8 Rättslig analys

En första analys har gjorts om de rättsliga förutsättningar som behövs för att en aktör ska kunna hålla ett index. Detta kapitel syftar till att generellt presentera de rättsliga utmaningar som kräver ytterligare utredning och beskrivs inte på något sätt uttömmande. Det har blivit tydligt under utredningens gång att de rättsliga utmaningar beror dels på vilken information som indexeras samt hur den indexeras.

Att skapa index förutsätter att samla in och behandla information från flera producenter. Det är ytterst viktigt att analysera vilka krav som ställs på hanteringen av denna information och vad som sker i behandlingen, identifiera vilka krav som gäller på bland annat sekretess och dataskyddsförordningen.

Vid en fortsatt utredning av frågorna väntas det resultera i en juridisk vägledning som kan bistå producenternas bedömning av vilken typ av information är lämpligt att indexera och vilka krav som ställs.

Den rättsliga analysen är uppdelat utifrån områden för att enklare beskriva de scenarier där frågorna uppstår.

I den rättsliga analysen finns det tre parter att förhålla sig till:

• Indexhållaren, den part som förvaltar och ansvarar operativt för ett index.
• Producenter, denna part är ansvarig för informationen och vidareutnyttjandet av denna. Bedömer vilken information ska göras tillgänglig via ett index.
• Konsumenter, denna part använder information från index och indirekt producenter.
• Användaren, nyttjar konsumentens tjänster i vilken information som hålls i ett index används.

Identitetsbeteckningar

Ett avgörande faktor i skapa nytta med byggblocket fås genom att använda identitetsbeteckningar.

Personuppgifter bör i möjligaste mån undvikas att indexeras då det ökar den juridiska komplexiteten. Särskilt känsligt är hantering av det svenska personnumret och det bör särskilt undvikas när så är möjligt.

Användning av pseudonymer är ett möjligt sätt att skapa och behandla information i en index. Pseudonymer används i ett sådant fall som ersättning för grundidentiteterna tillsammans med övrig information som behövs för aktuellt användningsområde. eSam har tagit fram en vägledning inom detta område.

Utlämnande och vidareförmedling

Myndigheterna har olika rättsliga förutsättningar för att utbyta och utlämna information för nyttjande i förvaltningsgemensamma tjänster. I dagsläget måste varje myndighet ta ställning till vilken information är lämplig att dela ut och till vilka parter. För att göra denna bedömning måste konsumenternas ändamål för att ta del av informationen vara tydligt. Byggblock Indexering kommer att följa de nationella principerna för att tillgängliggöra information.

Ändamål för nyttjande och behandling

Ett första steg är att identifiera vilka ändamål som är lagenliga att uppfylla med en indexeringslösning. Rättsliga frågor uppstår avseende vilka kombinationer av informationsindex ska kunna vara möjliga.

Enligt dataskyddsförordning ska varje begäran från en myndighet vara skriftlig, motiverad, läggas fram i det enskilda fallet och inte gälla ett helt register eller leda till att register kopplas samman.

Gallring

Viktigt med att det inte finns överskottsinformation: Detta ökar risken för integritetsintrång och annan spridning av känsliga uppgifter

Handlingar

Behandlingen av information i ett index kan innebära att nya handlingar uppstår hos indexhållaren, exempelvis drifts- eller säkerhetsrelaterad information. Avtal, överenskommelser utgör allmänna handlingar. Viktigt med tydlighet i vad informationsansvar innebär för indexhållare.

Sekretess

Någon kartläggning av vilka sekretessbestämmelser som aktualiseras hos de behöriga myndigheterna har inte gjorts. Denna analys måste göras av respektive behörig myndighet. Även utan närmare utredning kan dock konstateras att i åtminstone vissa fall kan det förekomma uppgifter som är sekretessreglerade hos de behöriga myndigheterna. Som huvudregel överförs inte sekretess vid utlämnande av uppgifter mellan myndigheter. Eventuell sekretess som gäller för uppgifter hos de bevisproducerande myndigheterna blir därför i regel inte tillämplig hos mottagande myndigheter.

Hantering av information

Hanteringen av information hos myndigheter regleras genom registerlagstiftningen. Det har tidigare gjorts en analys av de rättsliga förutsättningarna för att skapa och behandla uppgifter i ett register i informationshanteringsutredningen.