Kalmar kommun testar AI för hjälp med schemaplanering

Mål och syfte

Kalmar kommuns AI-projekt startade utifrån en analys av verksamhetens behov. Analysen visade att chefer, medarbetare och administrativ personal behöver lägga mycket tid på att planera scheman. Dessutom saknas verktyg för att göra långsiktiga prognoser för bemanning.

I och med framstegen inom AI såg Kalmar kommun möjligheter för en effektivare schemaplanering. De startade ett samarbete med ett AI-fokuserat företag för att ta fram och testa en AI-lösning. Om verktyget för schemaplanering visar sig fungera bra under testperioden, planerar Kalmar kommun att använda verktyget inom fler verksamheter.

Genomförande

Projektet inleddes under 2023. Första steget var att identifiera behov genom att intervjua nyckelpersoner som enhetschefer och administrativ personal. Projektgruppen gjorde den tekniska utvecklingen med utgångspunkt i behoven. I början av 2024 befinner sig tekniken i teststadiet.

Projektet bygger på ett omfattande samarbete över förvaltningsgränser i kommunen, med andra småländska kommuner samt med det företag som utvecklar tekniken. Det kräver många olika kompetenser vilket gör ett nära samarbete mellan IT-organisation, systemspecialister, kärnverksamhet och leverantör till en framgångsfaktor.

Teknik

AI-systemet är tänkt att generera förslag på scheman för medarbetare på en avdelning.

Resursbehov från verksamheten importeras och matchas med medarbetarnas önskemål och kompetens. AI-systemet tar hänsyn till kollektivavtal och lagstiftning, som exempelvis 11-timmarsregeln. På sikt är förhoppningen att även kunna integrera brukares önskemål, exempelvis personalkontinuitet eller om de föredrar stöd vid vissa tider.

Tanken är att AI-systemet utifrån dessa data snabbt pusslar ihop förslag på scheman för medarbetarna. Målsättningen är att planering av schema ska kräva så lite manuell handpåläggning som möjligt, samtidigt som personella resurser och kompetens nyttjas effektivt.

Verktyget levereras av leverantören som en molntjänst , vilket innebär att program, processorkraft och datalagring tillhandahålls över internet.

Juridik och etik

Att arbeta med komplexa datamängder och kombinera datakällor ställer höga krav på förståelsen för informationssäkerhet. Till synes oskyldiga data kan tillsammans bli integritetskänslig information som kan kopplas till en individ. Projektet för därför en löpande dialog med sakkunniga inom juridik, etik, riskhantering och dataskydd. Den data som används i testfasen av projektet innehåller ingen information om brukare eller annan integritetskänslig information, men i en vidare utveckling kan detta bli en aktuell fråga.

Insikter

Projektansvariga berättar om flera insikter och framgångsfaktorer. Det parallella arbetet med digital utveckling och förändringsledning har varit en viktig faktor i projektet. Utvecklingen utgår inte från tekniken utan från de behov som tekniken ska hjälpa till att lösa. Därför är det viktigt att löpande kommunicera med slutanvändare. Projektgruppen behöver också hantera förväntningarna på AI-systemet, så att det hamnar på rätt nivå. De nya AI-verktygen är visserligen kraftfulla, men de kan inte lösa allt.

Hittills har responsen från involverade chefer och medarbetare i testet varit positiv. Eftersom behoven kommer från verksamheten finns ett naturligt engagemang för projektet redan från start. För ett lyckat framtida införande är det också viktigt med delaktighet under hela projektet och därför är representationen i arbetsgruppen medvetet bred.

Samtidigt säger projektledarna att de är medvetna om den oro som ofta uppstår vid ett förändringsarbete, nämligen rädslan för att bli ersatt av tekniska lösningar och automatisering. Det är därför extra viktigt att kommunicera syftet med projektet. Målet är inte att ersätta medarbetare, utan att bättre kunna nyttja personalresurser för att möta dagens behov och framtida utmaningar. Redan i dag ser verksamheten problem med att kunna rekrytera tillräckligt med personal och utmaningen tros öka framöver. Förhoppningen är att projektets AI-verktyg kommer bli en del i att bättre rusta kommunen för att möta utmaningen.

Den största tekniska utmaningen är att paketera information i systemen på ett sätt som AI kan hantera. För att lyckas med detta behöver informationen i fråga utvecklas mot att i högre grad vara välstrukturerad. Inom socialtjänsten har dokumentation länge skett i fritext, men ökad användning av nationella klassifikationer som ICF (Internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa) eller KVÅ (Klassifikation av vårdåtgärder) samt systemstöd för strukturerad dokumentation, ökar på sikt möjligheter att använda AI.

Medskick och tips

De projektansvariga har några medskick att dela med sig av:

• Börja i behoven snarare än i tekniken. Hitta först de behov och utmaningar som är relevanta för er verksamhet och titta sedan på vilken teknik som skulle kunna användas som lösning.
  
• Se till att ha strukturerade data. Annars bör ni åtgärda detta innan ni börjar med AI för att kunna dra nytta av teknikens fulla potential.
  
• Samarbete mellan olika kompetenser och verksamheter bör prägla hela arbetsprocessen.

Nyttiga länkar

Rättsliga förutsättningar för att använda AI i socialtjänsten (skr.se) Länk till annan webbplats.

Kontakt

Fler exempel

Läs om fler initiativ där socialtjänsten i andra kommuner på olika sätt utforskar möjligheterna att använda AI som ett stöd i verksamheten.

AI-initiativ