E-fakturering medför många fördelar för Mjölby kommun och dess företagskunder

Mjölby kommun i Östergötland, som är en relativt liten kommun med ungefär 28 000 invånare, satsar stort på digitalisering. En av satsningarna handlar om att kunna skicka e-fakturor för kommunens tjänster till företag, något som medför många fördelar för båda parter.

Redan våren 2019 anslöt sig kommunen till den internationella infrastrukturen Peppol, som används för elektroniska inköp och e-fakturering.

– Vi ser en ökning av antalet anslutna företag varje år. 2020 skickade vi strax över 2 000 e-fakturor, och 2022 hade antalet mer än fördubblats, berättar Malin Kleist som är inkassohandläggare Mjölby kommuns ekonomiavdelning.

Gemensamma fördelar med e-fakturor

För att företagen ska kunna ta emot kommunens e-fakturor behöver även de vara anslutna till Peppol-nätverket. Av närmare 765 företagskunder är 85 anslutna just nu, en siffra som kommunen hoppas ska öka. För fakturor som avser vatten-och avfall är siffran i procent lika. Fördelarna med e-fakturering är nämligen flera, för såväl kommunen som de anslutna företagen.

– För vår del betyder e-fakturering att vi bland annat kan värna om både miljön och skattepengarna eftersom såväl administrativ tid som behovet av papper, utskrifter, kuvert och porto minskar. Det finns även många fördelar för de företag som väljer att ta emot e-faktura, menar Malin Kleist.

E-fakturering medför bland annat en ökad form av säkerhet eftersom risken att en faktura försvinner eller fastnar i posten elimineras helt. Registreringen av fakturor i systemet innebär också att fakturan blir tillgänglig direkt och enklare att hantera – samtidigt som det underlättar korrekt betalning i rätt tid.

Många myndigheter och branscher kan dra nytta av möjligheterna

Precis som hos de flesta myndigheter finns flera områden, ofta baserade på myndighetsbeslut, där Mjölby kommun erbjuder olika tjänster till sina företagare. Några exempel på fakturering för kommunens tjänster är:

• Tillsynsavgifter för livsmedelskontroll för exempelvis livsmedelsbutiker, restauranger och caféer.
• Tillsynsavgifter för miljöfarlig verksamhet för bland annat lantbruk och småindustrier.
• Avgifter för olika bygglov, mät- och karttjänster med mera till byggföretag och fastighetsägare.
• Vatten- och avfallsavgifter till fastighetsägare.
• Kostnader för arbetsplatsförlagt lärande (APL) för byggföretag.

Ett av de företag som tar emot e-fakturor från Mjölby kommun är byggföretaget Åhlin & Ekeroth.

– Vi har tagit emot e-fakturor under några år nu för tjänster såsom bygglovsprövning, efterbesiktning och avfallshantering, och upplever en jättestor skillnad i fakturahanteringen. Eftersom vi inte behöver sköta e-fakturorna manuellt så säkerställs att rätt belopp och rätt moms betalas på rätt betalningsdatum. Det är dessutom betydligt bättre ur ett hållbarhetsperspektiv, säger Ida Hammar som är projektekonom på Åhlin & Ekeroth.

Fortsatt satsning för ökad användning av e-fakturor

Även om antalet utskickade fakturor ökar varje år, vill Mjölby kommun sätta ännu mer fokus på digitaliseringens möjligheter och aktivt arbeta med att ansluta fler företag.

Det handlar dels om att nå ut till företag som redan nu finns med i Peppol-nätverket, dels att uppmuntra de som ännu inte anslutit sig att göra så, vilket är en förutsättning för att kunna både skicka och ta emot e-fakturor.

– Vi arbetar kontinuerligt med att kommunicera fördelarna med e-fakturering och hur man ansluter sig. Bland annat informerar vi på vår webbplats och via de pappersfakturor vi skickar ut. Vi har även ett nära samarbete med kommunens näringslivskontor som regelbundet träffar våra lokala företagare, avslutar Malin Kleist.

Lär dig mer

• Få fakturor från kommuner till företag är e-fakturor
• E-handel
• Peppol