Uppföljning av myndigheternas e-handel

Här hittar du resultatet för Diggs uppföljning av e-handelsutvecklingen inom statliga myndigheter för helåret 2024. Du kan bland annat läsa mer om undersökningen och hur de nyckeltal som vi följer upp har utvecklats från 2019 fram till 2024.

Om undersökningen

Enkäten för helåret 2024 skickades till 164 statliga myndigheter med fler än 50 årsarbetskrafter (ÅA) och som lyder under förordning 2003:770 om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och tillhörande föreskrifter. 157 myndigheter svarade, vilket ger en avrundad svarsfrekvens på 96%.

Nyckeltal e-handel totalt

I tabellen nedan ser du resultatet på totalnivå för respektive nyckeltal. Här kan du också jämföra med tidigare år.


Totalsiffror per nyckeltal för år 2024, 2023, 2022, 2020 och 2019.


2024

2023

2022

2020

2019

Antal leverantörsfakturor (tusental)

6 083

6 059

6 013

4 740

5 345

Andel e-faktura

94%

94%

92%

84%

76%

Andel matchade fakturor

46%

48%

43%

38%

25%

Antal e-order per 100 ÅA

537

551*

533

407

365

Antal e-order (tusental)

1 190

1 161*

1 122

773

713

* Korrigering har skett av tidigare redovisat antal e-order samt antal e-order per 100 ÅA för 2023.

Andel e-faktura

Antalet leverantörsfakturor fortsätter att öka, om än i blygsam takt. Andelen leverantörsfakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format är 94 % vilket är på samma nivå som för helåret 2023.

156 av totalt 157 myndigheter som har besvarat enkäten har en andel e-faktura på 75 % eller högre. 63 av dessa har en andel på 95 % eller högre vilket är en ökning med nio myndigheter jämfört med föregående undersökning.

E-fakturalagen

Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (e-fakturalagen) trädde i kraft 1 april 2019 och innebär att alla upphandlingar som påbörjats från och med lagens ikraftträdande ska faktureras elektroniskt, här inkluderas även direktupphandlingar. Det är troligt att e-fakturalagen är anledningen till att ökningen av andelen e-faktura har varit så pass stor sedan 2019.

Andel matchade fakturor

För 2024 ligger andelen matchade fakturor på 46 % vilket innebär att nästan 2,8 miljoner fakturor hanteras på ett effektivare och säkrare sätt med hjälp av matchning mot antingen en order eller ett abonnemangs-register.

Andelen matchade fakturor har dock minskat något jämfört med föregående år. I dialog med flera av de myndigheter som visar en nedgång verkar minskningen i huvudsak bero att 2023 års siffror inte har varit korrekta. Siffrorna för 2023 har därför i några fall, där det varit möjligt, korrigerats då en av de större myndigheterna rapporterat in felaktiga siffror vilket påverkar totalsumman. I något fall nämns förändrat köpbeteende som orsak till den minskade andelen matchande fakturor.

Hos 57 myndigheter, 36 % av respondenterna, matchas minst var fjärde faktura och 27 myndigheter matchar mer än varannan faktura. Sedan föregående mätning är det två myndigheter som börjat att matcha sina fakturor. 17 myndigheter anger att de inte har någon matchning alls och de kan därmed inte inhämta de nyttor som kan kopplas till matchning.

Nyttor med matchade fakturor

En faktura som matchas genomgår automatiska kontroller där eventuella avvikelser sedan manuellt kan hanteras. Kontering och attest ärvs sedan över till fakturan vilket möjliggör en snabb och effektiv hantering med tidsbesparing och ökad intern kontroll som vinst.

Antal e-order

Under 2024 skapades drygt 1 190 000 e-order hos de 157 myndigheter som besvarade enkäten. Det är en ökning med cirka 30 000 jämfört med föregående år.

Ett drygt tiotal myndigheter har ökat antal e-order med mer än 50 procent jämfört med föregående mätning. Orsakerna till det här uppges framförallt vara ett aktivt arbete internt med dedikerade resurser och nya systemlösningar samt en dialog med leverantörerna för att gå över till e-handel. 16 myndigheter har inte lagt någon e-order alls under året, vilket är samma antal som föregående år.

Respondenterna har över 221 000 anställda vilket leder till ett nyckeltal på 537 e-order per 100 ÅA. Det är en liten minskning av snittet jämfört med 2023 år siffra på 551. Det lägre snittet beror huvudsakligen på att totalt antal anställda är fler än förra året (211 000) och att antalet e-order inte ökat i samma takt.

Siffrorna för helåret 2023 har korrigerats då en av de större myndigheterna rapporterat in felaktiga siffror.

Nyttor med e-order

En e-order har många fördelar jämfört med en beställning via exempelvis telefon eller ett köp i butik. Förutom tids- och kostnadsbesparingar styr myndigheten inköpet till de upphandlade ramavtal som finns med ökad avtalstrohet som följd. Attest på order leder både till ökad intern kontroll i myndigheten så väl som till en ökad säkerhet för leverantören. En order eller ett abonnemang som attesteras i e-handelssystemet möjliggör också en helt automatisk hantering av en inkommen faktura om det inte finns några avvikelser mellan order eller abonnemang och fakturan.

Frågor och svar

Vad räknas som en elektronisk order?

En elektronisk order (e-order) skapas när en beställning har godkänts i ett e-handelssystem. Tänk på att beställningar också kan attesteras i till exempel ett personalsystem.

E-order kan skickas elektroniskt till varu- och tjänsteleverantörer men de kan också kommuniceras på andra sätt. En beställning i e-handelssystemet kan ibland omfatta varor och tjänster från flera olika leverantörer, men e-handelssystemet skapar en separat order till varje leverantör.

Räknas order som inte är attesterade?

Nej. Ett av syftena med statens införande av e-beställningar är att förbättra möjligheten till styrning genom att inköp ska vara godkända av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantören.

Hur definieras en elektronisk faktura?

Elektroniska fakturor (e-fakturor) är fakturor som både skickas och tas emot i elektronisk form. Fakturor som registreras manuellt av leverantören i ett webbgränssnitt (leverantörsportal) räknas också som e-fakturor.

Fakturor i PDF-format och pappersfakturor som skannas räknas inte som e-fakturor.

Hur definieras en leverantörsfaktura?

Leverantörsfakturor är samtliga fakturor som tas emot från varu- och tjänsteleverantörer.

Leverantörsfakturor inkluderar inte utlägg/kvitton, vissa avgifter, bidrag, stipendier, skatter, återbetalningar eller vidarefaktureringar. Dessa ska exkluderas från angivna antal leverantörsfakturor.

Hur definieras matchning?

Matchning innebär att leverantörsfakturor automatiskt knyts till en order eller ett abonnemang eller motsvarande i e-handelssystemet. Även leverantörsfakturor där det funnits avvikelser som krävt manuell hantering räknas som en matchad faktura.

Hur hittar jag mottagare i Peppol?

Dokument och länkar

Lagar och regler

Hjälpte denna information dig?

Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan

Senast uppdaterad: