Analysera hur arbetsplatsen påverkas av att införa generativ AI och förbered omställningen
Användningen av generativ AI på arbetsplatser ger nya möjligheter men skapar också utmaningar. Arbetsgivaren beslutar om användningen av nya verktyg och metoder, men införandet av AI kräver även noggranna överväganden kring medarbetarnas rättigheter, utbildning och arbetsmiljö.
Sammanfattning
När generativ AI införs på arbetsplatsen behöver de arbetsrättsliga följderna analyseras. Det gäller bland annat arbetsmiljö, behovet av utbildningar, instruktioner och regler för användningen.
Arbetsgivaren har arbetsledningsrätt och är i regel fri att förändra arbetsmetoder, exempelvis genom att införa nya arbetsverktyg som AI, men måste ta hänsyn till eventuella begränsningar som arbetsmiljöregler eller kollektivavtal. Förändringar kan också kräva information eller samråd med arbetstagarna eller arbetstagarorganisationer.
Arbetsgivaren har ansvar för att arbetstagare får utbildning och instruktioner kring hur AI-lösningen får och ska användas.
Vi rekommenderar att du som arbetsgivare läser igenom informationen nedan först för att sedan gå vidare och analysera de arbetsrättsliga följderna i din verksamhet. Till din hjälp har vi tagit fram förslag på frågor till den arbetsrättsliga analysen.
Analysera hur arbetsplatsen påverkas när generativ AI börjar användas
Det är arbetsgivaren som genom arbetsledningsrätten bestämmer om AI ska användas i verksamheten och på vilket sätt. Samtidigt finns det begränsningar i arbetsledningsrätten. Exempelvis behöver hänsyn tas till arbetsmiljön, behov av utbildning, vilka förväntningarna är och vad som är rimligt när det gäller att använda AI-verktyg för att utföra arbetsuppgifter.
Att AI införs i en verksamhet kan få flera konsekvenser för medarbetarna. Till exempel förändrade arbetsuppgifter, arbetsmetoder och arbetsmiljö. Innan denna förändring av arbetet bör därför arbetsgivare kartlägga hur och i vilken omfattning medarbetarna kommer att påverkas. Arbetsgivaren är också skyldig att upprätta en risk- och konsekvensanalys med utgångspunkt i arbetsmiljölagens bestämmelser.
Arbetsgivarens rätt och skyldighet att instruera medarbetarna
Arbetsgivaren ska utbilda och ge instruktioner och regler kring hur AI på arbetsplatsen ska användas. Det kan till exempel ske genom utbildningar om hur nya verktyg ska användas men även förståelse för dess begränsningar samt genom att säkerställa att verktyget är transparent och förklarligt i hur det fungerar. Eftersom användningen av generativ AI på många arbetsplatser är en ny företeelse som förutsätter en stor mängd lämplighetsavvägningar krävs det i regel att de anställda utbildas inte bara om den praktiska användningen utan även kring vilka andra omständigheter som ska iakttas vid användningen, till exempel etik.
Var tydlig med hur AI-lösningar inte får användas
Genom arbetsledningsrätten kan arbetsgivaren bestämma att arbetet inte får utföras på ett visst sätt eller med vissa verktyg. Till exempel kan bestämmas att generativ AI inte får användas i utförandet av vissa arbetsuppgifter, eller att enbart vissa AI-verktyg får användas. Detta kan exempelvis göras genom att ta fram en intern AI-policy. Utöver en intern policy bör arbetsgivaren även genomföra kontinuerliga uppföljningar av hur AI-verktygen används och upprätta processer för att hantera eventuella klagomål eller problem som är kopplade till verktyget. Detta för att säkerställa att de instruktioner och den utbildning arbetstagare får är tillräcklig för att de ska kunna använda AI-verktyg i enlighet med policy, instruktioner och regler.
Arbetsmiljöfrågor
En arbetsgivare ska överväga om införandet av AI-verktyg innebär förändringar i arbetsmiljön och om det innebär en skyldighet att informera, utbilda eller vidta andra åtgärder.
