Du som behöver ha digitala förfaranden

På den här sidan kan du läsa mer om vad din organisation behöver göra om ni har förfaranden som omfattas av SDG-förordningen.

Enligt SDG-förordningen ska förfaranden som omfattas av bilaga II erbjudas helt online, alltså vara helt digitala.

Vilka krav ställs på att tillhandahålla digitala förfaranden?

SDG-förordningen ställer ett antal krav för att ett förfarande ska anses vara helt online. Följande steg ska kunna utföras digitalt och på distans på ett användarvänligt och strukturerat sätt:

  • Identifiering av användare
  • Information från användaren
  • Bevis från användaren
  • Undertecknande och slutlig inlämning
  • Ett automatiskt mottagningsbevis, om inte resultatet av förfarandet tillhandahålls omedelbart,
  • Resultatet av förfarandet elektroniskt, eller levererat fysiskt om det är nödvändigt för att iaktta tillämplig unionsrätt eller nationell rätt, och
  • Ett elektroniskt meddelande om att förfarandet har utförts.

Alla steg är inte relevanta för alla förfaranden. Er organisation behöver se över vilka steg som är relevanta för era förfaranden och anpassa dem utifrån det.

SDG-förordningen utgår från att användare ska kunna identifiera sig i gränsöverskridande situationer med en utländsk e-legitimation i enlighet med eIDAS-förordningen. Användare ska även kunna underteckna eller stämpla handlingar elektroniskt i enlighet med eIDAS-förordningen i samtliga fall där detta även är möjligt för inhemska användare.

I förfaranden som ska hämta bevis via det tekniska systemet för bevisutbyte gäller kravet på gränsöverskridande e-legitimering även om identifiering via svensk e-legitimation inte krävs sedan tidigare.

Det tekniska systemet

Informationen som behövs för förfarandet ska kunna lämnas på ett strukturerad sätt. Ett sådant strukturerat sätt kan vara ett onlineformulär. E-post räknas inte som ett strukturerat sätt.

Om användaren ska tillhandahålla bevis i ärendet ska dessa kunna lämnas elektroniskt.

I många fall bör bevisen kunna tillhandahållas via det tekniska systemet

Det tekniska systemet för gränsöverskridande bevisutbyte

Undertecknande är inte ett tvingande steg i ett förfarande utan styrs av respektive förfarandes gällande författningar.

Om ett förfarande har krav på undertecknade så ska det funka med utländsk e-legitimation.

Resultatet av förfarandet ska elektroniskt. Det finns ett undantag där resultatet kan levereras fysiskt om det krävs enligt tillämplig unionsrätt eller nationell rätt.

I de fall resultatet av förfarandet inte kan levereras direkt, exempelvis när det krävs handläggning i ärendet, bör användaren få en mottagningsbekräftelse.

Om inget resultat av förfarandet levereras så bör användaren få besked om det tillsammans med mottagningsbekräftelsen.

För vissa förfaranden, se bilaga II, omfattas endast själva ansökningsprocessen av SDG-förordningen. I de fallen är mottagningsbekräftelsen själva resultatet av förfarandet. Det rekommenderas dock att eventuella senare beslut skickas på ett digitalt sätt.

Alla förfaranden ska vara icke-diskriminerande

SDG-förordningen omfattar även krav på icke-diskriminering som gäller för samtliga förfaranden som omfattas av förordningen. Det innebär att om svenska användare kan använda sig av ett digitalt förfarande så ska användare i andra EU-länder också kunna göra det genom samma tekniska lösning eller en alternativ teknisk lösning.

Användare i andra EU-länder ska kunna genomföra förfaranden på samma sätt som svenska användare. Det omfattar bland annat:

  • Uppgiftslämnande
  • Identifiering
  • Bevislämnande
  • Mottagande av resultat
  • Betalning

Det ska även finnas en förklaring på engelska över hur en gränsöverskridande användare ska kunna genomföra förfarandet.

Alla förfaranden ska vara icke-diskriminerande

Personlig inställelse

SDG-förordningen ger ett undantag från full digitalisering av förfarandena inom bilaga II. Om det är tvingande med hänsyn till allmänintresset inom områdena allmän säkerhet, folkhälsa eller bedrägeribekämpning kan personlig inställelse krävas. I dessa undantagsfall ska den fysiska närvaron begränsas till det som absolut är nödvändigt och objektivt motiverat. Det är viktigt att det fysiska besöket inte leder till att gränsöverskridande användare diskrimineras.

Om du har ett sådant förfarande som kräver fysisk närvaro och som faller under SDG-förordningen är det viktigt att du mejlar Digg (sdg@digg.se) med information om själva förfarandet samt motivationen till den fysiska närvaron.

Digg är skylig att föra en lista över förfaranden som faller in under detta undantag.

Senast uppdaterad: