Uppföljning av statliga myndigheters digitalisering 2021

Myndigheten för digital förvaltning (Digg) har i uppgift att bistå regeringen med underlag för utvecklingen av digitaliseringen av den offentliga förvaltningen. Digg ska också följa och analysera utvecklingen inom området. Vår analys och utvärdering av hur digitaliseringen utvecklas inom offentlig förvaltning bygger på en webbaserad enkätundersökning som har skickats till statliga förvaltningsmyndigheter. Resultatet av undersökningen presenteras med utgångspunkt i fyra index som har fokus på olika perspektiv som vi bedömer som centrala för statliga myndigheters digitalisering. Dessa är Diggs instruktionsenliga uppgifter och ansvarsområden, digital mognad, samverkan och användning av digitala tekniker. Förutom dessa index har vi i årets undersökning valt som särskilt tema att analysera och diskutera Organisationens för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD) syn på digital förvaltning i förhållande till den svenska förvaltningsmodellen.

Som sammanfattning från årets uppföljning av statliga myndigheters digitalisering vill vi särskilt lyfta fram följande:

• Från ett generellt perspektiv är förändringarna från 2020 års undersökning små, men på de områden där förändringarna är större eller anmärkningsvärda lyfts dessa fram nedan. Sammantaget finns det fortfarande stor utvecklingspotential inom digitaliseringsarbetet i den svenska statliga förvaltningen.

- Uppdelningen i två myndighetsgrupper som vi redovisade förra året går att göra även i år, trots de förändringar vi gjort i frågeinnehållet i respektive index. Stora, medborgarnära myndigheter med höga ärendevolymer får fortsatt högst resultat i teknologi- och Digg-indexen medan mindre myndigheter med färre årsarbetskrafter får högst resultat i mognads- och samverkansindexen.

- Teknologiindexet visar en betydande ökning i antal myndigheter som säger sig testa ny teknik, där hela 40 myndigheter har lämnat intervallet 0–20 och förflyttat sig uppåt.

- Utfallet i Digg-indexet, där vi värderar den förvaltnings-gemensamma digitaliseringen, visar att en majoritet (51 %) av myndigheterna ligger på under 20 % av indexvärdet.

- Myndigheterna har blivit något bättre på att ta hänsyn till målgruppernas behov jämfört med förra året.1 Positivt är att andelen myndigheter som har svarat att de analyserar livshändelser har ökat med 5 procentenheter.

- Endast 26 % av myndigheterna anger att de använder den förvaltningsgemensamma tjänsten digital post för utskick till åtminstone någon av grupperna privatpersoner, företag eller intresseorganisationer. 11 myndigheter (7 %) svarar att de använder digital post för ett flertal av sina utskick vilket är något färre än i förra årets undersökning.

• Våra analytiska slutsatser är i huvudsak att:

- Den svenska offentliga förvaltningen behöver som helhet nå en betydligt högre lägstanivå jämfört med idag. Först då kan gemensamma värden och nyttor realiseras både för enskilda privatpersoner och företag, men också för samhället i stort.

- Digg identifierar viktiga samband i skillnaden i resultatet dels mellan olika verksamhetstyper, dels i hur många olika verksamhetstyper respektive myndighet ansvarar för. Stora myndigheter (många årsarbetskrafter) har oftare flera verksamhetstyper och dessa myndigheter får också generellt sett bättre resultat i samtliga våra index. Specialistmyndigheter (med ansvar för endast en verksamhetstyp) har genomgående färre årsarbetskrafter och presterar generellt sett sämre i våra index.

- Analysen av våra resultat ur OECD-perspektiv pekar på en viss motsättning mellan myndigheternas självskattning och hur de faktiskt arbetar. Vi ser goda förutsättningar för att genomdriva ”bra” digitalisering, men de förväntade förändringarna kommer inte till stånd i praktiken. Detta visar på brister inom viktiga områden som samverkan och förvaltningsgemensamma samarbeten kring tjänster samt tekniska och andra förutsättningar för att dela information och gemensam utveckling.

- Digg ser behov av en ökad medvetenhet inom arbetet med digital förvaltning om hur syftet med, och behovet av, digitalisering är diversifierat i förhållande till vilken typ av verksamhet som bedrivs. Denna medvetenhet bör ingå i framtida diskussioner om strategier för, och satsningar på, digitalisering. Mycket är gemensamt och kan lösas på ett gemensamt sätt, men mycket är också specifikt, kopplat till verksamhetstyp snarare än till sakområde.

- Vi konstaterar att förutsättningarna för god digitalisering i stor utsträckning finns på plats. Samtidigt har vi identifierat några faktorer som kan påverka utvecklingen i riktning mot en mer samverkande och öppnare förvaltning. Dessa faktorer är:
▪ systematiskt arbete i tidiga utvecklingsfaser
▪ en kultur som stimulerar nytänkande och metoder för att ta till vara idéer
▪ en vilja att pröva och använda nya tekniker
▪ återanvändning av egna och andras underlag, tjänster och andra lösningar
▪ förståelse för de rättsliga förutsättningarna för digital verksamhetsutveckling och en rättsutveckling med tvärsektoriellt perspektiv så att även de förvaltningsgemensamma behoven kan uppfyllas.

- De svenska statliga myndigheterna har hittills fokuserat på god digital service på individnivå samt intern digitalisering och systematik (intern effektivitet). Men för att åstadkomma samhällsförändring och bidra till att lösa åtminstone några av de samhällsutmaningar vi står inför med hjälp av digitaliseringen så behöver vi tänka om. Vi måste lägga fokus på att utveckla de mer utmanande dimensionerna där vi är svaga, och som faller inom ramen för regeringens huvudmål Öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet, för att lyckas med den digitala transformationen i svensk offentlig förvaltning.