Om arbetsmiljön påverkas av att nya arbetsmetoder införs, eller om det innebär nya risker för medarbetarna, aktualiseras bland annat i reglerna i arbetsmiljölagstiftningen om ett systematiskt arbetsmiljöarbete. I detta ingår bland annat att arbetsgivaren ska se till att medarbetarna får god kännedom om de förhållanden, under vilka arbetet bedrivs, och är informerade om de risker som kan vara förenade med arbetet. Arbetsgivaren ska även förvissa sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs och vet vad som ska iakttas för att undgå risker i arbetet.
Exempel på risker är om en medarbetares uppgifter förändras, genom exempelvis automatisering, på ett sådant sätt att medarbetarna sitter stilla i större utsträckning än tidigare, vilket kan innebära andra eller nya risker för belastningsskador. Även den psykosociala arbetsmiljön kan påverkas av ökad användning av AI på en arbetsplats. Fler regler om arbetsmiljö finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter, på Sunt arbetsliv och Partsrådet.
- Arbetsmiljöverkets webbplats (av.se)
Länk till annan webbplats. - Digital automation och AI på jobbet (suntarbetsliv.se) Länk till annan webbplats.
- Partsrådets webbplats (partsradet.se) Länk till annan webbplats.
Se till att önskvärd kompetens inte förloras
Förändrade arbetsuppgifter eller arbetsmetoder kan innebära att medarbetare riskerar att förlora en tidigare kompetens. Det kan dock vara önskvärt att medarbetaren upprätthåller den kompetens som den annars riskerar att mista. Vid användning av AI finns ofta ett behov av att kunna utöva mänsklig kontroll, till exempel om generativ AI ska användas som stöd vid beslutsfattande. I situationer då en AI-lösning genomför vissa arbetsmoment kan det finnas behov av att planera för att kompetensen upprätthålls i organisationen.
Planera in tid för inlärning
Inledningsvis kan man tänka sig att den rent praktiska användningen av ett AI-verktyg, exempelvis en modell som ger svar på textinmatningar, inte kräver någon egentlig inlärningstid. I många fall är dock införandet av AI-lösningar inte så enkelt. Utöver den rent praktiska användningen behöver medarbetarna ha kompetens för att kunna bedöma det material som generativ AI skapar. Både i förhållande till verksamhetens krav och ur andra perspektiv, som till exempel dataskyddsregler. Det finns många närliggande viktiga aspekter för arbetsgivaren att ta hänsyn till när det gäller hur AI-lösningar används. Rekommendationen är att ta fram en intern AI-policy som blir vägledande för vad som gäller - både för arbetsgivare och medarbetare.
En sådan policy bör exempelvis omfatta hur användningen kan ske på ett sätt som respekterar regler om offentlighet och sekretess, dataskydd, informationssäkerhet och etiska aspekter. Dessa frågor kan kräva utbildningsinsatser och inlärningstid. Beroende på omständigheterna, till exempel om känslig information kan komma att hanteras, kan omfattningen och vikten av en sådan policy variera, och därmed spela olika stor roll för den förväntade inlärningstiden. En uppskattning av hur lång inlärningstid som man kan förvänta sig behöver alltid göras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.
Se till att medarbetarna så snabbt som möjligt lär sig AI-lösningen
För arbetsgivaren är det viktigt att ge medarbetarna information om AI-lösningarna och hur de är tänkta att användas. Annars finns en risk för att medarbetare undviker att använda dem, till exempel för att de är osäkra och rädda för att göra fel. Det kan i sin tur kan leda till att möjligheterna att implementera och använda AI effektivt blir sämre. Det är också av vikt för att undvika att medarbetarna användning av AI-lösningar leder till skador, som arbetsgivaren enligt huvudregeln ansvarar för.
Särskilda krav eller regler för vissa yrkesroller
Arbetsgivaren behöver också ta hänsyn till vilken typ av personal som finns på arbetsplatsen där AI ska användas. Med yrken som kräver legitimation följer exempelvis ett personligt etiskt och yrkesmässigt ansvar som bör beaktas av arbetsgivaren. Det kan även finnas behov av att samråda med etiska forum eller organ som kan finnas på arbetsplatsen eftersom användning av AI kan behöva bedömas även ur dessa perspektiv.
Det finns även andra grupper av anställda där arbetsledningsrätten får en annan karaktär på grund av arbetsuppgifternas eller anställningens karaktär, till exempel ordinarie domare eller andra fullmaktsanställda. Vad som gäller vid förändrade arbetssätt genom införande av AI för dessa anställningstyper måste bedömas i varje enskild situation.
