Grundläggande principer för digital samverkan

Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. För att lyckas med detta behöver offentliga organisationer ha förmåga att fungera effektivt tillsammans. De grundläggande principerna för digital samverkan ska stödja offentliga organisationer i deras kontinuerliga arbete med att utveckla förmågan till sammanhängande digitalisering.

1. Samverka som förstahandsval

Den offentliga sektorn behöver stärka sin förmåga att se och agera utifrån ett helhetsperspektiv och skapa större samlad samhällsnytta. Offentliga organisationer behöver säkerställa att man, enskilt och i samverkan med andra, gör rätt saker och på rätt sätt. Det innebär:

Att samverka med andra behöver ses som ett förstahandsval där samverkansmöjligheter med andra aktörer söks i ett tidigt skede i utvecklingsarbetet.
Alternativ behöver värderas för att säkerställa att rätt organisationer gör rätt saker för att skapa ändamålsenliga och effektiva tjänster för privatpersoner och företag. Värdet av samverkande offentliga tjänster kan mätas på många sätt. Exempel på detta är att se hur stor avkastning investeringar ger, vilka de sammanlagda ägandekostnaderna är, hur flexibiliteten och anpassningsförmågan förbättras, i vilken utsträckning den administrativa bördan minskar, hur effektiviteten ökar, om tjänsterna blir öppnare eller enklare, om arbetsmetoderna förbättras och hur pass nöjda användarna är.
Åtgärder ska begränsas till det som är nödvändigt för att uppnå överenskomna samverkansinsatser, vilket lämnar största möjliga frihet för genomförandet till de samverkande parterna.
Lösningar för offentliga tjänster behöver kontinuerligt följas upp för att säkerställa att de är ändamålsenliga och effektiva.

Länkar till relaterade rekommendationer:

1. Integrera digitaliseringsarbetet i den ordinarie verksamheten

2. Stärk helhetsperspektivet för bättre samhällsnytta

3. Värdera och prioritera utvecklingsinitiativet samt hämta hem nyttor

4. Ta tillvara på befintliga lösningar och produkter

24. Utveckla det offentliga erbjudandet i digital samverkan

2. Arbeta aktivt med juridiken

De juridiska förutsättningarna för digital samverkan varierar mellan olika organisationer. Utöver det gemensamma författningsstödet har enskilda offentliga organisationer specifika författningar att förhålla sig till. Juridisk samverkan mellan offentliga organisationer förutsätter:

kompetens i frågor om digitalisering och digital samverkan
att gemensamma tolkningar av det gemensamma författningsstödet kan ligga till grund för samverkande offentliga tjänster
att offentliga organisationer aktivt bidrar till att författningsstödet utvecklas på ett ändamålsenligt sätt för att stödja digitaliseringsarbetet
att det juridiska perspektivet kommer in tidigt i digitaliseringsarbetet

Länkar till relaterade rekommendationer:

10. Ge stöd och vägledning om digitalisering

11. Identifiera hinder och möjligheter för digital samverkan

12. Det juridiska perspektivet ska vara med från början

3. Öppna upp

Data är en gemensam resurs som ska kunna återanvändas för andra syften än vad de först var tänkta för. Offentliga organisationer samlar in och tar fram enorma mängder data. Dessa data är en gemensam resurs som offentliga organisationer ska öppna upp och tillgängliggöra för andra att använda. Det innebär:

att öppna data ska vara fritt tillgängliga för användning och vidareutnyttjande av andra såvida inte restriktioner är tillämpliga, till exempel på grund av konfidentialitet, för skydd av personuppgifter eller immaterialrätt.
att tekniska gränssnitt ska etableras för att behöriga utanför organisationen ska kunna nyttja funktionalitet, information och data till rätt ändamål. Offentliga organisationer har ett stort antal, ofta olikartade, informationssystem till stöd för sina interna processer. Förmågan till digital samverkan är beroende av att det finns gränssnitt mot dessa system för att tillgängligheten till information och data ska kunna öka.

Användningen av öppna specifikationer eller standarder har positiva effekter på digital samverkan och rekommenderas för tillhandahållandet av offentliga tjänster. Öppenheten är avgörande för förmågan att vidareutnyttja programvarukomponenter, information eller data. Specifikationer och standarder ska vara mogna och ha tillräckligt marknadsstöd, med undantag om de används i samband med skapandet av innovativa lösningar.

Offentliga organisationer kan välja att använda mindre öppna specifikationer eller standarder, om inga öppna specifikationer eller standarder finns att tillgå eller om det saknas öppna alternativ för att uppfylla de funktionella behoven.

En öppen standard tillåter vem som helst att använda och implementera den utan att ägaren av standarden sätter upp orimliga eller diskriminerande hinder. Detta medför att produkter som följer standarden är kompatibla vilket är en grund för fri konkurrens. För specifikationer och standarder gäller att

alla intressenter har möjlighet att bidra till utvecklingen av specifikationerna och att en offentlig utvärdering ingår i beslutsprocessen
specifikationen eller standarden är tillgänglig för intressenterna utan kostnad
det inte finns några begränsningar i användningen av specifikationen eller standarden

Länkar till relaterade rekommendationer:

8. Använd standarder i första hand

9. Delta i standardiseringsarbete

30. Tillgängliggör information på ett transparent och standardiserat sätt

36. Erbjud ändamålsenlig åtkomst till registerinformation

37. Beskriv bastjänster och dess information

39. Specifikationer över tjänster ska vara öppna

40. Säkerställ äganderätten till programvara

4. Skapa transparens till den interna hanteringen

Privatpersoner och företag ska kunna förstå offentliga organisationers processer och hantering av ärenden som man är berörd av samt hur den egna informationen hanteras och delas med andra organisationer. Det innebär att det för privatpersoner och företag måste vara tydligt vilka organisationer som gör vad, samt i vilken ordning som frågor hanteras i olika organisationer.

En förutsättning för en transparent intern hantering är att offentliga organisationers administrativa regler, processer, tjänster och beslut synliggörs samtidigt som den personliga integriteten värnas.

Länkar till relaterade rekommendationer:

16. Använd kontaktpunkter för organisationsövergripande processer

18. Ge användare tillgång till personaliserad information

5. Återanvänd från andra

Offentliga organisationer ska dra nytta av andra organisationers erfarenheter och ta tillvara befintliga lösningar och produkter. Återanvändning av it-lösningar (till exempel programvarukomponenter, gränssnitt för tillämpningsprogram, standarder), information och data bidrar till en förbättrad kvalitet i offentliga tjänster och kan spara både tid och pengar. Återanvändning och delning kan effektivt stödjas genom samarbetsplattformar. Detta innebär att offentliga organisationer behöver:

undersöka vad som finns tillgängligt, bedöma hur relevant och användbart det är för det aktuella behovet och sedan använda lösningar som visat sig värdefulla för andra aktörer
vara beredda att dela med sig av sina lösningar, koncept, ramverk, specifikationer, verktyg och komponenter med andra
se till att tillgänglighet till och vidareutnyttjande av tjänster och data inom offentlig verksamhet inte är beroende av någon speciell teknik eller produkt

Länkar till relaterade rekommendationer:

5. Återanvänd nationella och internationella byggblock

6. Skapa kataloger med innehåll för återanvändning

7. Använd befintliga tjänster i första hand

6. Se till att information och data kan överföras

Tillgång till och effektivt utbyte av information är en grundförutsättning för framgångsrik digitalisering. För att öka rörligheten av information och data behöver data enkelt kunna överföras och återanvändas mellan aktörer och tekniska system.

Offentliga organisationer ska se till att deras information och datas tillgänglighet och återanvändning inte är beroende av någon speciell teknik eller produkt, till exempel ett proprietärt format.

Länkar till relaterade rekommendationer:

32. Säkerställ dataportabilitet för privatpersoner och företag

33. Erbjud gränssnitt som möjliggör inflöde av strukturerad data

34. Använd strukturerad information i processen

35. Anonymisera information vid behov

7. Sätt användaren i centrum

För att offentlig sektor ska kunna möta framtidens utmaningar behövs nya sätt att tänka och en djupare förståelse för vad som skapar värde för de offentliga organisationer, privatpersoner eller företag som behöver ha tillgång till och dra nytta av dessa tjänster.

Offentliga organisationer ska stödja användardriven innovation. Det innebär att användarnas olika behov och krav ska vara vägledande för vilka tjänster som utvecklas samt för hur tjänsterna utformas och utvecklas. Därutöver ska privatpersoner och företag ges möjlighet att delta i utformningen av nya tjänster, bidra till förbättringen av tjänsterna och återkoppla om befintliga offentliga tjänsters kvalitet.

