Behov av att hämta bevis
På den här sidan kan du läsa om hur din organisation gör analysen om ni omfattas av kraven för gränsöverskridande bevishämtning samt hur ni meddelar era behov av bevis.
Behöriga myndigheter som behöver hämta bevis kallas bevisbegärande part i genomförandeförordningen för det tekniska systemet. Om din organisation behöver ett bevis för att en användare ska kunna genomföra ett förfarande hos er som omfattas av SDG-förordningen kan ni vara en bevisbegärande part.
Ett annat ord för bevisbegärande part är beviskonsument.
Det är en aktör som omfattas av SDG-förordningen. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommun, en region, ett kommun- eller regionägt företag eller en privat aktör.
Det finns inte något uttryckligt krav på exempelvis offentlig finansiering för att omfattas av SDG-förordningen. Det som är avgörande är om aktören har specifikt ansvar för information, förfaranden eller hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas av förordningen (artikel 3.4 SDG-förordningen). Aktören kan ha inrättats på nationell, regional eller lokal nivå.
Vilken information och vilka förfaranden och hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas framgår av bilaga I-III till SDG-förordningen.
En behöriga myndighet som ska ansluta till det tekniska systemet kallas för bevislämnande part eller bevisbegärande part beroende på om organisationen tillhandahåller bevis eller ska hämta bevis. Samma behöriga myndighet kan ansluta som båda parter om det finns behov av att både tillhandahålla och hämta bevis.
De två begreppen kommer från genomförandeförordningen för det tekniska systemet och används inte i SDG-förordningen.
En behörig myndighet är en aktör som omfattas av SDG-förordningen. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommun, en region, ett kommun- eller regionägt företag eller en privat aktör.
Bevis är enligt SDG-förordningen ett brett begrepp som avser dokument eller data, inbegripet
- text,
- ljud,
- bildinspelningar eller audiovisuella inspelningar
oavsett vilket medium som använts, som en behörig myndighet begär för att bevisa fakta eller överensstämmelse med formkrav som avses i artikel 2.2 b i SDG-förordningen (artikel 3.5 i SDG-förordningen).
Ett bevis är alltså information som bevisar något om en fysisk eller juridisk person. Till exempel:
- var en person är bosatt,
- i vilket land ett bolag har sitt säte,
- medborgarskap,
- att en person har rätt att ta del av sociala förmåner,
- att en person har genomgått en gymnasieutbildning och fått ett slutbetyg,
- inkomstdeklaration för en person eller ett bolag,
- om en person förekommer i brottsregistret.
Checklista för bevisbegärande part
För att säkerställa att ni kommer att kunna utbyta de bevis ni behöver i era förfaranden via det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte måste ni lyfta era behov till Digg.
- Analysera om användaren behöver skicka in bevis för att kunna utföra förfarandet.
- Undersök om beviset redan finns definierat.
- Undersök om det definierade beviset uppfyller era behov.
- Meddela Digg vilka bevis som behöver hämtas.
- Om beviset inte finns definierat behöver ni framföra behovet av ett nytt bevis.
Film: Så här analyserar du om din organisation behöver hämta eller dela bevis
För att kunna uppfylla kravet i SDG-förordningen att kunna utbyta bevis via det tekniska systemet behöver samtliga aktörer som berörs av förordningen göra en analys av om de behöver hämta bevis samt hur dessa ska vara utformade.
Filmen är från Digg forum 13 februari 2024.
Längd: cirka 20 minuter.
Behöver användaren skicka in något bevis?
Första steget är att analysera vilka bevis ni efterfrågar i era förfaranden. Ställ er frågan - vilka underlag behöver användaren lämna in i samband med sin ansökan för att styrka något? Om det beviset finns i digitalt format hos en behörig myndighet i en annan medlemsstat ska användaren kunna hämta det via det tekniska systemet.
Utifrån det kan information om folkbokföringsadress eller ett slutbetyg vara ett bevis som omfattas av SDG-förordningen. Tänk på att ni ger användaren möjlighet att hämta samtliga bevis som ni behöver för att kunna handlägga ärendet.
Varje bevis definieras utifrån behovet av information som behöver bevisas. Det ska framgå exakt vilka krav ni har på informationen i respektive bevis.
Om användaren till exempel behöver skicka in ett gymnasiebetyg ska beviset ”gymnasiebetyg” innehålla viss information såsom exempelvis: skolans namn, utfärdandedatum, betygets utfärdandeland eller namn på utbildningen.
I beviskatalogen för det tekniska systemet definieras behovet av information som informationskrav (information requirements). Informationskrav i bevisen uttrycks enligt gemensam vokabulär utifrån bland annat SEMIC (Semantic Interoperability Community) och ELM (European Learning Model) och finns definierad i EU-kommissionens tabell ”Information requirements”.
Namnen på bevisen och informationskraven uttrycks på engelska då bevisutbyte riktar in sig på gränsöverskridande situationer.
Semantic Interoperability Community (github.com)
Länk till annan webbplats.
European Learning Model (github.com) Länk till annan webbplats.
Viss information skickas tillsammans med identifiering via e-legitimation
Användarens namn och födelsedatum behöver inte hämtas då dessa uppgifter erhålls när användaren identifierar sig med en eIDAS-godkänd e-legitimation.
Läs mer om eIDAS på sidan Erbjud inloggning med utländska e-legitimationer (eIDAS)
Finns beviset att hämta via det tekniska systemet för bevisutbyte?