AI för rekrytering och övervakning av medarbetarna
Stor försiktighet bör gälla om AI ska användas för rekrytering och övervakning av medarbetarna. Inför en eventuell användning måste flera dataskyddsrättsliga frågor analyseras, se vidare i avsnitt om dataskydd.
AI-system för rekrytering och urval innebär en hög risk enligt AI-förordningen och får bara användas under vissa förutsättningar. Det finns flera skäl att mana till försiktighet vid AI-användning på området. Risken är stor för diskriminering, som grundar sig i att den träningsdata som använts kan vara viktad på ett sätt som värderar faktorer felaktigt. Flera exempel finns på hur AI-system diskriminerat vissa grupper när det tillåtits göra urval bland annat utifrån statistiska underlag.
Med användning av inbyggda funktioner i många AI-verktyg har det även blivit möjligt att övervaka medarbetare och deras arbetsinsats på ett mer omfattande sätt än tidigare. Exempelvis skulle beteende och ansiktsuttryck kunna analyseras för att bedöma hur en person mår och presterar. En sådan användning som vore tekniskt möjlig måste dock analyseras noga om den kan vara tillåten ur ett dataskyddsperspektiv och i förhållande till AI-förordningen. Övervakning är som en utgångspunkt i Regeringsformen inte tillåten utan stöd i lag och i Sverige gäller dessutom sedan länge, genom Arbetsmiljöverkets föreskrifter, att kvantitativ eller kvalitativ kontroll av arbetstagarens arbetsinsats via ett datasystem inte får utföras utan dennes vetskap.
Ansvar om AI-användningen leder till skador eller andra oönskade följder
Arbetsgivare har ett så kallat principalansvar för sina medarbetare. Om en medarbetare med ett AI-verktyg producerar ett felaktigt resultat eller ett resultat som inte är i enlighet med arbetsgivarens förväntningar har arbetsgivaren en långtgående skyldighet att instruera och hjälpa medarbetaren. Det innebär också att arbetsgivaren som huvudregel ansvarar för eventuella skador som en medarbetare orsakar arbetsgivaren eller andra i tjänsten vid användning av ett AI-verktyg, om det inte finns synnerliga skäl för en annan bedömning med hänsyn till handlingens beskaffenhet, arbetstagarens ställning, den skadelidandes intresse eller övriga omständigheter.
Utrymmet för en arbetsgivare att hålla en medarbetare ansvarig för en skada orsakad i tjänsten är mycket begränsat. Det som beskrivs i avsnitten ovan om det förarbete som behöver göras innan ett generativt AI-verktyg används, instruktioner till medarbetarna, utbildning och uppföljning har alltså stor betydelse. Både för att försöka undvika eventuella skador och vid bedömningen av vem som är ansvarig.
Statliga myndigheter, kommuner och regioner har dessutom ett utökat ansvar för skada som uppkommer vid felaktig myndighetsutövning, råd eller information. Dessa bestämmelser gäller även när AI har använts i verksamheten.
Ansvarsförhållandet mellan arbetsgivaren, i egenskap av inköpare av ett AI-system, och leverantören av AI-systemet, är i huvudsak en avtalsfråga.
Arbetsmiljö
- Hur stora förändringar innebär det för medarbetarna om en AI-lösning införs?
- Hur förändras arbetsmiljön för medarbetarna?
- Behövs några särskilda åtgärder ur ett arbetsmiljöperspektiv?
- Ryms eventuella förändringar inom arbetsledningsrätten?
- Behöver en risk- och konsekvensbedömning genomföras?
Information och kommunikation
- Finns en skyldighet att samråda med skyddsombud eller arbetsgivarorganisationer?
- Finns en informationsskyldighet?
Utbildning och användning
- På vilka sätt får AI-lösningen används?
- På vilka sätt får AI-lösningen inte användas?
- Hur ska medarbetarna instrueras och utbildas i hur AI-lösningen får användas?
- Hur lång inlärningsperiod behöver medarbetarna?
- På vilket sätt säkerställer ni att användningen är i linje med verksamhetens instruktioner även över tid?
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: