Bevarande- och gallringsregler
En logg kan, som framgår i avsnittet Allmänna handlingar och offentlighetsprincipen utgöra en allmän handling i enlighet med bestämmelserna i TF.
Allmänna handlingar, oavsett medium, från myndigheters verksamhet bildar deras arkiv, som enligt arkivlagen (1990:782) är en del av det nationella kulturarvet som ska bevaras, hållas ordnade och vårdas för bland annat rätten att ta del av allmänna handlingar, rättskipning och förvaltningen. De grundläggande reglerna för allmänhetens tillgång till allmänna handlingar finns i TF, där det stadgas att alla medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar (den så kallad offentlighetsprincipen).
Om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning får statliga myndigheter, enligt arkivförordningen (1991:446), endast gallra allmänna handlingar om det följer av Riksarkivets föreskrifter eller beslut. Grundregeln är således att en handling ska bevaras och för att gallra en logg krävs författningsstöd (det vill säga gallringsbestämmelser i lag, förordning eller myndighetsföreskrifter).
För det fall gallring av statliga myndigheters allmänna handlingar regleras i så kallade registerförfattningar, gäller dessa framför Riksarkivets föreskrifter.
En viktig aspekt i sammanhanget är att begreppet gallring är mer omfattande än vad man först kan tro eftersom det, utöver att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, även omfattar ”att vidta andra åtgärder med handlingarna som medför (i) förlust av betydelsebärande data, (ii) förlust av möjliga sammanställningar, (iii) förlust av sökmöjligheter, eller (iv) förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Att till exempel förändra en digital handling så att sökmöjligheten förloras/försämras kan således utgöra ett exempel på gallring.
Nedan sammanfattas grundläggande riktlinjer i förhållande till lagstadgade krav för bevarande och gallring i samband med loggning som sker hos myndigheter eller andra offentliga aktörer.
En statlig myndighet ska säkerställa
- Att gallring av myndighetens logg sker i enlighet med de föreskrifter och allmänna råd som anges i Riksarkivets generella föreskriftsserie (RA-FS);
Kommentar: Avser Riksarkivets generella föreskriftsserie (RA-FS), som i regel gäller samtliga statliga myndigheter (inklusive enskilda organ som förvarar allmänna handlingar), men ett fåtal föreskrifter i serien RA-FS är enbart avsedda för en särskild grupp av myndigheter, vilket i sådana fall framgår då av föreskrifternas rubricering.
- Att gallring av myndighetens logg sker i enlighet med de myndighetsspecifika föreskrifter och beslut som anges i Riksarkivets myndighetsspecifika föreskriftsserie (RA-MS);
Kommentar: Avser Riksarkivets myndighetsspecifika föreskriftsserie (RA-MS), och omfattar föreskrifter och förvaltningsbeslut om arkivhantering som krävs för t.ex. gallring av handlingar som inte omfattas av generella gallringsföreskrifter (RA-FS) eller regler i registerförfattningar. Dessa finns samlade i Riksarkivets databas för RA-MS.
- Att gallring av myndighetens logg, för det fall det finns särskilda regler kring gallring av allmänna handlingar i myndighetens registerförfattningar, sker i enlighet med sådan registerförfattning;
- Att arkivhantering av myndighetens logg sker i enlighet med Riksarkivets vägledning om arkivhantering.
Kommentar: Se Riksarkivets vägledning om arkivhantering, särskilt Värdera och gallra, om informationsvärdering och gallring, och Dokumentera och redovisa, om registrering, arkivredovisning och dokumentation.
Referenser på sidan:
- Utlåtande – utforskande utveckling byggblocket Spårbarhet, ärendenr 2022-1704 (2022-06-14) s. 3.
- Se ex. 2 kap. 1 § RA-FS 2009:1 (Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)).
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: