AI i mobilen kan spara tid för socialsekreterare

Värmdö kommun berättar om sin AI-resa och delar med sig av sina insikter och lärdomar. Dessutom berättar de om vad de ser som de viktigaste framgångsfaktorerna för att lyckas med ett AI-projekt.

Mål och syfte

Värmdö kommun tampas likt många svenska kommuner med utmaningar kring den framtida kompetensförsörjningen, inte minst inom socialtjänsten. Samtidigt lägger socialsekreterare i kommunen omkring 70 procent av arbetstiden på uppgifter såsom att skriva journaler eller annan typ av dokumentation.

Kommunen har tidigare genomfört olika digitaliseringsprojekt för att minska medarbetarnas administrativa börda och frigöra mer arbetstid för kärnuppgifterna. Resultaten från dessa projekt räcker inte. Detta, i kombination med att medarbetare på kommunen fått upp ögonen för de senaste årens tekniska framsteg inom AI, är bakgrunden till att kommunen började utforska AI-lösningar för att hjälpa socialsekreterare med vissa arbetsuppgifter.

Lösningen är i utvecklingsfasen och ännu inte implementerad. Praktiskt är det en AI-stödd tjänst som ska hjälpa socialsekreterare genom att transkribera och analysera samtal. Tjänsten går att komma åt via sin tjänstemobil och tjänstedator. Målet är att socialsekreterarna får mer tid för ge stöd och hjälp till kommunens invånare.

Genomförande

Värmdö kommun såg redan tidigt i satsningen att det varken är praktiskt eller ekonomiskt gångbart att utveckla en egen språkmodell. Kommunen tog beslutet att utgå ifrån en externt utvecklad språkmodell, samt att upphandla utvecklingen av en egna lösning från en extern leverantör. Detta tillvägagångssätt innebär också att språkmodellen inte är tränad på kommunens integritetskänsliga information.

Kommunens projektgrupp tog hjälp av kommunens AI-råd, bestående av it-chef, informationssäkerhetsansvarig, it-säkerhetssamordnare, digitaliseringsjurist och enterprise-arkitekt, samt socialtjänstens verksamhet. Forskningsinstitutet RISE bistod med vägledning och stöd om hur AI-tjänster utformas på ett etiskt och säkert sätt. Projektgruppen genomförde den tekniska utvecklingen huvudsakligen mellan november 2023 och januari 2024. Om kvarvarande tester och utvecklingsarbete visar positiva resultat kan tjänsten börja användas av kommunens socialsekreterare under våren 2024.

Parallellt med den tekniska driftsättningen genomför Lunds universitet en forskningsstudie på hur tekniken påverkar socialsekreterarens yrkesroll.

Teknik

Lösningen bygger på att möten mellan socialsekreterare och invånare transkriberas till text. Genom användning av språkmodellen identifieras sedan nyckelinformation från samtalet som integreras i kommunens ordinarie verksamhetssystem. Precis som idag avslutas ett möte som använder AI-tjänsten med att socialsekreteraren och invånaren tillsammans granskar och godkänner noteringarna från mötet, innan dessa journalförs. Tjänsten skulle till exempel kunna användas både på en tjänstemobil eller en bärbar tjänstedator.

Tjänsten fattar inte några egna beslut. Målet är att korta ned mängden arbetstid som går åt till att skriva journaler. Parallellt med effektiviseringsvinsterna finns också en trolig positiv effekt på kvaliteten på journalnoteringarna: en AI blir aldrig trött.

All information, ljud och text, är krypterad. Varken medarbetare, it-tekniker på kommunen eller externa leverantörer kan ta del av informationen. AI-tjänsten går endast igenom det som spelas in i det enskilda mötet. Den har inte tillgång till tidigare journalanteckningar eller annan information om den berörda invånaren eller invånarna. Efter avslutat möte lagras ingen information i tjänsten. Endast personer med rätt behörighet till kommunens ordinarie verksamhetssystem kan ta del av journalanteckningarna från mötet – precis som i det fungerar idag.

Juridik och etik

Projektet genomförs i nära samarbete med en jurist som är expert på digitalisering inom offentlig sektor, för att säkerställa att kommunen inte bryter mot lagar och regler. Den kommande AI-förordningen används som grund i granskning och bedömning.

Etiska avväganden har fått stor uppmärksamhet under utvecklingsarbetet. AI-användning är särskilt känsligt när det rör arbetsuppgifter kring barn, ungdomar och andra personer i utsatta lägen. Projektgruppen har därför fört återkommande diskussioner med jurister, leverantörer och kommunens AI-råd under utvecklingen av AI-tjänsten. I den här frågan har Värmdö kommun haft som utgångspunkt att gå längre än vad lagen kräver. Den etiska och juridiska granskningen är detaljerad och tittar på de juridiska aspekterna både under användning av tjänsten och efter avslutad användning. Frågor kopplat till användning av AI, personuppgiftbehandling, sekretess, informationssäkerhet och it-säkerhet granskas minutiöst i utformningen av tjänsten.

Insikter

Lösningen befinner sig fortfarande i utvecklingsstadiet. Inledande tester tyder på att den sannolikt kommer leda till betydande tidsbesparingar om den tas i drift, samtidigt som kvaliteten på journalanteckningarna ökar.
Genom forskningen Lunds universitet genomför finns förhoppningar om att insikterna och lärdomar från projektet kommer att kunna användas av andra delar av offentlig sektor.

De största utmaningarna i projektet rör risker kring informationssäkerhet och juridik. Projektgruppen menar att mycket av arbetet har handlat om att hantera dessa frågor.

De ansvariga för projektet säger att socialsekreterarna i Värmdö kommun i allmänhet är positiva till verktyg som förenklar vardagen. Oron från verksamheten handlar inte om själva AI-tekniken, utan mer kring om verktyget blir krångligt att använda. Kommunen tar oron på allvar och tar hjälp av användbarhetsexperter (UX-designers) för att utveckla lösningen på ett för målgruppen anpassat sätt.

Medskick och tips

De projektansvariga har en rad medskick att dela med sig av till kommuner som vill utforska liknande användningsområden för AI.

• Det krävs breda samarbeten mellan olika delar av de kommunala verksamheterna. Ett AI-projekt kan inte enbart hanteras med teknisk expertis. Under hela utvecklingsprocessen krävs omfattande kunskapsutbyte mellan tekniska experter och de som ska använda verktygen.
  
• Det är viktigt med starkt stöd. I Värmdö kommun har ledningen varit intresserad och pådrivande, vilket har varit till stor hjälp.
• Inled med ett gediget arbete kring frågor som rör juridik, etik och informationssäkerhet. Ta hjälp av extern expertis och rådgivning om ni känner er osäkra. AI erbjuder stora möjligheter för kommunsektorn, men det är också ett område där misstag och snedsteg kommer bevakas och granskas noga.

Kontakt

Fler exempel

Läs om fler initiativ där socialtjänsten i andra kommuner på olika sätt utforskar möjligheterna att använda AI som ett stöd i verksamheten.

AI-initiativ