary education diploma/certificate”.

Som bevisproducent behöver ni därför namnge det faktiska beviset som kommer delas som uppfyller kraven på beviset efterfrågas. Om det finns fler typer av bevis behöver dessa namnges, exempelvis ”Slutbetyg gymnasieskolan” och ”Slutbetyg från kommunal vuxenutbildning”.

Uppfylls samtliga krav på information i beviset?

Beviskonsumenter förväntar sig att bevisen innehåller den information som kravställs enligt bevisets definition. Som bevisproducent behöver ni därför ange hur det faktiska beviset som kommer att delas uppfyller kravställd information. I vissa fall kan informationen uppfyllas genom flera bevis som tillsammans uppfyller kraven på information.

Sekretessreglerade uppgifter eller känsliga personuppgifter

Som bevisproducent behöver ni känna till om era bevis innehåller sekretessreglerade uppgifter eller känsliga personuppgifter. Ni behöver göra en analys om det behövs författningsändringar för att ni ska kunna dela dessa bevis.

Tillitsnivåer av bevis

Ni behöver analysera vilken tillitsnivå ni har för bevisen. Det innebär att du behöver analysera om beviset kan delas till en annan behörig myndighet på till exempel tillitsnivå väsentlig eller om det behövs en högre tillitsnivå.

Läs mer om tillitsnivåerna enligt eIDAS-förordningen på sidan Tillitsnivåer för e-legitimering.

Format på beviset

Bevis kan utbytas via det tekniska systemet både i

• ostrukturerat (visuellt) format, såsom PDF-dokument och bilder,
• eller i strukturerat (maskinläsbart) format.

För strukturerade format behöver ni som bevisproducent även tillhandahålla beviset i visuellt format, med undantag för det fall då beviset följer en EU-gemensam standard. I det fallet räcker det med att tillhandahålla beviset i det strukturerade formatet. Standarderna för strukturerade bevis bygger vidare på existerande sektorsspecifika informationsutbyten inom EU.

Meddela Digg vilka bevis ni kommer att dela

Som bevisproducent behöver ni meddela Digg vilka bevis som er organisation kommer att dela via det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte. För varje bevis som ni kommer att dela skickar ni in information till oss via Webbformulär för beviskartläggning av bevis som delas.

Så fort ni har bedömt att ni har bevis som efterfrågas av en behörig myndighet i någon annan medlemsstat kan ni besvara det första två frågorna i webbformuläret (namn på er organisation och bevis som ni berörs av). Ni kan komplettera med fler detaljer genom att fylla i webbformuläret flera gånger när ni har analyserat det andra frågorna.

Dokument och länkar

• SDG-förordningen (europa.eu) Länk till annan webbplats.
• Genomförandeförordningen för det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte (europa.eu) Länk till annan webbplats.
• Tillgänliggöra bevis via det tekniska systemet