Offentliga organisationer ska ta hänsyn till följande förväntningar:

Digitalt som standard (digital-by-default) – det ska finnas minst en digital kanal tillgänglig för att använda en offentlig tjänst.
Digitalt som förstahandsval (digital-first).
När flera aktörer samverkar för att tillhandahålla en tjänst, till exempel i livshändelsedriven utveckling, behöver användare få tillgång till en kontaktpunkt som tydliggör den organisationsövergripande processen, döljer den interna administrativa komplexiteten och underlättar tillgången till offentliga tjänster.
Synpunkter från användarna behöver systematiskt samlas in, bedömas och användas för att utforma nya offentliga tjänster och ytterligare förbättra befintliga tjänster.
Användarna ska endast behöva tillhandahålla uppgifter en gång, offentliga organisationer ska kunna hämta och dela dessa uppgifter för att tillgodose användarens behov.
Användarna ska endast uppmanas att tillhandahålla de uppgifter som är nödvändiga för att den offentliga tjänsten ska kunna utföras.
Det ska upplevas enkelt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter i de offentliga tjänsterna.
Det ska vara tydligt när offentliga organisationer förväntar sig något av privatpersoner och företag, eller när offentliga organisationer ”har bollen”.

Länkar till relaterade rekommendationer:

13. Erbjud digitala kanaler som huvudalternativ

14. Där det går ska digital kanal vara det enda alternativet

15. Skapa förutsättningar för att användare ska bli delaktiga

17. Skapa livshändelsebaserade e-tjänster

18. Ge användare tillgång till personaliserad information

19. Erbjud gränssnitt och tillgång till information och regelverk

23. Ge proaktiv service

25. Skapa effektiva och samverkande processer

26. Automatisera processer och digitala tjänster

8. Gör digitala tjänster tillgängliga och inkluderande

Inkludering och tillgänglighet behöver hanteras i hela utvecklingsprocessen för offentliga tjänster. Detta gäller utformning, informationsinnehåll och tillhandahållande av tjänster. Offentliga organisationer ska följa allmänt vedertagna specifikationer för digital tillgänglighet på nationell och internationell nivå.

För att alla ska ha jämlika möjligheter – och dra största möjliga nytta av den nya tekniken vid användning av offentliga tjänster – ska alla användare av offentliga tjänster vara inkluderade genom god tillgänglighet. Personer med funktionsnedsättning och andra grupper med särskilda behov kan då använda offentliga tjänster med jämförbar servicenivå som andra privatpersoner.

Länk till relaterad rekommendation:

20. Tjänster ska vara tillgängliga för alla

9. Gör det säkert

I sina kontakter med offentliga organisationer måste privatpersoner och företag kunna lita på att verksamheten och informationsbehandlingen sker i en säker och pålitlig miljö och i enlighet med gällande bestämmelser. Detta gäller allt från forskningsresultat och fotografier till fastighetsförteckningar och storleken på en utbetalning. Informationen kan ibland till och med vara livsviktig såsom informationen i patientjournaler eller styrsystemen i ett vattenreningsverk. Är den informationen förlorad eller felaktig kan det få katastrofala följder. Därför måste informationen skyddas så:

att den alltid finns när vi behöver den (tillgänglighet)
att vi kan lita på att den är korrekt och inte manipulerad eller förstörd (riktighet)
att endast behöriga personer får ta del av den (konfidentialitet)

En ökad digital samverkan samt en koncentration av e-tjänster på nationell nivå skapar nya möjligheter, men också nya risker, som måste hanteras gemensamt för att viktiga samhällsfunktioner ska kunna upprätthållas. Informationssäkerhet är därför en nödvändig förutsättning för digitaliseringsarbetet. Med detta avses en styrning av organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som skyddar information så att – utifrån identifierade risker – rätt nivå uppnås för perspektiven konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet.

Generellt ska de tjänster som tas fram vid digital samverkan utvecklas i linje med de krav som ställs på myndigheters arbete med informationssäkerhet. Syftet med arbetet med informationssäkerhet är att reducera risker ur de tre perspektiv som beskrivs ovan. Arbetet behöver bygga på upprepade riskanalyser som påverkar utveckling och förvaltning av offentliga tjänster.

Länk till relaterad rekommendation:

41. Utgå från relevanta etablerade krav och standarder för säkerhet och integritet

10. Hitta rätt balans för den personliga integriteten

Offentliga organisationer behöver hitta rätt avvägning mellan den personliga integriteten för privatpersoner och andra aspekter (till exempel skyddade personuppgifter, allmänhetens rätt till information och effektivitet i verksamheten) som säkerställer att privatpersoners privatliv skyddas på ett ändamålsenligt sätt och att information som tillhandahålls av privatpersoner och företag behandlas förtroligt, är äkta och fullständig.

I utvecklingen av offentliga tjänster behöver privatpersoner och företag i utökad grad få möjlighet att själv avgöra vem som tar del av uppgifter som rör den enskilde eller företaget.

Det finns ingen uttalad eller allmänt vedertagen definition av personlig integritet. Inom integritetsutredningens betänkande, Hur står det till med den personliga integriteten (SOU 2016:41), utgår man från att personlig integritet innefattar vad som normalt framstår som angeläget att värna om för att den enskilde ska vara tillförsäkrad en rimlig, fredad, privat zon. Utgångspunkten är att personlig integritet är den enskildes rätt till privata tankar och förtrolig kommunikation med andra, samt den enskildes möjligheter att själv avgöra vem som i olika sammanhang ska få ta del av uppgifter som rör denne. I den rätten ligger även ett skydd mot registrering, spridning eller annan behandling av felaktiga, kränkande eller påhittade uppgifter.

Länkar till relaterade rekommendationer:

41. Utgå från relevanta etablerade krav och standarder för säkerhet och integritet

11. Använd ett språk som användarna förstår

Offentliga organisationer måste beakta flerspråkighet vid utformningen av tjänster. De offentliga tjänsterna kan användas inom Sverige men även av användare från andra länder – inte minst andra medlemsstater i EU. Medborgarna i EU har ofta svårt att få tillträde till och använda digitala offentliga tjänster om de inte är tillgängliga på ett språk som personerna behärskar.

Allmänhetens och företagens förväntningar att få hjälp på sitt föredragna språk behöver balanseras mot offentliga organisationers möjligheter att erbjuda tjänster på olika språk. En lämplig balans är att de offentliga tjänsterna är tillgängliga på de förväntade slutanvändarnas språk, det vill säga antalet språk beror på användarnas behov.

Förutom flerspråkighet i användargränssnittet behöver andra komponenter inom digital samverkan beaktas utifrån att flera språk kan behövas. Det avser områden där det finns behov av förståelse över språkgränser för att man ska kunna samverka på ett effektivt sätt, till exempel beskrivningar av information och data där en gemensam förståelse av innebörden behövs.

Offentliga organisationer behöver använda ett vårdat, enkelt och begripligt språk som är anpassat till användarna för att offentliga tjänster ska vara begripliga. Det handlar ytterst om demokrati: att alla ska ha tillgång till och rätt att förstå vad som står i texter som skrivs av offentliga organisationer.

Länk till relaterad rekommendation:

21. Ge stöd för flerspråkighet

12. Gör administrationen enkel

Offentliga organisationer behöver ta tillvara digitaliseringens möjligheter och rationalisera och förenkla sina administrativa processer. Detta är nödvändigt utifrån ett externt användarperspektiv, ett internt medarbetarperspektiv samt av samhällsekonomiska skäl. Detta innebär att:

inrätta och tillhandahålla ändamålsenliga digitala tjänster i kontakterna med andra offentliga organisationer, privatpersoner och företag. Processer som inte är till hjälp för användarna behöver förbättras eller avlägsnas. Det ska vara enkelt för användarna att göra rätt och följa regelverket
ha digitalt som förstahandsval i den interna hanteringen, medarbetarna ska ha tillgång till ett effektivt digitalt stöd i arbetet
ta tillvara digitaliseringens möjligheter för att effektivisera verksamheten

Länk till relaterad rekommendation:

22. Information ska bara efterfrågas en gång

13. Ha helhetssyn på informationshantering

Data är en gemensam resurs. För att ta tillvara digitaliseringens möjligheter behövs en helhetssyn på informationshantering och en ökad proaktivitet. Det innebär att offentliga organisationer, redan från det att data skapas, behöver ha en beredskap för hur man ska hantera, bevara och tillgängliggöra data.

Lagstiftningen kräver att beslut och uppgifter lagras och är tillgänglig under en bestämd tid. Det innebär att informationssammanställningar i elektronisk form, som offentliga organisationer behåller för att dokumentera förfaranden och beslut, måste bevaras och vid behov konverteras till nya medier när gamla medier blir föråldrade. Målet är att se till att information förblir möjlig att bedömas som autentisk, tillförlitlig, fullständig och användbar.

För att kunna garantera ett långsiktigt bevarande av information behöver offentliga organisationer välja format som förblir åtkomliga även på sikt.