Om beviset ni begär att få in från en användare finns i digitalt format hos en behörig myndighet i en annan medlemsstat så behöver ni ansluta er till det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte för att kunna hämta beviset. Bevis som redan har definierats eftersom att det har efterfrågats i ett förfarande i någon annan medlemsstat finns registrerade i beviskatalogen.
För att se om beviset redan finns eller om ni behöver lyfta behovet av bevis gör ni följande.
1. Undersök om beviset redan finns definierat
På sidan Kartlagda bevis och bevisproducenter hittar du en översikt över vilka bevis som finns definierade i beviskatalogen. Exempelvis finns beviset “Proof of tertiary education diploma/certificate/degree” definierat.
2. Kontrollera om det definierade beviset innehåller den information som ni behöver
Nästa steg är att kontrollera om beviset som är definierat motsvarar era behov på vad beviset behöver innehålla.
EU-kommissionen har definierat bevisen i beviskatalogen med beskrivning och detaljer om vilken information som ska bevisas. Du hittar rätt bevis genom att söka fram beviset via namnet eller dess ID i tabellen OOTS Requirements (airtable.com). Länk till annan webbplats.
Läs mer
Mer information och detaljer om hur du letar bevis hittar du i samarbetsrummet för SDG på sidan Guidning i EU-kommissionens tabeller för beviskartläggning (dela.digg.se) Länk till annan webbplats..
Som stöd i analyserna av vilka behov din organisation har av bevis i era förfaranden kan ni använda en mall i Excelformat. Mallen finns i samarbetsrummet för SDG: Stöd vid analys av informationskrav i bevis (dela.digg.se) Länk till annan webbplats..
3. Meddela Digg vilka bevis som behöver hämtas
Om du hittar beviset som din organisation har behov av meddelar du oss på Digg vilket bevis det är. Du kan meddela oss genom att använda webbformuläret eller mejla en lista till SDG@digg.se med vilka bevis ni är i behov av. Listan ska innehålla följande information om varje bevis:
- Engelskt namn på förfarandet, det som visas för den gränsöverskridande användaren
- Referens till bilaga II eller till något av de angivna direktiven i artikel 14 i SDG-förordningen. Direktiven som anges i artikel 14 är yrkeskvalifikationsdirektivet (2005/36/EG), tjänstedirektivet (2006/123/EG) och upphandlingsdirektiven (2014/24/EU och 2014/25/EU)
- Engelskt namn på beviset
- Bevisets ID
Webbformulär för bevis som behöver hämtas
4. Kontakta Digg om det finns behov av nya bevis
Uppfyller inget av bevisen som finns i beviskatalogen era behov? Då behöver ni kontakta oss för att meddela ert behov av ett nytt bevis. På sådant sätt kan vi säkerställa att beviskatalogen kompletteras med ytterligare bevis.
Mejla era behov till sdg@digg.se, använd gärna mallen som finns i dela.digg.se som stöd: Stöd vid analys av informationskrav i bevis (dela.digg.se) Länk till annan webbplats.
Följande information ska skickas till Digg
- Namn på myndighet
- Namn på förfarandet (det engelska namnet som kommer användas)
- Referens till bilaga II eller något av direktiven (ange av vad ert förfarande omfattas av)
- Valfritt: Mer information om förfarandet. Exempelvis en länk till er webbsida.
- Engelskt namn på beviset. Exempelvis: proof of birth
- Vilken information beviset ska innehålla. Exempelvis: namn (name), födelsedatum (date of birth), födelseort (place of birth)
Det är viktigt att samma begrepp används för att definiera bevis. Tidigare använda begrepp har sammanställts i EU-kommissionens tabell över begrepp "Information requirements": Airtable - MS Confluence View of Information requirements (airtable.com) Länk till annan webbplats.
Länkar och vägledningarna för EU-kommissionens tabeller finns i samarbetsrummet för SDG: Guidning i EU-kommissionens tabeller för beviskartläggning (dela.digg.se) Länk till annan webbplats.
EU-gemensam definition av bevis genom matchning mot andra medlemsstater
För att kunna se vilka bevis som ska kunna utbytas via det tekniska systemet pågår en beviskartläggning tillsammans med EU-kommissionen och de andra medlemsstaterna.
Efter att ni har framfört era behov av bevis analyserar Digg dessa och matchar mot liknande bevisbehov som hanteras i EU-kommissionens beviskartläggning. Det innebär att framförda behov kommer att matchas mot liknande behov hos andra bevisbegärande parter och definieras utifrån EU-gemensamma vokabulär. När synpunkterna från behöriga myndigheter i medlemsstaterna omhändertagits granskas definitionen av det nya beviset av den bevisbegärande parten som har framfört behovet. Därefter läggs det nya beviset in i beviskatalogen.
Processen att definiera bevis och krav på information är iterativt och Digg kan komma att begära synpunkter från er som omfattas av SDG-förordningen.
I samarbetsrummet för SDG som ligger på dela.digg.se sprider vi löpande information om arbetet och delar dokument. Ytan är även till för att ni som omfattas av SDG-förordningen ska kunna ta kontakt och samarbeta med andra behöriga myndigheter.
För att få tillgång till samarbetsrummet mejlar du sdg@digg.se och begär att få åtkomst till samarbetsrummet för SDG.
Du kommer inte att kunna skapa egna inlägg men du kan kommentera under inlägg. Om du vill nå ut med ett budskap, fråga eller önskan om att samarbeta mejlar du sdg@digg.se så kan vi publicera ett inlägg åt dig.
Dokument och länkar
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: